PBN 9th Computer Science

PSEB Solutions for Class 9 Computer Chapter 5 एम०एस० एक्सल (भाग-3)

PSEB Solutions for Class 9 Computer Chapter 5 एम०एस० एक्सल (भाग-3)

PSEB 9th Class Computer Solutions Chapter 5 एम०एस० एक्सल (भाग-3)

जान-पहचान (Introduction)

माइक्रोसॉफ्ट एक्सल का मुख्य कार्य केवल डाटा को संभालना ही नहीं है । यह हमें कई प्रकार की गणना करने की सुविधा भी प्रदान करता है । इन गणना को करने के लिए माइक्रोसॉफ्ट एक्सल कई प्रकार के फॉर्मूले तथा फंक्शन प्रदान करता है। इन फॉर्मूले तथा फंक्शन का प्रयोग यूज़र अपनी आवश्यकतानुसार कर सकता है । इसके अतिरिक्त डाटा मैनिपुलेशन के लिए भी बहुत से विकल्प प्रदान किए जाते हैं।

फॉर्मूले तथा फंक्शन के साथ जान-पहचान (Introduction of Formulas and Functions)

एक्सल में डाटा टेबल के रूप में स्टोर किया जाता है। एक्सल स्प्रेडशीट में डाटा का विश्लेषण करना काफ़ी आसान होता है। इस उद्देश्य के लिए फॉर्मूले तथा फंक्शन का प्रयोग किया जाता है ।
फॉर्मूले तथा फंक्शन एम०एस० एक्सल में बहुत महत्त्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। यह एक स्प्रेडशीट पैकेज की मुख्य विशेषताएं होती हैं ।
  1. एक फार्मूला एक प्रकार की एक्सप्रेशन होती है जो सैल या सैल की रेंज के ऊपर कोई खास कार्य करती है। किसी ग्रुप में विशेष डाटा के ऊपर विशेष प्रकार का ऑपरेशन करने के लिए फॉर्मूले में ऑपरेटर का प्रयोग किया जाता है ।
  2. एक फंक्शन पहले से निर्धारित एक फॉर्मूला होता है जो किसी विशेष क्रम में चलकर विशेष मूल्यों को तय करती है । एम०एस० एक्सल स्प्रेडशीट प्रोग्राम में फंक्शन शामिल होते हैं जैसे कि Sum, Average, Count, Counta, Min, Max, Countif, Sumif आदि ।
फंक्शन बनाने के पग – एक्सल में बेसिक फंक्शन बनाने के निम्नलिखित पग होते हैं –
  1. उस सैल का चुनाव करो जिसमें फंक्शन दाखिल करना है ।
  2. बराबर का चिन्ह (= ) टाइप करो ।
  3. फंक्शन का नाम टाइप करो ।
  4. फंक्शन के नाम के बाद ब्रैकेट में आर्मूमैंट दाखिल करो ।
  5. एंटर कीअ दबाओ।

फंक्शन तथा फार्मूला में अंतर (Difference between Function and Formula)

फंक्शन तथा फार्मूले में निम्नलिखित अंतर होते हैं-
फंक्शन फार्मूला
1. फंक्शन पहले से बने बनाए होते हैं ।
2. फंक्शन का एक विशेष नाम होता है ।
3. फंक्शन को टाइप तथा सिलेक्ट दोनों प्रकार से प्रयोग किया जा सकता है।
4. फंक्शन में गणितीय चिन्ह छुपे हुए होते हैं ।
5. फंक्शन का प्रयोग करना आसान होता है ।
1. फार्मूले को बनाना पड़ता है।
2. फार्मूले का कोई नाम नहीं होता ।
3. फार्मूले को सिर्फ टाइप करते समय ही प्रयोग किया जा सकता है ।
4. फार्मूले में गणितीय चिन्ह दिखाई देते हैं ।
5. फार्मूले का प्रयोग करना मुश्किल होता है।

फॉर्मूले के भाग (Elements of Formulas)

एक फॉर्मूला एक विशेष प्रकार का एक्सप्रेशन होता है। इसका कार्य गणनाएं करना होता है । इस एक्सप्रेशन में यूज़र द्वारा प्रकाशित किए गए स्टेटमैंट होते हैं। यह फॉर्मूले एक छोटा सिंपल स्टेटमैंट भी हो सकता है तथा यह फॉर्मूला काफ़ी पेचीदा भी हो सकता है। एक एक्सप्रेशन किसी विशेष मूल्य, सैल एड्रैस तथा ऑपरेटर का प्रयोग करके तैयार किया जाता है। प्रत्येक एक्सप्रेशन के दो भाग होते हैं जिनको समझना काफ़ी आवश्यक होता है।
  1. ऑपरेटर — ऑपरेटर फॉर्मूले का वह हिस्सा होता है जो यह तय करता है कि किस प्रकार का ऑपरेशन किया जाना है। विभिन्न प्रकार के कार्यों को करने के लिए विभिन्न प्रकार के ऑपरेटर का प्रयोग किया जाता है। ये ऑपरेटर गणित में प्रयोग होने वाले ऑपरेटरों के समान ही होते हैं ।
  2. ऑपरैंड—ऑपरैंड एक्सप्रेशन का वह भाग होता है जो मूल्यों को दर्शाता है तथा जिनके ऊपर ऑपरेटर अपना कार्य करते हैं। हर एक ऑपरेटर के लिए विशेष प्रकार के ऑपरैंड का प्रयोग किया जाता है। कुछ ऑपरेटर के साथ केवल एक ऑपरैंड का ही प्रयोग किया जाता है तथा कुछ के साथ दो ऑपरैंड का प्रयोग किया जाता है ।

एम०एस० एक्सल फॉर्मूला में प्रयोग होने वाले ऑपरेटर (Operators used in MS Excel Formulas )

ऑपरेटर चिन्ह होते हैं जो किसी विशेष कार्य को करने के लिए प्रयोग किए जाते हैं । एम०एस० एक्सल में गणना करने के लिए साधारण गणितीय नियमों की पालना की जाती है तथा गणित के ऑपरेटरों का ही प्रयोग किया जाता है। किसी भी एक्सप्रेशन में ऑपरेटर के लागू करने के क्रम ब्रैकेट, एक्स्पोनेंट्स, मल्टीप्लीकेशन, विभाजन, जोड़ तथा घटाव आदि ही होता है । एम०एस० एक्सल में प्रयोग किए जा रहे विभिन्न प्रकार के ऑपरेटर हैं –
  1. अर्थमैटिक ऑपरेटर
  2. कंपैरिजन ऑपरेटर
  3. टैक्स्ट कानकैटीनेशन ऑपरेटर
1. अर्थमैटिक ऑपरेटर (Arithmetic Operators) — अर्थमैटिक ऑपरेटर गणित में प्रयोग होने वाले ऑपरेटर के समान ही होते हैं। ऑपरेटर का प्रयोग आधारभूत गणितीय गणना करने के लिए किया जाता है। एक्सल में प्रयोग होने वाले ऑपरेटर अग्रलिखित अनुसार हैं –
2. कंपैरिज़न ऑपरेटर (Comparison Operators) — कंपैरिज़न ऑपरेटर का मुख्य उद्देश्य दो मूल्यों का कंपैरिज़न करना होता है तथा उस आधार पर नतीजा देना होता है । यह ऑपरेटर सिर्फ लॉजिकल नतीजा ही प्रदान करते हैं अर्थात् यह सिर्फ यह बताते कि कंपैरिजन सही है या गलत । एम०एस० एक्सल निम्नलिखित कंपैरिजन ऑपरेटर प्रयोग किए जाते हैं –
3. स्ट्रिंग कॉन्काटेनेशन ऑपरेटर (String Concatenation Operator) — स्ट्रिंग को टैक्स्ट के रूप में लिखे जाने वाला डाटा भी कहा जा सकता है। एक से अधिक टैक्सट शब्दों को एक टैक्सट के रूप में जोड़ने के लिए एम्परसंड चिन्ह (&) का प्रयोग किया जाता है।
चिन्ह कंपैरिज़न ऑपरेटर उद्देश्य उदाहरण परिणाम
& एम्परसंड (Ampersand) दो या दो से अधिक टैक्सट मूल्यों को इकट्ठा करके एक टैक्स्ट के रूप में प्रदर्शित करना । = “North” & “South” North South

एक्सल में ऑपरेटर की दर्जाबंदी ( The Operators Precedence in Excel)

एक्सल में ऑपरेटर की दर्जाबंदी से अभिप्राय है कौन-से ऑपरेटर का प्रयोग पहले गणना करने के लिए किया जाएगा तथा कौन-से ऑपरेटर का प्रयोग उसके बाद किया जाएगा। गणित में प्रयोग होने वाली गणना के अनुसार ही इनमें प्रयोग होने वाला क्रम निम्न अनुसार है –
क्रम संख्या ऑपरेटर
1. Exponentiation (^)
2. Multiplication (*), Division (/)
3. Addition (+), Subtract (-)
4. Concatenation (&)
5. All Comparison Operators

सैल रेफरेंस (Cell Reference)

सैल रेफरेंस किसी विशेष सैल के समूह या एक रेंज के एड्रैस को कहते हैं । एम०एस० एक्सल एक शक्तिशाली प्रोग्राम है। इसमें एक सिंगल या मल्टीपल सैल पर लागू होने वाले बहुत से फंक्शन तथा फॉर्मूले उपलब्ध हैं। किसी फॉर्मूले या फंक्शन के अन्दर के एड्रैस को दर्शाने के तरीके को सैल रेफरेंस कहा जाता है। सैल रेफरेंस का प्रयोग इसलिए किया जाता है कि जब किसी सैल में किसी फंक्शन या फॉर्मूले के हिस्से के तौर पर एक सैल रेफरेंस लिखा जाता है तथा इस सैल को किसी अन्य सैल में कॉपी किया जाता है तो दूसरे सैल में सारे एड्रैस अपने आप बदल जाएँ। इस विशेषता के कारण हमें बार-बार सारा फॉर्मूला या फंक्शन टाइप नहीं करना पड़ता तथा यूज़र का काफ़ी समय बचता है।
अपनी आवश्यकतानुसार हम विभिन्न प्रकार की सैल रेफरेंसिंग का प्रयोग कर सकते हैं। एक्सल मूल रूप से तीन प्रकार की सैल रेफरेंसिंग प्रदान करता है –
1. रिलेटिव रेफरेंस (Relative Reference ) – एम० एस० एक्सल की यह डिफॉल्ट सैल रेफरेंस होती है। इस सैल रेफरेंस का प्रयोग करने के बाद जब किसी फॉर्मूले या फंक्शन को दूसरे सैल में कॉपी किया जाता है तो सैल रेफरेंस भी अपने आप ही बदल जाती है। इस प्रकार हमें नए सैल में रिफरेंस चेंज करने की आवश्यकता नहीं होती । एक प्रकार के रेफरेंस मल्टीपल रोअ और कॉलम पर एक ही ऑपरेशन करने के लिए बहुत ही बढ़िया होती है ।
2. एब्सोल्यूट रेफरेंस (Absolute Reference ) – कई बार यूज़र को एक फॉर्मूले में इस प्रकार का मूल्य चाहिए होता है जो फॉर्मूले को दूसरे सैल में कॉपी करने के बाद भी न बदले । ऐसे स्थान पर एब्सोल्यूट रेफरेंस का प्रयोग किया जाता है। एब्सोल्यूट रेफरेंस वह रेफरेंस होती है जिसमें फॉर्मूले को कॉपी करने के बाद सैल का एड्रैस नहीं बदलता। इस प्रकार की रिफरेंस लागू करने के लिए सैल के एड्रैस के आगे $ का निशान प्रयोग किया जाता है । जिस एड्रैस के आगे डॉलर का चिन्ह लगा होगा, यदि उस फॉर्मूले को किसी दूसरे सैल में कॉपी किया जाएगा तो वह सैल एड्रैस नहीं बदलेगा । ।
3. मिक्सड रेफरेंस (Mixed Reference) – मिक्सड रेफरेंस कोई तीसरी प्रकार की रेफरेंस नहीं अपितु यह पहली दो प्रकार की रेफरेंस का मेल है। जब किसी सैल में रिलेटिव तथा एब्सोल्यूट रेफरेंस का प्रयोग किया जाता है तो उसको मिक्सड रेफरेंस कहा जाता है । इस प्रकार के फॉर्मूले को जब किसी सैल में कॉपी किया जाता है तो रिलेटिव रेफरेंस अपने आप बदल जाती है पर एब्सोल्यूट रेफरेंस नहीं बदलती । इस प्रकार की रेफरेंस उस समय काफ़ी उपयोगी होती है जब फॉर्मूले में किसी एक कॉमन सैल का प्रयोग हो रहा हो तथा उसका मूल्य बाकी अन्य सैल की गणना में प्रयोग किया जाना हो ।

फॉर्मूले तथा फंक्शनज़ का प्रयोग (Uses of Formulas and Functions)

एक्सल विभिन्न प्रकार के फॉर्मूले तथा फंक्शनज़ प्रदान करता है। प्रत्येक फंक्शन को प्रयोग करने का एक अलग तरीका होता है ।

फॉर्मूले का प्रयोग (Using Formulas)

1. अर्थमैटिक ऑपरेटर का साधारण उपयोग (Simple use of Arithmetic Operators) — इस प्रकार के फॉर्मूले एक या दो मूल्यों पर अलग तरीके की गणितीय गणना करते हैं। यह एक सरल प्रकार का फॉर्मूला होता है जो मूलभूत गणना करने के लिए प्रयोग किया जाता है। इस प्रकार के फॉर्मूले में +,, * विभाजन आदि कार्य किए जाते हैं ।
क्रम संख्या फार्मूला विवरण
1. = A2 + B2 दो सैल रेफरेंस पर केवल एक आप्रेशन लागू करना ।
2. = A3 + B3 + C3 दो से अधिक सैल रेफरेंस पर केवल एक ऑप्रेशन लागू करना ।
3. = A4 + B4 – C4 दो सैल रेफरेंस पर एक से अधिक आप्रेशन लागू करना ।
4. = A5 +10 + C5 दो सैल रेफरेंस पर एक आप्रेशन लागू करना ।
5. = A6 + B6 – C6 + 3 सैल रेफरेंस और स्थाई मूल्य पर एक से अधिक आप्रेशन लागू करना ।
अर्थमैटिक ऑपरेटरज़ के साधारण प्रयोग की व्याख्या
2. अर्थमैटिक ऑपरेटर के एडवांस्ड प्रयोग करके उन्नत कार्य करना (Advanced use of Arithmetic Operators with Operator Precedence ) – एक फॉर्मूले के अंदर विभिन्न ऑपरेटर को प्रयोग करके एक एडवांस फॉर्मूला भी तैयार किया जा सकता है। इस कार्य को करने के लिए ऑपरेटर की दर्जा बंदी का ध्यान रखा जाता है । इन ऑपरेटर को चलाने की स्थिति उस समय बहुत अहम हो जाती है जब किसी एक फॉर्मूले में काफ़ी सारे ऑपरेटर का प्रयोग किया जा रहा हो । एक भी गलत चिन्ह का प्रयोग करने के साथ हमारा नतीजा गलत आ सकता है और उसका कारण ऑपरेटर की सही दर्जाबंदी न होना हो सकता है। इसलिए एडवांस फॉर्मूले का प्रयोग करते समय काफ़ी सावधानी रखनी चाहिए।
क्रम संख्या फार्मूला विवरण
1. = (A2 * 10) + 2 इस उदाहरण में दो ऑपरेटर्ज़ प्रयोग किए गए हैं। * की प्राथमिकता सब से अधिक है। इसलिए नतीजा ब्रैक्टस के साथ और ब्रैक्टस के बिना समान ही रहेगा।
2. = (A3 + B3) * 10 यहा + ऑपरेटर को ब्रैक्टस में रखा गया है जिसकी प्राथमिकता * से कम है। यहां नतीजा ब्रैकटों की सहायता से बदल जाएगा।
3. = A4 * 2 + B4 * 5 यदि बराबर प्राथमिकता वाले दो ऑपरेटर्ज़ को एक फार्मूले में प्रयोग किया जाता तो ये दोनों एक समय पर चलेंगे । इसलिए यहां दोनों * ऑपरेटर्ज़ के चलने के बाद + ऑपरेटर चलाया जाएगा।
4. = A5 * B5 + A5 यहां दोबारा * ऑपरेटर्ज़ + से पहले चलाया जाएगा।
अर्थमैटिक ऑपरेटज़ का प्रयोग करके अडवास फार्मूलों का स्पष्टीकरण
3. प्रतिशत पता करने के फॉर्मूले का प्रयोग करना (Using Formula for Calculating the Percentage) — प्रतिशत पता करना किसी भी डाटा विश्लेषण का एक आम तथा महत्त्वपूर्ण कार्य होता है। उदाहरण के तौर पर यदि हम विद्यार्थियों के विषयों के नम्बर पर कार्य कर रहे हैं तो हमें उनके नंबरों का प्रतिशत पता करने की आवश्यकता हो सकती है। इसके लिए हमें सही फॉर्मूले का पता होना आवश्यक होता है। एक्सल में प्रतिशत पता करने का फॉर्मूला गणित में प्रयोग होने वाले प्रतिशत का पता करने के बराबर ही होता है। इस फॉर्मूले का प्रयोग करके हम किसी भी डाटा का प्रतिशत पता कर सकते हैं।
4. कैरेट (^) ऑपरेटर का प्रयोग करना [(Using Caret (^) Operator)] — कैरेट ऑपरेटर किसी भी दिए गए मूल्य का घात पता करने के लिए प्रयोग किया जाता है । यह ऑपरेटर 2 ऑपरैंडस के बीच लागू किया जाता है। यदि इस ऑपरेटर को = A ^ B के रूप में प्रयोग किया जाता है तो यह AB के रूप में गणना करेगा। उदाहरण के तौर पर यदि किसी फार्मूले में = 2^4 लिखा जाता है तो यह 24 बन जाएगा तथा इसका नतीजा 16 आएगा ।
5. एंपरसैड ऑपरेटर (&) का प्रयोग करना [(Using Ampersand (&) Operator)] – इस ऑपरेटर का प्रयोग दो स्ट्रिंग मूल्यों को आपस में जोड़ने के लिए किया जाता है। दो स्ट्रिंग आपस में जोड़ कर एक नई स्ट्रिंग का निर्माण करते हैं। यह ऑपरेटर एम०एस० एक्सल के कॉन्काटेनेशन फंक्शन का ही एक विकल्प है।

फंक्शन का प्रयोग करना (Using Functions)

फंक्शन पहले से निर्धारित एक फॉर्मूला होता है जो विशेष किस्म के मूल्यों का प्रयोग करता है । एम०एस० एक्सल में बहुत सारे फंक्शन शामिल होते हैं। इन फंक्शन का प्रयोग सैल की एक रेंज के लिए मूल्य के अनुसार आवश्यकतानुसार गणनाएं करने के लिए किया जाता है। फंक्शन को कई श्रेणियों में विभाजित किया गया है एम०एस० एक्सल में सैंकड़ों फंक्शन उपलब्ध हैं जिनका उपयोग यूज़र अपनी आवश्यकतानुसार कर सकता है ।
1. गणितीय फंक्शन (Mathematical Functions) — इस फंक्शन का मुख्य उद्देश्य गणितीय गणना करना होता है। एक्सल में विभिन्न प्रकार के गणितीय फंक्शन उपलब्ध हैं ।
(1). Sum फंक्शन – इस फंक्शन का मुख्यतया उपयोग दिए गए सैल या रेंज के मूल्यों का जोड़ पता करने के लिए किया जा सकता है ।
Syntax :
Sum (< values for finding sum >)
उदाहरण :
= Sum (A2: F2 )
(2). Count फंक्शन – इस फंक्शन का उपयोग उन सैल की गिनती करने के लिए किया जाता है जिनमें संख्याएं होती हैं। यह उस सैल की गिनती को छोड़ देगा जिनमें कोई संख्या नहीं होती ।
Syntax :
= COUNT (< values to be counted > )
उदाहरण :
= Count (A2: F2 )
(3). Counta फंक्शन– इस फंक्शन का प्रयोग उस समय किया जाता है जब किसी भी किस्म के डाटा में सारे सैल की गिनती पता करनी हो, जैसे कि उस सैल की गिनती पता करनी हो जिनमें कोई डाटा है अर्थात् जो सैल खाली नहीं है ।
Syntax :
= COUNTA (< values to be counted >)
उदाहरण :
= Counta (A2: F2)
(4). Countblank फंक्शन– इस फंक्शन का उपयोग दिए गए रेंज में से उन सैल की गिनती पता करने के लिए किया जाता है जिसमें कोई भी डाटा नहीं है ।
Syntax :
= COUNTBLANK (< values to be counted > )
उदाहरण :
= Countblank ( A2: F2 )
(5). Average फंक्शन — इस फंक्शन का उपयोग दिए गए सैल रेंज के मूल्यों का औसत पता करने के लिए किया जाता है ।
Syntax :
= Average (< values to find average >)
उदाहरण :
= Average (A2: F2 )
(6). Min फंक्शन– इस फंक्शन का उपयोग दिए गए सैल रेंज के मूल्यों में से सबसे कम मूल्य पता करने के लिए किया जाता है ।
Syntax :
= MIN (< values, out of which minimum no. is to find >)
उदाहरण :
= Min (A2: F2)
(7). Max फंक्शन – इस फंक्शन का उपयोग दिए गए सैल रेंज के मूल्यों में से सबसे बड़ा मूल्य पता करने के लिए किया जाता है ।
Syntax :
= MAX (< values, out of which maximum no. is to find > )
उदाहरण :
= Max ( A2: F2)
(8). Rank फंक्शन – इस फंक्शन का उपयोग दिए गए सैल के रेंज में से एक विशेष चुने हुए मूल्य का दर्जा पता करने के लिए किया जाता है ।
Syntax :
= RANK (< group of all values >, values whose rank is to find >)
उदाहरण :
= RANK (A2 : B12, F2)
(9). Large फंक्शन—इस फंक्शन का उपयोग सैल के समूह या रेंज में से N दर्जे का बड़ा नम्बर पता करने के लिए किया जाता है ।
Syntax :
= Large (< group of all values >, values of N to find Nth largest No. >)
उदाहरण :
= Large (A2: A12, 3)
(10). Round फंक्शन– इस फंक्शन का उपयोग अंकों के मूल्य में एक विशेष दशमलव के अंकों तक संख्या को राउंड करने के लिए किया जाता है। यदि कोई संख्या नेगेटिव है तो यह 10 के हिसाब से दशमलव के पहले अंक को राउंड कर देगा ।
Syntax :
= ROUND (< values >, < significance of round off >)
उदाहरण :
= Round ( A2, 2)
2. कंडीशनल फंक्शन (Conditional Function) – कंडीशनल फंक्शन वह फंक्शन होते हैं जो कुछ शर्तों के आधार पर गणनाएं करते हैं। यदि वह शर्त सही हो तो एक विशेष प्रकार की गणना की जाती है तथा यदि वह शर्त गलत हो तो दूसरी प्रकार की गणनाएं की जाती हैं ।
(1). If फंक्शन – इस फंक्शन का प्रयोग कंडीशन के आधार पर कुछ कार्य करने के लिए किया जाता है। इस फंक्शन में एक कंडीशन लगाई जाती है । यदि वह कंडीशन सही हो तो पहले वाला कार्य पूरा किया जाता है, वरना दूसरे वाला कार्य पूरा किया जाता है । इस फंक्शन का मुख्य उद्देश्य एम०एस० एक्सल के अंदर निर्णय लेना होता है ।
Syntax :
= If (Condition, ‘Result 1’, ‘Result 2’)
उदाहरण :
= if (A2 < 40, ‘Fail’, ‘Pass’ )
If फंक्शन का असाधारण प्रयोग
If फंक्शल को सिर्फ एक तुलनात्मक ऑपरेटर के तौर पर साधारण तरीके से लागू किया जा सकता है तथा इस ऑपरेटर के आधार पर दो विभिन्न कार्यों के मूल्य प्राप्त किए जा सकते हैं ।
If फंक्शन के कंपलैक्स कंडीशनिंग के उपयोग
एम०एस० एक्सल में लागू किए जाने वाले किसी भी कंपलैक्स कार्य के लिए If फंक्शन का प्रयोग किया में जा सकता है। इस स्थिति में एक If फंक्शन के बीच दूसरी If फंक्शन का प्रयोग किया जाता है।
(2). Sumif फंक्शन – इस फंक्शन का उपयोग दी गई रेंज या सैल के समूह में किसी विशेष प्रकार का मूल्य प्राप्त करने के लिए किया जाता है ।
Syntax :
= SUMIF (<group of value>, <value as a criteria >)
उदाहरण :
= Sumit ( A2 : A 12, 8)
(3). Countif फंक्शन – इस प्रकार के फंक्शन का उपयोग दी गई रेंज या सैल के समूह में से किसी विशेष में मूल्य की गिनती करने के लिए पता किया जाता है।
Syntax :
= Countif (< group of values >, value is a criteria >)
उदाहरण
= Countif (A2: A12, 8)
3. स्ट्रिंग फंक्शन (String Function)—स्ट्रिंग फंक्शन का उपयोग टैक्सट डाटा के लिये किया जाता है। यह बहुत-से विभिन्न कार्य करते हैं। यह सारे कार्य टैक्सट डाटा के विश्लेषण के लिए आवश्यक हो सकते हैं। एम०एस० एक्सल में कई प्रकार की स्ट्रिंग फंक्शन का प्रयोग किया जाता है, जिनमें से कुछ का वर्णन अग्रलिखित अनुसार है –
(1). Len फंक्शन – इस फंक्शन का उपयोग दिए गए सैल में से टैक्सट की लंबाई पता करने के लिए किया जाता है। टैक्सट की लंबाई में स्पेस तथा अन्य चिन्ह भी शामिल किए जाते हैं।
Syntax :
= LEN (< string value > )
उदाहरण :
= Len (A2 )
(2). Left फंक्शन – इस फंक्शन का उपयोग दी गई स्ट्रिंग या सैल के डाटा में से बाईं तरफ के विशेष लंबाई के अक्षर प्राप्त करने के लिए किया जाता है।
Syntax :
= LEFT (< string value >< length in numbers > )
उदाहरण :
= Left (A2, 8)
(3). Right फंक्शन – इस फंक्शन का उपयोग दी गई स्ट्रिंग या सैल के डाटा में से दाईं तरफ के विशेष लंबाई के अक्षर प्राप्त करने के लिए किया जाता है।
Syntax :
= RIGHT (< string value >, < length in numbers >)
उदाहरण :
Right ( A2, 8)
(4). Mid फंक्शन – इस फंक्शन का उपयोग दी गई स्ट्रिंग या सैल के डाटा में मध्य में से कुछ विशेष अक्षर प्राप्त करने के लिए किया जाता है ।
Syntax :
= MID (< string value >, <string position >, < required length >)
उदाहरण :
= Mid (A2, 4, 5)
(5). Lower फंक्शन – एम० एस० एक्सल में यह फंक्शन दी गई स्प्रिंग या सैल के डाटा को अंग्रेज़ी के छोटे अक्षरों में बदल देगा। यह फंक्शन नंबरों को प्रभावित नहीं करता ।
Syntax :
= LOWER (< string value > )
उदाहरण :
= Lower (A2)
(6). Upper फंक्शन – एम०एस० एक्सल में यह फंक्शन दी गई स्ट्रिंग या सैल के डाटा को अंग्रेज़ी के बड़े अक्षरों में बदल देगा। यह फंक्शन नंबरों को प्रभावित नहीं करता ।
Syntax :
= UPPER (< string value >)
उदाहरण :
= Upper ( A2)
(7). Proper फंक्शन – एम० एस० एक्सल का फंक्शन पूरी स्ट्रिंग के अक्षरों को सही ढंग से बड़े तथा छोटे अक्षरों में बदल देता है। प्रत्येक शब्द का पहला अक्षर बड़ा होता है तथा बाकी अक्षर छोटे अक्षरों में बदल दिए जाते हैं।
Syntax :
= PROPER (<string value > )
उदाहरण :
= Proper ( A2)
(8). Trim फंक्शन – इस फंक्शन का उपयोग दी गई स्ट्रिंग में दोनों ओर से अधिकतर स्पेस को खत्म करने के लिए किया जाता है । यह फंक्शन दी गई स्ट्रिंग के मध्य में से स्पेस को खत्म नहीं करता।
Syntax :
= TRIM (string value)
उदाहरण :
= Trim (A2)
4. डेट फंक्शन (Date Function) — एम०एस० एक्सल में डेट फंक्शन विशेष प्रकार के फंक्शन होते हैं जो तारीख से संबंधित कार्य करने के लिए प्रयोग किये जाते हैं । इन फंक्शन को विभिन्न उद्देश्यों के लिए प्रयोग किया जा सकता है। एम०एस० एक्सल में प्रयोग होने वाले कुछ विशेष डेट फंक्शन निम्नानुसार हैं –
(1). Today फंक्शन – यह डेट फंक्शन सिस्टम डेट को नतीजे के तौर पर वापिस करते हैं। डेट को दिखाने का फॉर्मेट सिस्टम डेट एंड टाइम के सेटिंग्स पर निर्भर करता है ।
Syntax :
= TODAY ( )
(2). Now फंक्शन – इस फंक्शन का प्रयोग सिस्टम में मौजूदा डेट के साथ टाइम दिखाने के लिए किया जाता है। जब भी एक्सल की शीट को खोला जाता है या अपडेट किया जाता है तो यह डेट फंक्शन भी अपडेट हो जाती है ।
Syntax :
= NOW ( )
(3). Day फंक्शन – इस फंक्शन का उपयोग इनपुट की गई तारीख में से दिन का नाम वापिस करने के लिए किया जाता है।
Syntax :
= DAY (Date Value)
(4). Month फंक्शन – इस फंक्शन का उपयोग इनपुट के तौर पर दी गई तारीख में से महीने का नाम वापिस प्राप्त करने के लिए किया जाता है ।
Syntax :
= MONTH (Date Value)
(5). Year फंक्शन — इस फंक्शन का उपयोग इनपुट के तौर पर दी गई तारीख में से साल का मूल्य प्राप्त करने के लिए किया जाता है ।
Syntax :
= YEAR (Date Value)

डाटा सोर्टिंग तथा फिल्टरिंग (Sorting and Filtering Data)

सोर्टिंग तथा फिल्टरिंग एम०एस० एक्सल के बहुत ही उपयोगी विकल्प हैं। दोनों विकल्पों की अपनी-अपनी महत्त्वता है। दोनों विकल्पों को आवश्यकता अनुसार बड़े डाटा पर प्रयोग किया जा सकता है।

डाटा को सोर्ट करना (Sorting Data)

एम०एस० एक्सल में सोर्ट करने के तरीके से अभिप्राय है कि डाटा को एक विशेष कॉलम के डाटा के मूल्य के आधार पर एक विशेष क्रम में क्रमबद्ध करना। यह क्रम बढ़ते या घटते क्रम में हो सकता है । एम० एस० एक्सल किसी भी प्रकार के डाटा को ही सोर्ट कर देता है। असल में डाटा को सोर्ट करने की प्रक्रिया को विभिन्न तरीकों के अनुसार लागू किया जा सकता है।
  1. होम टैब रिबन का प्रयोग करके डाटा सोर्ट करना (Sorting using Home Tab Ribbon ) – यह एम०एस० एक्सल में डाटा को सोर्ट करने का एक आसान तरीका है । एम०एस० एक्सल में चुने हुए डाटा को डाटा के आखिरी कॉलम के अनुसार क्रमबद्ध किया जा सकता है। सोर्टिंग के इस तरीके में मल्टीपल कॉलम को मैनेज नहीं किया जा सकता। इस तरीके का उपयोग करने के लिए निम्नलिखित चरणों का प्रयोग किया जाता है –
    1. उस डाटा का चुनाव करो जिस पर आप सोर्टिंग करना चाहते हैं ।
    2. Home टैब रिबन से Sorting and Filter बटन पर क्लिक करें ।
    3. Dropdown-menu में से सोर्टिंग का क्रम चुनें ।
    4. चुना हुआ डाटा क्रमबद्ध हो जाएगा ।
  2. डाटा टैब का प्रयोग करके डाटा को सोर्टिंग करना (Sorting Data using Data Tab) — यदि यूज़र डाटा को किसी विशेष कॉलम के आधार पर सोर्ट करना चाहता है तो वह इस विधि का प्रयोग कर सकता है –
    1. डाटा का चयन करने के बाद Data टैब में से Sorting विकल्प का चयन किया जाता है।
    2. इसके बाद एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है ।
    3. इस डायलॉग बॉक्स में उस कॉलम का चयन किया जाता है जिसके आधार पर डाटा को सोर्ट करना है।
    4. इसी के सोर्ट करने का क्रम भी चुना जाता है।
    5. आवश्यकता अनुसार एक से अधिक कॉलम का चयन भी किया जाता है तथा सभी के लिए अलग-अलग सोर्टिंग का क्रम भी चुना जा सकता है।
    6. सारे विकल्पों का चयन करने के बाद OK बटन दबाने से हमारा डाटा चुने हुए विकल्पों के अनुसार सोर्ट हो जाएगा।

डाटा फिल्टर करना (Filtering Data)

एम०एस० एक्सल में फिल्टर विकल्प का उपयोग डाटा को वर्कशीट के चुनिंदा रूप में दिखाने तथा अनचाहे डाटा को छिपाने के लिए किया जाता है । इस विकल्प का उपयोग अधिकतर समय बड़े डाटा पर किया जाता है। डाटा मैनिपुलेशन एक ऐसा विकल्प है जो डाटा के प्रयोग के दृष्टिकोण से बहुत महत्त्वपूर्ण है। कई बार यूज़र को चुनिंदा डाटा पर कार्य करने की आवश्यकता होती है । डाटा अधिक होने के कारण इस कार्य को करने के लिए उसे परेशानी होती है। अपने कार्य को आसान करने के लिए वह उस डाटा को छुपा सकता है जो डाटा उसे नहीं चाहिए तथा बाद में अपना कार्य होने के बाद उस डाटा को पुनः दिखाया जा सकता है।
एम०एस० एक्सल में डाटा के फिल्टरिंग करने के लिए निम्नलिखित चरणों का प्रयोग किया जाता है –
  1. उस डाटा का चुनाव करो जिस पर आप फिल्टर लगाना चाहते हैं ।
  2. Data टैब रिबन से Filter विकल्प का चयन करो ।
  3. फिल्टर विकल्प लागू हो जाएगी।
  1. डाटा आइटम के अनुसार फिल्टर करना ( Filtering by Data Items) — फिल्टर लागू हो जाने के बाद डाटा के प्रत्येक कॉलम के पहले सैल में एक छोटा एरो दिखाई देगा। इस एरो पर क्लिक करने से बहुत सरे विकल्प दिखाई देंगे। प्रत्येक विकल्प डाटा को उस कॉलम के आधार पर फिल्टरिंग के लिए प्रयोग किया जाता है। अपनी आवश्यकतानुसार इन विकल्पों में से किसी भी विकल्प का प्रयोग किया जा सकता है। किसी विशेष नम्बर का डाटा दिखाने के लिए सिर्फ उसी नम्बर का चयन किया जाता है तथा बाकी नम्बरों को हटा दिया जाता है ।
  2. डाटा की रेंज के अनुसार फिल्टर करना ( Filtering according to Range of Data) — फिल्टर के इस विकल्प का प्रयोग करते समय फिल्टर के नतीजों में उस सारे डाटा को रखा जाता है जो एकमत दी गई श्रेणी में मौजूद होते हैं । इस विकल्प का प्रयोग सिर्फ संख्यात्मक डाटा के ऊपर ही किया जा सकता है। फिल्टर के इस विकल्प का प्रयोग करते हुए फिल्टर के नतीजे के तौर पर वह सारी रोअ प्राप्त होती हैं, जो डाटा की एक विशेष श्रेणी में कोई विशेष मूल्य का डाटा रखती है। इस विकल्प का प्रयोग करते समय एक नया डायलॉग बॉक्स कस्टम ऑटोफिल्टर दिखाई देता है । इस डायलॉग बॉक्स में आवश्यकता अनुसार विकल्प का चयन करके मूल्यों को दाखिल किया जाता है | OK का बटन दबाने के बाद एक्सल डाटा को दिए गए विकल्पों के मूल्यों के आधार पर फिल्टर कर देता है ।
  3. रंग के अनुसार डाटा फिल्टर करना (Filtering by Color) — कई बार एक्सल में यूज़र ने अपने डाटा को विभिन्न रंगों से हाईलाइट किया होता है तथा उसको आवश्यकता होती है कि एक विशेष रंग का डाटा दिखाई दे । इस विकल्प का प्रयोग करके दिए गए रंगों में से एक विशेष रंग का डाटा फिल्टर किया जा सकता है। इसके लिए Filter मैन्यू में से ‘Filter by Color’ विकल्प का चयन किया जाता है। आवश्यकतानुसार रंग का चुनाव करने के साथ ही एक्सल उसमें उस रंग का फिल्टर अप्लाई कर देता है।

डाटा टूल्ज़ के साथ कार्य करना (Working With Data Tools)

एम०एस० एक्सल डाटा का विश्लेषण करने के लिए कई प्रकार के एडवांस टूल्ज़ भी प्रदान करता है जिनका प्रयोग विशेष कार्यों को करने के लिए किया जाता है। इन टूल्ज़ का प्रयोग करने से यूज़र का कार्य काफ़ी कम हो जाता है तथा नतीजे काफ़ी बढ़िया प्राप्त होते हैं । इस प्रकार के कुछ विशेष टूल्ज़ का वर्णन नीचे किया गया है –
1. टैक्सट टू कॉलमज़ (Text to Columns) — एम० एस० एक्सल में इस विकल्प का उपयोग एक सामग्री को निर्धारित की गई लंबाई या किसी विशेष चिन्ह के अनुसार विभिन्न सैल में बांटने के लिए प्रयोग किया जाता है। इस विकल्प का प्रयोग करने के लिए डाटा को सिलैक्ट करने के बाद Data टैब रिबन से Text to Column’ विकल्प का चयन किया जाता है।
विकल्प का चयन करने के बाद एम० एस० एक्सल एक डायलॉग बॉक्स दिखाता है जिसमें दो-तीन चरणों में विभिन्न प्रकार के विकल्पों के बारे में पूछा जाता है। उन विकल्पों में डाटा अलग करने के चिन्हों का प्रयोग आदि शामिल होता है । आवश्यकता अनुसार विकल्पों का चयन करने के बाद Finish बटन पर क्लिक करते ही एक्सल डाटा को विभिन्न कॉलम में विभाजित कर देता है । फिर डाटा का प्रयोग एक टेबल के तौर पर किया जा सकता है तथा इस पर किसी भी प्रकार की गणना तथा विश्लेषण किया जा सकता है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सल में एक सैल में लिखे हुए डाटा को विभिन्न कॉलम में प्रतिस्थापित करने के लिए ‘Convert Text to Column Wizard’ कमांड का प्रयोग किया जाता है। उदाहरण के लिए यदि आपके पास पूरे नाम वाली एक लिस्ट बनी हुई है जिसमें से आप पहला तथा अंतिम ही नाम अलग करना चाहते हैं तो इसके लिए एक कमांड का प्रयोग किया जा सकता है। ऐसा करने के निम्नलिखित पड़ाव होते हैं –
1. एक्सल की वर्कशीट में आवश्यकतानुसार डाटा टाइप या कॉपी करो ।
2. पूरे नाम वाली सैल की रेंज को सिलैक्ट करो ।
3. Data टैब से Text to Columns पर क्लिक करो ।
(एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा ।)
4. Delimited का चयन करें तथा Next बटन पर क्लिक करें ।
5. Delimiter के नीचे कोमा तथा Space चैक बॉक्स छोड़कर बाकी सारे बॉक्स को क्लीअर कर दो ।
6. Finish बटन पर क्लिक करो।
2. रिमूव डुप्लीकेट (Remove Duplicates ) — कई बार यूज़र के पास ऐसा डाटा होता है जिसमें बहुत सारा डुप्लीकेट डाटा आ जाता है। एक्सल के इस विकल्प का प्रयोग करने से डुप्लीकेट डाटा को खत्म किया जा सकता है तथा यूज़र को केवल यूनीक मूल्य ही प्राप्त होते हैं । इस विकल्प का उपयोग Data टैब रिबन में से किया जा सकता है। विकल्प का चयन करने के बाद चुने हुए डाटा में से सारे डुप्लीकेट मूल्य खत्म हो जाते हैं।
3. डाटा वैलिडेशन (Data Validation ) – डाटा वैलिडेशन का विकास उस समय काफ़ी उपयोगी साबित होता है जब किसी विशेष कॉलम में सिर्फ कुछ विशेष मूल्य को दाखिल करने की ही आज्ञा देना चाहते हैं । यूज़र दिए गए मूल्यों में से ही मूल्य दाखिल कर सकता है। यदि वह उन मूल्यों के अतिरिक्त कोई और मूल्य दाखिल करेगा तो एक्सल एक गलती का संदेश दिखा देगा ।

डाटा वैलिंडेशन के रूल क्रिएट करना ( To Create Data Validation Rule)

डाटा वैलिडेशन के रूल क्रिएट करने के निम्नलिखित पग होते हैं—
1. सैल का चुनाव करो ।
2. Data टैब में से Data Validation कमांड पर क्लिक करो ।
Settings tab से निम्न अनुसार चयन करो –
3. Allow लिस्ट में से Whole Number पर क्लिक करो।
4. Data लिस्ट में between पर क्लिक करो ।
5. Minimum तथा Maximum मूल्य दाखिल करो ।

इनपुट संदेश :

इनपुट संदेश उस समय दिखाई देता है जब कोई यूज़र सैल को सिलैक्ट करता है। ये यूज़र को यह बताता है कि सैल में किस प्रकार का डाटा दाखिल करना है।
इनपुंट मैसेज टैब (Input Message tab) में निम्न अनुसार कार्य करो –
1. Show input message when cell is selected चैक बॉक्स का चयन करो ।
2. टाइटल वाले टैक्स्ट बॉक्स में आवश्यकता अनुसार इनपुट संदेश का टाइटल टाइप करो ।
3. इनपुट मैसेज टैक्स्ट बॉक्स में अपनी आवश्यकता अनुसार इनपुट मैसेज टाइप करो ।

गलती का अलर्ट :

यदि कोई यूज़र इनपुट संदेश को इग्नोर करता है तथा सैल में एक इनवेलिड नंबर दाखिल कर देता है तो उसे एक गलती का संदेश दिखाई देता है। यूज़र अपनी आवश्यकता अनुसार गलती के इस संदेश को भी सैट कर सकता है। गलती का संदेश सैट करने के लिए निम्नलिखित पगों का प्रयोग किया जाता है –
1. Error Alert टैब पर क्लिक करें। एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
2. Show error alert invalid data is Entered चेक बॉक्स का चयन करें।
3. अपनी आवश्यकता अनुसार टाइटल दाखिल करो ।
4. गलती के लिए संदेश टाइप करो ।
5. OK बटन पर क्लिक करो। ।

Computer Guide for Class 9 PSEB एम०एस० एक्सल (भाग-3) Textbook Questions and Answers

बहुविकल्पीय प्रश्न :

1. एम०एस० एक्सल में प्रत्येक फॉर्मूला या फंक्शन …………… चिन्ह के साथ शुरू होना अनिवार्य है।
(क) +
(ख) =
(ग) &
(घ) ^
उत्तर – (ख) =
2. एम०एस० एक्सल में कौन-सा फंक्शन सैल के समूह में सबसे छोटा नम्बर पता करने के लिए प्रयोग किया जाता है ?
(क) Minimum
(ख) Mid
(ग) Min
(घ) इनमें से कोई नहीं ।
उत्तर – (ग) Min
3. एम०एस० एक्सल में एंपरसैंड चिन्ह (&) कौन-से फंक्शन का ही रूप है ?
(क) Sum
(ख ) And
(ग) Concatenate
(घ) Power.
उत्तर – (ग) Concatenate
4. एम०एस० एक्सल में कौन-सा टूल किसी कॉलम में से इलेक्शन मूल्यों को प्राप्त करने के लिए प्रयोग किया जाता है ?
(क) डाटा वैलिडेशन
(ख) टैक्स्ट टू कॉलम
(ग) फॉर्मूला
(घ) रिमूव डुप्लीकेट
उत्तर – (क) डाटा वैलिडेशन
5. इनमें से कौन-सी अर्थमैटिक ऑपरेटर की उदाहरण है ?
(क) +
(ख) %
(ग) ^
(घ) उपरोक्त सभी ।
उत्तर – (घ) उपरोक्त सभी ।

सही या ग़लत बताएं :

1. हम एम०एस० एक्सल में खाली सैल नहीं गिन सकते।
उत्तर – गलत
2. फॉर्मूला ऑपरेटर तथा ऑपरेंड से बनी हुई एक एक्सप्रेशन होती है जो गणना करने के लिए प्रयोग की जाती है।
उत्तर – सही
3. Sum फंक्शन का प्रयोग किसी खास रेंज के जोड़ पता करने के लिए किया जाता है।
उत्तर – सही
4. टैक्स्ट टू कॉलम विकल्प का उपयोग एक सैल के कंटेंट को विभिन्न सैल में बांटने के लिए किया जाता है।
उत्तर – सही
5. Now फंक्शन एम०एस० एक्सल में मौजूद तिथि तथा समय का पता करने के लिए प्रयोग की जाती है।
उत्तर – सही

छोटे उत्तरों वाले प्रश्न :

प्रश्न 1. एम०एस० एक्सल में प्रयोग होने वाले गणितीय ऑपरेटर लिखो।
उत्तर – गणितीय ऑपरेटर का प्रयोग गणितीय गणना करने के लिए किया जाता है। एक्सल में कई प्रकार के गणितीय ऑपरेटर उपलब्ध हैं। इनमें से कुछ गणितीय ऑपरेटर हैं- जोड़ (+), घटाव (−), गुणा (*), भाग (/) प्रतिशत (%) तथा घात (^) आदि ।
प्रश्न 2. डाटा वैलिडेशन से आपका क्या अभिप्राय है ?
उत्तर – डाटा वैलिडेशन का अर्थ है एक्सल के किसी भी सैल में डाटा एंट्री के लिए कुछ विशेष नियम लगाने तथा नतीजे प्राप्त करने के लिए कुछ नियमों का प्रयोग करना। इसके लिए हेल्पर विशेष प्रकार के नियम लगाए जाते हैं तथा उन्हीं नियमों के अनुसार ही सैल में डाटा एंटर करने की इजाज़त देता है।
प्रश्न 3. किन्हीं तीन गणितीय फंक्शन के नाम लिखो।
उत्तर – तीन प्रकार के गणितीय फंक्शन निम्न अनुसार हैं-
1. Sum
2. Count
3. Average.
प्रश्न 4. एम०एस० एक्सल Sorting क्या होती है ?
उत्तर- माइक्रोसॉफ्ट एक्सल में सोर्टिंग का अर्थ है डाटा को किसी विशेष क्रम में क्रमवार करना । यह विशेष क्रम घटते या बढ़ते क्रम के रूप में हो सकता है। सोर्ट करने के साथ डाटा का विश्लेषण करना काफ़ी आसान हो जाता है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सल में डाटा को एक या अधिक कॉलम पर सोर्ट किया जा सकता है।
प्रश्न 5. फॉर्मूला को परिभाषित करो।
उत्तर – एक फार्मूला एक प्रकार का एक्सप्रेशन होता है जो एक सैल या सैल की रेंज के मूल्य पर विशेष प्रकार का कार्य करता है। किसी विशेष ग्रुप के डाटा पर विशेष प्रकार का ऑपरेशन करने के लिए फार्मूले में ऑपरेटर का प्रयोग किया जाता है। वास्तव में एक फार्मूला ऑपरेटर तथा ऑपरैंड का सुमेल होता है, जिसका उद्देश्य कोई विशेष कार्य करना होता है।
प्रश्न 6. एम०एस० एक्सल में प्रयोग होने वाली कंडीशनल फंक्शन का नाम लिखो।
उत्तर – माइक्रोसॉफ्ट एक्सल में निम्न प्रकार के कंडीशनल फंक्शन का प्रयोग किया जाता है-
1. If
2. Sumif
3. Countif.

बड़े उत्तरों वाले प्रश्न :

प्रश्न 1. सैल रेफरेंस क्या होती है ? इसकी किस्मों की व्याख्या करो।
उत्तर—सैल रेफरेंस किसी विशेष सैल के समूह या एक रेंज के एड्रैस को कहते हैं। एम०एस० एक्सल एक शक्तिशाली प्रोग्राम है। इसमें एक सिंगल या मल्टीपल सैल पर लागू होने वाले बहुत-से फंक्शन तथा फॉर्मूले उपलब्ध हैं। किसी फॉर्मूले या फंक्शन के अन्दर के पते को दर्शाने के तरीके को सैल रेफरेंस कहा जाता है। सैल रेफरेंस का प्रयोग इसलिए किया जाता है कि जब किसी सैल में किसी फंक्शन या फॉर्मूले के हिस्से के तौर पर एक सैल रेफरेंस लिखा जाता है तथा इस सैल को किसी अन्य सैल में कॉपी किया जाता है तो दूसरे सैल में सारे एड्रैस अपने आप बदल जाएँ। इस विशेषता के कारण हमें बार-बार सारा फॉर्मूला या फंक्शन टाइप नहीं करना पड़ता तथा यूज़र का काफ़ी समय बचता है।
अपनी आवश्यकतानुसार हम विभिन्न प्रकार की सैल रेफरेंसिंग का प्रयोग कर सकते हैं। एक्सल मूल रूप से तीन प्रकार की सैल रेफरेंसिंग प्रदान करता है-
  1. रिलेटिव रेफरेंस (Relative Reference ) – एम०एस० एक्सल की यह डिफॉल्ट सैल रेफरेंस होती है। इस सैल रेफरेंस का प्रयोग करने के बाद जब किसी फॉर्मूले या फंक्शन को दूसरे सैल में कॉपी किया जाता है तो सैल रेफरेंस भी अपने आप ही बदल जाती है। इस प्रकार हमें नए सैल में रिफरेंस चेंज करने की आवश्यकता नहीं होती । एक प्रकार के रेफरेंस मल्टीपल रोअ और कॉलम पर एक ही ऑपरेशन करने के लिए बहुत ही बढ़िया होती है ।
  2. एब्सोल्यूट रेफरेंस (Absolute Reference) – कई बार यूज़र को एक फॉर्मूले में इस प्रकार का मूल्य चाहिए होता है जो फॉर्मूले को दूसरे सैल में कॉपी करने के बाद भी न बदले । ऐसे स्थान पर एब्सोल्यूट रेफरेंस का प्रयोग किया जाता है। एब्सोल्यूट रेफरेंस वह रेफरेंस होती है जिसमें फॉर्मूले को कॉपी करने के बाद सैल का एड्रैस नहीं बदलता । इस प्रकार की रिफरेंस लागू करने के लिए सैल के एड्रैस के आगे $ का चिन्ह प्रयोग किया जाता है। जिस एड्रैस के आगे डॉलर का निशान लगा होगा, यदि उस फॉर्मूले को किसी दूसरे सैल में कॉपी किया जाएगा तो वह सैल एड्रैस नहीं बदलेगा।
  3. मिक्सड रेफरेंस (Mixed Reference ) – मिक्सड रेफरेंस कोई तीसरी प्रकार की रेफरेंस नहीं है अपितु यह पहली दो प्रकार की रेफरेंस का मेल है। जब किसी सैल में रिलेटिव तथा एब्सोल्यूट रेफरेंस का प्रयोग किया जाता है तो उसको मिक्सड रेफरेंस कहा जाता है। इस प्रकार के फॉर्मूले को जब किसी सैल में कॉपी किया जाता है तो रिलेटिव रेफरेंस अपने आप बदल हो जाती है पर एब्सोल्यूट रेफरेंस नहीं बदलती। इस प्रकार की रेफरेंस उस समय काफ़ी उपयोगी होती है जब फॉर्मूले में किसी एक साधारण सैल का प्रयोग हो रहा हो तथा उसका मूल्य बाकी अन्य सैल की गणना में प्रयोग किया जाना हो ।
प्रश्न 2. कोई भी तीन स्ट्रिंग फंक्शन को परिभाषित करो।
उत्तर – स्ट्रिंग फंक्शन को निम्नलिखित अनुसार परिभाषित किया जाता है-
(1). Len फंक्शन – इस फंक्शन का उपयोग दिए गए सैल में से डाटा की लंबाई पता करने के लिए किया जाता है। टैक्सट की लंबाई में स्पेस तथा अन्य चिन्ह भी शामिल किए जाते हैं।
Syntax :
= LEN (< string value > )
उदाहरण :
= Len (A2)
(2). Left फंक्शन – इस फंक्शन का उपयोग दी गई स्ट्रिंग या सैल के डाटा में से बाईं तरफ के विशेष लंबाई के अक्षर प्राप्त करने के लिए किया जाता है ।
Syntax :
= LEFT (< string value >, < length in numbers >)
उदाहरण :
= Left (A2, 8)
(3). Right फंक्शन – इस फंक्शन का उपयोग दी गई स्ट्रिंग या सैल के डाटा में से दाईं तरफ के विशेष लंबाई के अक्षर प्राप्त करने के लिए किया जाता है ।
Syntax :
= RIGHT (< string value >,< length in numbers >)
उदाहरण :
= Right ( A2, 8)
प्रश्न 3. फंक्शन क्या है ? किसी भी दो गणितीय फंक्शन को उदाहरण के साथ समझाओ ।
उत्तर–फंक्शन पहले से निर्धारित एक फॉर्मूला होता है जो विशेष किस्म के मूल्यों का प्रयोग करता है। एम०एस० एक्सल में बहुत-से फंक्शन शामिल होते हैं । इन फंक्शन का प्रयोग सैल की एक रेंज के लिए मूल्य के अनुसार आवश्यकतानुसार गणनाएं करने के लिए किया जाता है। फंक्शन को कई श्रेणियों में विभाजित किया गया है। एम०एस० एक्सल में सैंकड़ों फंक्शन उपलब्ध हैं जिनका उपयोग यूज़र अपनी आवश्यकतानुसार कर सकता है।
  1. गणितीय फंक्शन (Mathematical Functions) — इस फंक्शन का मुख्य उद्देश्य गणितीय गणना करना होता है। एक्सल में विभिन्न प्रकार के गणितीय फंक्शन उपलब्ध हैं ।
(i). Sum फंक्शन – इस फंक्शन का मुख्य तौर पर उपयोग दिए गए सैल या रेंज के मूल्यों का जोड़ पता करने के लिए किया जा सकता है ।
Syntax :
Sum (< values for finding sum > )
उदाहरण :
= Sum (A2: F2)
(ii). Count फंक्शन – इस फंक्शन का उपयोग उन सैल की गिनती करने के लिए किया जाता है जिनमें संख्याएं होती हैं। यह उस सैल की गिनती को छोड़ देगा जिनमें कोई संख्या नहीं होती ।
Syntax :
= COUNT (< values to be counted > )
उदाहरण :
= Count (A2 : F2)

PSEB 8th Class Computer Guide एम०एस० एक्सल (भाग-3) Important Questions and Answers

रिक्त स्थान भरें :

1. सभी फार्मूले ………………. चिन्ह के साथ शुरू होने चाहिए ।
(क) सिग्मा
(ख) जमा का चिन्ह
(ग) बराबर का चिन्ह (=)
(घ) इनमें से कोई भी नहीं ।
उत्तर – (ग) बराबर का चिन्ह (=)
2. वर्कशीट में लिखे डाटा को ……………. की मदद से एक क्रम में अरेंज किया जा सकता है।
(क) फार्मूला
(ख) फंक्शन
(ग) फिल्टर
(घ) सोर्टिंग ।
उत्तर – (घ) सोर्टिंग ।
3. Sort and Filter कमांड ………………. टैब पर उपलब्ध होती है ।
(क) होम
(ख) इंसर्ट
(ग) डाटा
(घ) फार्मूला।
उत्तर – (ग) डाटा
4. डाटा को बढ़ते या घटते क्रम में लगाने को ……………. कहते हैं ।
(क) फॉर्मेटिंग
(ख) स्प्लिटिंग
(ग) सोर्टिंग
(घ) रिप्लेसिंग |
उत्तर – (ग) सोर्टिंग
5. फार्मूला में प्रयोग होने वाले सैल एड्रेस को ……………. कहते हैं ।
(क) फंक्शन
(ख) फार्मूला
(ग) एड्रैस
(घ) रेफरेंस ।
उत्तर – (घ) रेफरेंस ।

सही या ग़लत बताएं :

1. फार्मूला पहले से परिभाषित होता है।
उत्तर – सही
2. ऑपरेटर ऑपरेशन को दर्शाता है।
उत्तर – सही
3. <> एक गणितीय ऑपरेटर है।
उत्तर – गलत
4. सैल रेफरेंस चार प्रकार की होती है ।
उत्तर – सही

छोटे उत्तरों वाले प्रश्न :

प्रश्न 1. सैल रेफरेंस क्या होती है ?
उत्तर – किसी सैल में फार्मूले में जब कभी किसी अन्य सैल का एड्रेस प्रयोग किया जाता है तो उसको सैल रेफरेंस कहा जाता है। इसका प्रयोग करने से फार्मूला लिखना तथा उसका अधिक सैलों में प्रयोग करना आसान हो जाता है। एक्सल में तीन प्रकार के सैल रेफरेंस का प्रयोग किया जाता है –
  1. एब्सोल्यूट रेफरेंस
  2. रिलेटिव रेफरेंस
  3. मिक्स रेफरेंस ।
प्रश्न 2. फंक्शन के कौन-कौन से भाग होते हैं ?
उत्तर – फंक्शन के निम्नलिखित भाग होते हैं –
  1. सबसे पहले बराबर का चिन्ह
  2. उसके बाद फंक्शन का नाम
  3. फंक्शन के नाम के बाद ब्रैकेट
  4. ब्रैकेट के अंदर फंक्शन के अनुसार आगूमैंट्स प्रयोग किए जाते हैं। इनकी गिनती प्रत्येक फंक्शन में अलगअलग हो सकती है ।
प्रश्न 3. फिल्टर क्या होते हैं ?
उत्तर – फिल्टर से अभिप्राय है डाटा को आवश्यकता अनुसार दिखाने तथा छुपाने की प्रक्रिया। फिल्टर का प्रयोग साधारणतया बड़े डाटा पर किया जाता है। जब कभी यूज़र को कुछ डाटा दिखाना हो तथा बाकी डाटा छुपाना हो तो यह कार्य फिल्टर की सहायता से किया जा सकता है। एक्सल में फिल्टर दो प्रकार के होते हैं –
  1. ऑटो फिल्टर
  2. एडवांस फिल्टर ।
प्रश्न 4. फार्मूले तथा फंक्शन में अंतर बताओ।
उत्तर – फार्मूले तथा फंक्शन में निम्नलिखित अंतर होते हैं –
फार्मूला फंक्शन
1. फार्मूले को बनाना पड़ता है।
2. फार्मूले का कोई नाम नहीं होता ।
3. फार्मूले को सिर्फ टाइप करते समय ही प्रयोग किया जा सकता है ।
4. फार्मूले में गणितीय चिन्ह दिखाई देते हैं।
5. फार्मूले का प्रयोग करना मुश्किल होता है।
1. फंक्शन पहले से बने बनाए होते हैं ।
2. फंक्शन का एक विशेष नाम होता है।
3. फंक्शन को टाइप तथा सिलेक्ट दोनों प्रकार से प्रयोग किया जा सकता है।
4. फंक्शन में गणितीय चिन्ह छुपे हुए होते हैं ।
5. फंक्शन का प्रयोग करना आसान होता है ।
प्रश्न 5. फंक्शन लाइब्रेरी क्या होती है ?
उत्तर – फंक्शन लाइब्रेरी वह ग्रुप होता है जिसमें एक्सल के सारे फंक्शन संभाल कर रखे गये होते हैं। इस लाइब्रेरी का मुख्य उद्देश्य एक प्रकार के फंक्शन को एक ग्रुप के अंदर रखना होता है। इससे यूज़र द्वारा किसी भी फंक्शन को ढूंढ़ना तथा प्रयोग करना काफ़ी आसान हो जाता है। एक्सल की एक फंक्शन लाइब्रेरी में सैंकड़ों फंक्शन हो सकते हैं ।

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