PSEB Solutions for Class 9 Computer Chapter 2 ਐੱਮ. ਐੱਸ. ਐਕਸੈੱਲ (ਭਾਗ-2)
PSEB Solutions for Class 9 Computer Chapter 2 ਐੱਮ. ਐੱਸ. ਐਕਸੈੱਲ (ਭਾਗ-2)
PSEB 9th Class Computer Solutions Chapter 2 ਐੱਮ. ਐੱਸ. ਐਕਸੈੱਲ (ਭਾਗ-2)
ਪਾਠ ਦੇ ਉਦੇਸ਼
ਇਸ ਪਾਠ ਨੂੰ ਪੜ੍ਹਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਇਸ ਯੋਗ ਹੋ ਜਾਣਗੇ ਕਿ ਦੱਸ ਸਕਣ—
- ਚਾਰਟ ਕੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ?
- ਚਾਰਟ ਕਿਸ ਪ੍ਰਕਾਰ ਦਾਖਲ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ?
- ਸਾਰਨੀਆਂ ਅਤੇ ਸਿੰਬਲਜ਼ ਕਿਸ ਪ੍ਰਕਾਰ ਦਾਖਲ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ
- ਪਾਇਵਟ ਟੇਬਲ ਦੀ ਕਿਸ ਪ੍ਰਕਾਰ ਵਰਤੋਂ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ?
- ਵਰਕਬੁੱਕ ਅਤੇ ਵਰਕਸ਼ੀਟ ਨੂੰ ਕਿਸ ਪ੍ਰਕਾਰ ਪ੍ਰੋਟੈਕਟ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ?
- ਵਿਊ ਟੈਬ ਕਿਸ ਪ੍ਰਕਾਰ ਦੇ ਆਪਸ਼ਨ ਉਪਲੱਬਧ ਕਰਵਾਉਂਦਾ ਹੈ ?
ਜਾਣ-ਪਛਾਣ
ਇੱਕ ਐਕਸੈੱਲ ਵਰਕ-ਬੁੱਕ ਵਿੱਚ ਕਾਫ਼ੀ ਮਾਤਰਾ ਵਿੱਚ ਡਾਟਾ ਆ ਸਕਦਾ ਹੈ । ਕਈ ਵਾਰ ਇੱਕ ਡਾਟੇ ਤੋਂ ਕੋਈ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਸੂਚਨਾ ਦਿਖਾਉਣਾ ਬਹੁਤ ਮੁਸ਼ਕਿਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ।
ਚਾਰਟ
ਚਾਰਟ ਡਾਟੇ ਨੂੰ ਗ੍ਰਾਫ਼ਿਕਸ (Graphics) ਰੂਪ ਵਿਚ ਦਿਖਾਉਣ ਦਾ ਇਕ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਤਰੀਕਾ ਹੈ । ਚਾਰਟ ਰਾਹੀਂ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਕੀਮਤਾਂ ਦੀ ਤੁਲਨਾ (Comparison) ਕਰਨਾ, ਸੰਬੰਧ ਬਣਾਉਣਾ ਆਦਿ ਬਹੁਤ ਆਸਾਨ ਹੁੰਦਾ ਹੈ । ਚਾਰਟ ਸੂਚਨਾ ਦਾ ਬਹੁਤ ਹੀ ਸ਼ੁੱਧ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਵਿਸ਼ਲੇਸ਼ਣ (Analysis) ਕਰਦੇ ਹਨ ।
ਚਾਰਟ ਬਣਾਉਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਵਰਕਸ਼ੀਟ ਵਿਚ ਡਾਟਾ ਭਰ ਲੈਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ । ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਚਾਰਟ ਬਣਾ ਲੈਂਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਡਾਟਾ ਇਕ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਵਿੰਡੋ ਵਿਚ ਨਜ਼ਰ ਆਉਂਦਾ ਹੈ ਜਿਸ ਨੂੰ ਡਾਟਾਸ਼ੀਟ (Datasheet) ਕਿਹਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ । ਕਿਸੇ ਡਾਟੇ ਵਿਚ ਤਬਦੀਲੀ ਕਰਨ ਉਪਰੰਤ ਚਾਰਟ ਆਪਣੇ ਆਪ ਬਦਲ ਜਾਂਦੇ ਹਨ । ਚਾਰਟ ਦੀਆਂ ਕੁੱਝ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਕਿਸਮਾਂ ਹੇਠਾਂ ਲਿਖੀਆਂ ਹਨ—
ਚਾਰਟ ਦੀਆਂ ਕਿਸਮਾਂ
» ਪਾਈ ਚਾਰਟ
» ਕਾਲਮ ਚਾਰਟ
» ਲਾਈਨ ਚਾਰਟ
» ਬਾਰ ਚਾਰਟ
» ਏਰੀਆ ਚਾਰਟ
» ਸਰਫੇਸ ਚਾਰਟ
» ਸਕੈਟਰ ਚਾਰਟ ਆਦਿ ।
ਚਾਰਟ ਬਣਾਉਣਾ
ਐਕਸੈੱਲ ਵਿਚ ਚਾਰਟ ਬਣਾਉਣਾ ਬਹੁਤ ਆਸਾਨ ਹੈ । ਇਸ ਵਾਸਤੇ ਡਾਟਾ ਸਿਲੈਕਟ ਕਰਨਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਫਿਰ ਪਸੰਦ ਦੇ ਚਾਰਟ ਦਾ ਬਟਨ ਕਲਿਕ ਕਰਨਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ । ਚਾਰਟ ਆਪਣੇ ਆਪ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ।
ਚਾਰਟ ਟਾਈਪ ਬਦਲਣਾ
ਅਸੀਂ ਇੱਕ ਚਾਰਟ ਟਾਈਪ ਨੂੰ ਕਿਸੇ ਵੀ ਸਮੇਂ ਅਸਾਨੀ ਨਾਲ ਬਦਲ ਸਕਦੇ ਹਾਂ । ਚਾਰਟ ਟਾਈਪ ਨੂੰ ਬਦਲਣ ਦੇ ਪੜਾਅ ਹੇਠ ਲਿਖੇ ਅਨੁਸਾਰ ਹਨ—
1. ਚਾਰਟ ਦੀ ਚੋਣ ਕਰੋ ।
2. Insert ਟੈਬ ਦੇ Chart ਗਰੁੱਪ ਵਿਚੋਂ Column ਨੂੰ ਚੁਣੋ ਅਤੇ Clustered Column ਦੀ ਚੋਣ ਕਰੋ |
ਰੋਅ/ਕਾਲਮ ਸਵਿਚ ਕਰਨਾ
ਚਾਰਟ ਵਿੱਚ ਹੋਰੀਜ਼ੋਨਟਲ ਐਕਸੈੱਸ ਦੀ ਬਜਾਏ ਵਰਟੀਕਲ ਐਕਸੈੱਸ ਤੇ ਨਜ਼ਰ ਆਏ ਇਸ ਲਈ ਹੇਠਾਂ ਲਿਖੇ ਪੜਾਅ ਹਨ :-
1. ਚਾਰਟ ਦੀ ਚੋਣ ਕਰੋ । ਤੁਸੀਂ ਦੇਖੋਗੇ ਕਿ Chart Tools contextual ਟੈਬ ਐਕਟੀਵੇਟ ਹੋ ਗਈ ਹੈ ।
2. Design tab ਉੱਤੇ Switch Row/Column ’ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
ਟਾਈਟਲ ਜੋੜਣਾ
ਅਸੀਂ ਐਕਸੈੱਲ ਵਿੱਚ ਆਪਣੇ ਚਾਰਟ ਵਿੱਚ ਚਾਰਟ ਟਾਈਟਲ ਅਸਾਨੀ ਨਾਲ ਜੋੜ ਸਕਦੇ ਹਾਂ । ਇੱਕ ਚਾਰਟ ਟਾਈਟਲ ਜੋੜਨ ਲਈ ਅੱਗੇ ਲਿਖੇ ਪੜਾਅ ਹਨ :-
1. ਚਾਰਟ ਦੀ ਚੋਣ ਕਰੋ । ਤੁਸੀਂ ਦੇਖੋਗੇ ਕਿ Chart Tools Contextual ਟੈਬ ਐਕਟੀਵੇਟ ਹੋ ਗਈ Ĵ1
2. Layout tab ‘Chart Title, Above Chart
3. ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਚਾਰਟ ਉੱਪਰ ਇੱਕ ਕੈਪਸ਼ਨ (ਚਾਰਟ ਟਾਈਟਲ) ਦੇਖੋਗੇ ।ਆਪਣੀ ਪਸੰਦ ਅਨੁਸਾਰ ਟਾਈਟਲ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰੋ |
ਚਾਰਟ ਦੇ ਤੱਤ
ਚਾਰਟ ਦੇ ਮੁੱਖ ਤੱਤ ਹੇਠਾਂ ਲਿਖੇ ਅਨੁਸਾਰ ਹਨ :
- ਚਾਰਟ ਏਰੀਆ : ਇਹ ਚਾਰਟ ਵਿੰਡੋ ਦੇ ਅੰਦਰ ਚਾਰਟ ਦਾ ਸਾਰਾ ਹਿੱਸਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ।
- ਡਾਟਾ ਮਾਰਕਰ : ਇਹ ਚਾਰਟ ਦੇ ਉੱਪਰ ਇੱਕ ਸਿੰਬਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜੋ ਕਿ ਵਰਕ-ਸ਼ੀਟ ਦੀ ਇੱਕ ਸਿੰਗਲ ਕੀਮਤ ਨੂੰ ਡਿਸਪਲੇਅ ਕਰਦਾ ਹੈ । ਬਾਰ ਚਾਰਟ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਡਾਟਾ ਮਾਰਕਰ (ਜਾਂ ਡਾਟਾ ਪੁਆਇੰਟ) ਇੱਕ ਬਾਰ, ਪਾਈ ਚਾਰਟ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਪਾਈ ਜਾਂ ਲਾਈਨ ਚਾਰਟ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਲਾਈਨ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ । ਇੱਕ ਸਮਾਨ ਸ਼ੇਪ ਜਾਂ ਪੈਟਰਨ ਵਾਲੇ ਡਾਟਾ ਮਾਰਕਰ, ਚਾਰਟ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਸਿੰਗਲ ਡਾਟਾ ਸੀਰੀਜ਼ ਨੂੰ ਪ੍ਰਦਰਸ਼ਿਤ ਕਰਦੇ ਹਨ ।
- ਡਾਟਾ ਸੀਰੀਜ਼ : ਇੱਕ ਰੋਅ ਜਾਂ ਕਾਲਮ ਦੇ ਨੰਬਰ ਜਿਹਨਾਂ ਨੂੰ ਚਾਰਟ ਵਿੱਚ ਪਲੋਟ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਨੂੰ ਡਾਟਾ ਸੀਰੀਜ਼ ਕਿਹਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਇੱਕ ਚਾਰਟ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਜਾਂ ਇੱਕ ਤੋਂ ਜ਼ਿਆਦਾ ਡਾਟਾ ਸੀਰੀਜ਼ ਹੋ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ ।
- ਐਕਸਿਸ : ਇੱਕ ਲਾਈਨ ਜੋ ਕਿ ਚਾਰਟ ਵਿੱਚ ਡਾਟਾ ਪਲੋਟ ਕਰਨ ਲਈ ਮੁੱਖ ਰੈਫ਼ਰੈਂਸ ਦੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ।ਦੋ ਆਯਾਮੀ ਚਾਰਟ ਵਿੱਚ ਦੋ ਐਕਸਿਸ ਹੁੰਦੇ ਹਨ – x-axis (horizontal/category) – y-axis (vertical/value) |
- ਟਿੱਕ ਮਾਰਕ : ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਲਾਈਨ ਜੋ ਕਿ axis ਨੂੰ ਕੱਟਦੀ ਹੈ । ਇੱਕ ਟਿੱਕ ਮਾਰਕ, ਇੱਕ ਕੈਟਾਗਰੀ, ਸਕੇਲ ਜਾਂ ਚਾਰਟ, ਡਾਟਾ ਸੀਰੀਜ਼ ਨੂੰ ਪ੍ਰਦਰਸ਼ਿਤ ਕਰਦੀ ਹੈ । ਇੱਕ ਟਿੱਕ ਮਾਰਕ ਦੇ ਨਾਲ ਇੱਕ ਲੇਬਲ ਅਟੈਚ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ ।
- ਪਲੋਟ ਏਰੀਆ : ਇਹ ਉਹ ਖੇਤਰ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਐਕਸਿਸ, ਡਾਟਾ ਪੁਆਇੰਟਸ ਨੂੰ ਪ੍ਰਦਰਸ਼ਿਤ ਕਰਦੇ ਸਾਰੇ ਮਾਰਕਰ ਸਮੇਤ ਤੁਹਾਡੇ ਡਾਟਾ ਨੂੰ ਪਲੋਟ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
- ਗਰਿੱਡਲਾਈਨਜ਼ : ਇਹ ਗਰਿੱਡ ਨੂੰ ਪ੍ਰਦਰਸ਼ਿਤ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ । ਇਹ ਆਪਸ਼ਨਲ ਲਾਈਨਾਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ ਜੋ ਕਿ ਇੱਕ ਮਾਰਕ ਤੋਂ ਹੋ ਕੇ ਪਲਾਟ ਖੇਤਰ ਨੂੰ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ ।
- ਚਾਰਟ ਟੈਕਸਟ : ਇੱਕ ਲੇਬਲ ਜਾਂ ਟਾਈਟਲ ਜਿਸ ਨੂੰ ਤੁਸੀਂ ਚਾਰਟ ਨਾਲ ਜੋੜਦੇ ਹੋ । ਜੋੜਿਆ ਹੋਇਆ ਟੈਕਟਸਟ ਇੱਕ ਟਾਈਟਲ ਜਾਂ ਲੇਬਲ ਜੋ ਕਿ axis ਨਾਲ ਲਿੰਕ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਚਾਰਟ ਟਾਇਟਲ l
- ਲਿਜੈਂਡ : ਚਾਰਟ ਡਾਟਾ ਸੀਰੀਜ਼ ਦੇ ਮਾਰਕਰ ਨਾਲ ਸੰਬੰਧਿਤ ਚਿੰਨ੍ਹ ਜਾਂ ਰੰਗ ਅਤੇ ਪੈਟਰਨ ਨੂੰ ਅਡੈਂਨਟੀਫਾਈ ਕਰਨ ਵਾਲੀ ਕੀਅ ਨੂੰ ਲਿਜੈਂਡ ਕਿਹਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ।
ਸਾਰਨੀਆਂ ਅਤੇ ਸਿੰਬਲਜ਼
ਕਈ ਵਾਰ ਤੁਹਾਨੂੰ ਵਰਕ-ਸ਼ੀਟ ਵਿੱਚ ਕੁੱਝ ਸਾਰਨੀਆਂ (Equations), ਚਿੰਨ੍ਹ ਅਤੇ ਸਪੈਸ਼ਲ ਕਰੈਕਟਰ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰਨ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਪੈਂਦੀ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਤੁਹਾਡੇ ਕੀਅ-ਬੋਰਡ ਤੇ ਉਪਲੱਬਧ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੇ ਹਨ । ਐਕਸੈੱਲ ਵਰਕਸ਼ੀਟ ਦੇ ਸੈੱਲ ਵਿੱਚ ਚਿੰਨ੍ਹ, ਫੋਰਨ ਕਰੰਸੀ ਚਿੰਨ੍ਹ ਅਤੇ ਖ਼ਾਸ ਕਰੈਕਟਰ ਨੂੰ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰਨਾ ਆਸਾਨ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ । ਇਹ ਚਿੰਨ੍ਹ Symbol ਡਾਇਲਾਗ-ਬਾਕਸ ਵਿੱਚ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ।
ਸਿੰਬਲ ਇਨਸਰਟ ਕਰਨ ਦੇ ਹੇਠ ਲਿਖੇ ਪੜਾਅ ਹਨ :
- Insert ਟੈਬ ‘ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ਅਤੇ Symbols group ਵਿੱਚੋਂ Symbols ਬਟਨ ‘ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ । Symbols ਡਾਇਲਾਗ-ਬਾਕਸ ਨਜ਼ਰ ਵਿੱਚ ਦੋ ਟੈਬਾਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ : Symbols ਅਤੇ Special Characters
- Symbols Tab ਵਿੱਚੋਂ ਆਪਣੇ ਪਸੰਦ ਦਾ Symbol ਚੁਣੋ ਜਾਂ Special Characters ਟੈਬ ‘ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ਅਤੇ ਆਪਣੀ ਪਸੰਦ ਦਾ ਕਰੈਕਟਰ ਚੁਣੋ ਇਹ ਧਿਆਨ ਰੱਖੋ ਕਿ ਹਾਲ ਦੀ ਘੜੀ ਵਿੱਚ ਵਰਤੇ ਗਏ ਸਿੰਬਲ Symbols Tab ਦੇ ਹੇਠਲੇ ਪਾਸੇ ਨਜ਼ਰ ਆਉਂਦੇ ਹਨ ।
- ਸਿੰਬਲ ਜਾਂ ਕਰੈਕਟਰ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰਨ ਲਈ ਇੰਨਸਰਟ ’ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ । Symbols ਡਾਇਲਾਗਬਾਕਸ ਖੁੱਲ੍ਹਾ ਹੀ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਜੋ ਜ਼ਰੂਰਤ ਅਨੁਸਾਰ ਹੋਰ ਕਰੈਕਟਰ ਦਾਖ਼ਲ ਕੀਤੇ ਜਾ ਸਕਣ ।
- ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਸਿੰਬਲ ਅਤੇ ਕਰੈਕਟਰ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰ ਲਏ ਹੋਣ ਤਾਂ Close ‘ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
- ਸੈੱਲ ਐਟਰੀ ਪੂਰੀ ਕਰਨ ਲਈ ਐਂਟਰ ਬਟਨ ਦਬਾਉ ।
ਪਾਇਵਟ ਟੇਬਲ
Pivot Tables ਦੀ ਮਦਦ ਨਾਲ ਵਰਕ-ਸ਼ੀਟ ਦੇ ਡਾਟੇ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧ ਕਰਨਾ ਸੌਖਾ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ । ਪਾਇਵਟ ਟੇਬਲ ਦੀ ਮਦਦ ਨਾਲ ਡਾਟੇ ਨੂੰ ਕਈ ਤਰੀਕਿਆਂ ਨਾਲ ਬਦਲਿਆ ਵੀ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ । ਵੱਡੀਆਂ ਅਤੇ ਜਟਿਲ ਵਰਕ-ਸ਼ੀਟਾਂ ਵਿੱਚ ਗਣਨਾਵਾਂ ਕਰਨ ਲਈ Pivot Tables ਬੜੇ ਸਹਾਇਕ ਟੂਲ ਹੁੰਦੇ ਹਨ । ਤੁਸੀਂ ਇਸ ਨੂੰ ਛੋਟੀਆਂ ਸਪਰੈੱਡ-ਸ਼ੀਟ ਲਈ ਵੀ ਵਰਤ ਸਕਦੇ ਹੋ ।
ਪਾਇਵਟ ਟੇਬਲ ਤਿਆਰ ਕਰਨਾ
1. ਜਿਸ ਡਾਟਾ ਨੂੰ ਵਰਤ ਕੇ ਪਾਇਵਟ ਟੇਬਲ ਤਿਆਰ ਕਰਨਾ ਹੈ । ਉਸਦਾ ਕਾਲਮ ਹੈਡਰ ਸਮੇਤ ਟੇਬਲ ਜਾਂ ਸੈੱਲ ਨੂੰ ਸਿਲੈਕਟ ਕਰੋ ।
2. ਇਨਸਰਟ ਟੈਬ ਵਿੱਚੋਂ ਪਾਇਵਟ ਟੇਬਲ ਕਮਾਂਡ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
3. Create Pivot Table ਡਾਇਲਾਗ-ਬਾਕਸ ਨਜ਼ਰ ਆਵੇਗਾ । ਇਹ ਦੇਖ ਲਵੋ ਕਿ ਸਾਰੀਆਂ ਸੈਟਿੰਗਜ਼ ਠੀਕ ਹਨ, OK ‘ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
4. ਖੱਬੇ ਹੱਥ ਇਕ ਖ਼ਾਲੀ Pivot Table ਨਜ਼ਰ ਆਵੇਗਾ ਅਤੇ ਸੱਜੇ ਪਾਸੇ Field List ਨਜ਼ਰ ਆਵੇਗੀ।
ਡਾਟਾ ਟੂਲਜ਼
ਮਾਈਕਰੋਸਾਫ਼ਟ ਐਕਸੈੱਲ ਵਿਚ ਡਾਟਾ ਟੂਲਜ਼ ਸਧਾਰਨ ਟੂਲ ਹਨ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਨਾਲ ਡਾਟਾ ਨੂੰ ਅਸਾਨੀ ਨਾਲ ਬਦਲਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ । ਇਨ੍ਹਾਂ ਵਿਚੋਂ ਕੁਝ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਡਾਟਾ ਨੂੰ ਐਕਸਟਰੈਕਟ ਕਰਨ ਜਾਂ ਜੋੜਨ ਵਿੱਚ ਅਤੇ ਹੋਰ ਗੁੰਝਲਦਾਰ ਗਣਨਾਵਾਂ ਕਰਨ ਲਈ ਲੱਗੇ ਸਮੇਂ ਵਿੱਚ ਬੱਚਤ ਕਰਨ ਲਈ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ।
ਟੈਕਸਟ ਟੂ ਕਾਲਮ ਕਨਵਰਟ ਕਰਨਾ
ਐਕਸੈੱਲ ਦੇ ਇੱਕ ਸੈੱਲ ਵਿੱਚ ਲਿਖੇ ਡਾਟੇ ਨੂੰ ਵੱਖਰੇ ਕਾਲਮ ਵਿੱਚ ਲਿਖਣ ਲਈ ‘Convert Text to Columns Wizard’ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ l
ਡਾਟਾ ਵੈਲੀਡੇਸ਼ਨ
ਐਕਸੈੱਲ ਵਿੱਚ ਡਾਟਾ ਵੈਲੀਡੇਸ਼ਨ ਇੱਕ ਅਜਿਹੀ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ ਹੈ ਜਿਸ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਖ਼ਾਸ ਨਿਯਮ ਨੂੰ ਸੈੱਟਅਪ ਕਰਨ ਵਾਸਤੇ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ । ਜੋ ਇਹ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰਦੇ ਹਨ ਕਿ ਇੱਕ ਸੈੱਲ ਵਿੱਚ ਕੀ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰਨਾ ਹੈ l
ਡਾਟਾ ਵੈਲੀਡੇਸ਼ਨ ਰੂਲ ਕ੍ਰੀਏਟ ਕਰਨਾ
ਡਾਟਾ ਵੈਲੀਡੇਸ਼ਨ ਰੂਲ ਕ੍ਰੀਏਟ ਕਰਨ ਦੇ ਹੇਠਾਂ ਲਿਖੇ ਪੜਾਅ ਹਨ :–
1. ਸੈੱਲ ਨੂੰ ਸਿਲੈੱਕਟ ਕਰੋ |
2. Data ਟੈਬ ਤੋਂ Data Validation ‘ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
Settings ਟੈਬ ਤੋਂ ਹੇਠਾਂ ਲਿਖੇ ਅਨੁਸਾਰ ਕਰੋ :
3. Allow ਲਿਸਟ ਵਿੱਚੋਂ Whole number ’ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
4. Data ਲਿਸਟ ਵਿੱਚ between ‘ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
5. Minimum ਅਤੇ Maximum ਕੀਮਤਾਂ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰੋ ।
ਇਨਪੁੱਟ ਸੰਦੇਸ਼
ਇਨਪੁੱਟ ਸੰਦੇਸ਼ ਉਸ ਸਮੇਂ ਦਿਖਾਈ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਯੂਜ਼ਰ ਸੈੱਲ ਨੂੰ ਸਿਲੈਕਟ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਯੂਜ਼ਰ ਨੂੰ ਇਹ ਦੱਸਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕੀ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰਨਾ ਹੈ ?
Input Message ਟੈਬ ਤੋਂ ਹੇਠਾਂ ਲਿਖੇ ਅਨੁਸਾਰ ਕਰੋ :
1. ‘Show input message when cell is selected’ ‘ਤੇ ਚੈੱਕ ਕਰੋ ।
2. ਇੱਕ ਟਾਈਟਲ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰੋ ।
3. ਇਨਪੁੱਟ ਮੈਸੇਜ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰੋ।
ਗ਼ਲਤੀ ਦਾ ਐਲਰਟ :
ਜੇਕਰ ਯੂਜ਼ਰ ਇਨਪੁੱਟ ਸੰਦੇਸ਼ ਨੂੰ ਇਗਨੋਰ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਇੱਕ ਇਨਵੈਲਿਡ ਨੰਬਰ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਉਸ ਨੂੰ ਗ਼ਲਤੀ ਦਾ ਸੰਦੇਸ਼ ਦਿਖਾ ਸਕਦੇ ਹੋ ਇਸ ਦੇ ਹੇਠਾਂ ਲਿਖੇ ਪੜਾਅ ਹਨ : Error Alert ਟੈਬ ’ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ । ਇਕ ਡਾਇਲਾਗ-ਬਾਕਸ ਨਜ਼ਰ ਆਵੇਗਾ ।
1. ‘Show error alert invalid data is entered ਚੈੱਕ ਕਰੋ ।
2. ਟਾਈਟਲ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰੋ ।
3. ਗ਼ਲਤੀ ਲਈ ਸੰਦੇਸ਼ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰੋ; ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਚਿੱਤਰ ਵਿੱਚ ਦਿਖਾਇਆ ਗਿਆ ਹੈ ।
4. OK ‘ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
ਅਨੈਲੇਸਿਸ (What if Analysis)
What if Analysis ਐਕਸੈੱਲ ਵਿੱਚ ਫਾਰਮੂਲਿਆਂ ਲਈ ਵੱਖੋ-ਵੱਖਰੀਆਂ ਕੀਮਤਾਂ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਨ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦਾ ਹੈ । ਇਸ ਦੀ ਇੱਕ ਹੋਰ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਸਪਰੈੱਡ-ਸ਼ੀਟ ਵਿੱਚ ਕੀਮਤਾਂ ਨੂੰ ਬਦਲੇ ਬਿਨਾਂ ਵੱਖੋ-ਵੱਖਰੀਆਂ ਕੀਮਤਾਂ ਨੂੰ ਐਕਸਪਲੋਰ ਕਰਨ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ।
ਵੱਖਰਾ ਸਨੈਰਿਉ ਜੋੜਨਾ—
Data ਟੈਬ ਤੇ What if Analysis ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ਅਤੇ ਲਿਸਟ ਵਿਚੋਂ Scenario manager ਦੀ ਚੋਣ ਕਰੋ |
Scenario Manager ਬਾਕਸ ਨਜ਼ਰ ਆਵੇਗਾ |
1. Add ’ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰਕੇ ਇੱਕ ਸਨੈਰਿਓ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰੋ |
2. Scenario ਲਈ ਇੱਕ ਨਾਮ ਟਾਈਪ ਕਰੋ, ਸੈੱਲ ਨੂੰ ਸਿਲੈੱਕਟ ਕਰੋ ਅਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
3. ਲੋੜੀਂਦੀ ਕੀਮਤ 0.8 ਦਾਖ਼ਲ ਕਰੋ ਅਤੇ ਦੁਬਾਰਾ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
4. ਅਗਲੇ ਹੋਰ Scenario ਜੋੜੋ ।
Goal Seek
Goal Seek ਫ਼ੰਕਸ਼ਨ ਐਕਸੈੱਲ ਦੇ What if Analysis ਟੂਲ ਸੈੱਟ ਦਾ ਇੱਕ ਹਿੱਸਾ ਹੈ । ਇਹ ਯੂਜ਼ਰ ਆਪਣੀ ਪਸੰਦ ਅਨੁਸਾਰ ਨਤੀਜਾ ਹਾਸਲ ਕਰਨ ਲਈ ਸੰਭਵ ਕੀਮਤ ਨੂੰ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰਨ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ।
ਪੜਾਅ :
1. ਡਾਟਾ ਟੈਬ ‘ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
2. What if Analysis → Goal Seek ਕਮਾਂਡ ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
Goal Seek ਡਾਇਲਾਗ-ਬਾਕਸ ਨਜ਼ਰ ਆਵੇਗਾ।
3. ਸੈੱਲ ਨੂੰ ਸਿਲੈੱਕਟ ਕਰੋ ।
4. To Value ਬਾਕਸ ਵਿੱਚ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ਅਤੇ ਮੁੱਲ ਟਾਇਪ ਕਰੋ |
5. By changing Cell ਬਾਕਸ ਵਿੱਚ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ਅਤੇ ਸੈੱਲ ਨੂੰ ਸਿਲੈਕਟ ਕਰੋ ।
6. OK ‘ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
ਪ੍ਰੋਟੈਕਸ਼ਨ
ਆਮ ਭਾਸ਼ਾ ਵਿੱਚ ਪ੍ਰੋਟੈਕਸ਼ਨ ਤੋਂ ਭਾਵ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਆਪਣੇ ਸਮਾਨ ਨੂੰ ਕਿਸੀ ਅਣ-ਅਧਿਕਾਰਿਤ ਵਿਅਕਤੀ ਵੱਲੋਂ ਗਲਤ-ਵਰਤੋਂ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਚਾਉਣਾ ।
ਵਰਕ ਸ਼ੀਟ ਨੂੰ ਪ੍ਰੋਟੈਕਟ ਕਰਨਾ
ਕਿਸੇ ਸੰਗਠਨ ਵਿੱਚ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਸਮੇਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਆਪਣੇ ਕੰਮ ਨੂੰ ਦੁਰਵਰਤੋਂ ਤੋਂ ਬਚਾਉਣ ਲਈ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਰੱਖਣ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਪੈਂਦੀ ਹੈ । ਤੁਹਾਡਾ ਡਾਟਾ ਕਿਸੇ ਵੱਲੋਂ ਛੇੜਿਆ ਜਾਂ ਗ਼ਲਤ ਵਰਤਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ । ਇਸ ਲਈ ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੀ ਫ਼ਾਈਲ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਯੂਜ਼ਰ ਨਾਲ ਸ਼ੇਅਰ ਕਰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਇਸ ਨੂੰ ਛੇੜਖਾਨੀ ਤੋਂ ਬਚਾਉਣ ਲਈ ਪ੍ਰੋਟੈਕਟ ਕਰਨ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਪੈਂਦੀ ਹੈ ।
ਵਰਕ-ਬੁੱਕ ਨੂੰ ਪਰੋਟੈਕਟ ਕਰਨਾ
ਇੱਕ ਵਰਕ-ਬੁੱਕ ਨੂੰ ਵਰਕ-ਸ਼ੀਟ ਦੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਹੀ ਪਰੋਟੈਕਟ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ । ਇੱਕ ਵਰਕ-ਬੁੱਕ ਹੇਠਾਂ ਲਿਖੇ ਅਨੁਸਾਰ ਪਰੋਟੈਕਟ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ –
(i) ਵਰਕ-ਬੁੱਕ ਸਟਰਕਚਰ
(ii) ਵਰਕ-ਬੁੱਕ ਵਿੰਡੋ ।
ਵਿਉਂ ਟੈਬ
ਸਪਲਿਟ
ਸਪਲਿਟ ਤੋਂ ਭਾਵ ਹੈ ਕਿ ਜੇਕਰ ਕਿਸੀ ਆਬਜੈਕਟ ਦਾ ਆਕਾਰ ਬਹੁਤ ਵੱਡਾ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਕੰਮ ਨੂੰ ਸਹੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਕਰਨ ਲਈ ਉਸ ਆਬਜੈਕਟ ਨੂੰ ਵੱਖਰੇ-ਵੱਖਰੇ ਭਾਗਾਂ ਵਿੱਚ ਵੰਡਣਾ ।
ਵਰਕਸ਼ੀਟ ਨੂੰ Split ਕਰਨ ਦੇ ਪੜਾਅ
1. ਵਰਟੀਕਲ ਸਕਰੋਲ ਬਾਰ ਦੇ ਉਪਰਲੇ ਪਾਸੇ ਨਜ਼ਰ ਆਉਂਦੇ ਸਪਲਿਟ ਬਾਕਸ ’ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
2. ਵਿੰਡੋ ਨੂੰ ਸਪਲਿਟ ਕਰਨ ਲਈ ਇਸ ਨੂੰ ਹੇਠਾਂ ਵਲ ਡਰੈਗ ਕਰੋ ।
3. ਨਜ਼ਰ ਆ ਰਹੀਆਂ ਦੋ ਵਰਟੀਕਲ ਸਕਰੋਲ ਬਾਰ ਨੂੰ ਨੋਟ ਕਰੋ । ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਅਨੁਸਾਰ ਸਪਲਿਟ ਬਾਰ ਨੂੰ ਨੀਚੇ ਜਾਂ ਉੱਪਰ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ ।
4. ਸਪਲਿਟ ਨੂੰ ਹਟਾਉਣ ਲਈ ਦੋਹਾਂ ਪੇਨਾਂ ਵਿਚਕਾਰ ਨਜ਼ਰ ਆ ਰਹੀ ਹੋਰੀਜੋਨਟਲ ਬਾਰ ‘ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ਜਾਂ ਇਸ ਨੂੰ ਉੱਪਰ ਵੱਲ ਨੂੰ ਡਰੈਗ ਕਰੋ ।
ਇਸ ਤਰੀਕੇ ਰਾਹੀਂ ਤੁਸੀਂ ਸਪਲਿਟ ਬਾਕਸ ਨੂੰ ਵਰਤ ਕੇ ਆਪਣੀ ਵਿੰਡੋ ਨੂੰ 4 ਪੇਨਾਂ ਵਿੱਚ ਵੀ ਵੰਡ ਸਕਦੇ ਹੋ ।
ਫਰੀਜ਼
ਫਰੀਜ਼ ਤੋਂ ਭਾਵ ਹੈ ਕਿ ਕਿਸੀ ਆਬਜੈਕਟ ਨੂੰ ਸਥਿਰ ਕਰਨਾ । ਐਕਸੈੱਲ ਵਿੱਚ ਫਰੀਜ਼ ਦਾ ਮਤਲਬ ਹੈ ਕਿ ਆਪਣੀ ਵਰਕ-ਸ਼ੀਟ ਦੇ ਰੋਅ/ਕਾਲਮ ਨੂੰ ਫਰੀਜ਼ ਕਰਨਾ ਤਾਂ ਜੋ ਵਰਕ-ਸ਼ੀਟ ਨੂੰ ਸਕਰੋਲ ਕਰਦੇ ਸਮੇਂ ਇਹ ਫਿਕਸ ਰਹਿਣ ।
ਐਕਸਲ ਵਿੱਚ ਫ਼ਰੀਜ਼ ਪੇਨਜ਼ ਆਪਸ਼ਨ ਦੀ ਮਦਦ ਨਾਲ ਤੁਸੀਂ ਵਰਕ-ਸ਼ੀਟ ਵਿੱਚ ਰੋਅ ਅਤੇ ਕਾਲਮ ਨੂੰ ਇਕੱਠਿਆਂ ਹੀ ਫ਼ਰੀਜ਼ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ । ਉੱਪਰ-ਨੀਚੇ ਜਾਂ ਸੱਜੇ-ਖੱਬੇ ਪਾਸੇ ਨੂੰ ਸਕਰੋਲ ਕਰਦੇ ਵਕਤ ਤੁਸੀਂ ਫ਼ਰੀਜ਼ ਕੀਤੇ ਹੋਏ ਪੇਨਜ਼ ਵਿੱਚ ਲਿਖਿਆ ਡਾਟਾ ਅਸਾਨੀ ਨਾਲ ਪੜ੍ਹ ਸਕਦੇ ਹੋ । ਕਿਸੇ ਵਰਕਸ਼ੀਟ ਦੇ ਪੇਨਾਂ ਨੂੰ ਫਰੀਜ਼ ਕਰਨ ਲਈ ਹੇਠਾਂ ਲਿਖੇ ਅਨੁਸਾਰ ਪੜਾਅ ਹਨ—
1. ਰੋਅ ਸਿਲੈਕਟ ਕਰੋ ।
2. View ਟੈਬ ‘ਤੇ Freeze Panes ਦੀ ਆਪਸ਼ਨ Freeze Panes ’ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ |
3. ਬਾਕੀ ਵਰਕਸ਼ੀਟ ਨੂੰ ਸਕਰੋਲ ਕਰਕੇ ਦੇਖੋ, ਵਰਕਸ਼ੀਟ ਦੇ ਪੇਨਜ਼ ਫ਼ਰੀਜ਼ ਹੋ ਗਏ ਹਨ ।
ਰੋਅ/ਕਾਲਮ/ਸ਼ੀਟ ਨੂੰ ਹਾਈਡ/ਅਣਹਾਈਡ ਕਰਨਾ
ਰੋਅਜ਼ ਨੂੰ ਹਾਈਡ ਕਰਨਾ—
ਆਪਣੀ ਵਰਕ-ਸ਼ੀਟ ਵਿੱਚ ਜਿਸ ਸੰਬੰਧਿਤ ਰੋਅਜ਼ ਜਿਸ ਨੂੰ ਹਾਈਡ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦਾ ਹੈ ਉਸ ਨੂੰ ਸਿਲੈੱਕਟ ਕਰੋ ਅਤੇ Home ਟੈਬ ‘ਤੇ ਨੇਵੀਗੇਟ ਕਰੋ |
Cells ਗਰੁੱਪ ਤੋਂ Format ਬਟਨ ‘ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ । ਹੁਣ Hide & Unhide ਆਪਸ਼ਨ ਵਿਚੋਂ Hide Rows ‘ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
ਕਲਿੱਕ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਸਿਲੈੱਕਟ ਕੀਤੀਆਂ ਹੋਈਆਂ ਰੋਅਜ਼ ਆਪਣੇ ਆਪ ਹਾਈਡ ਹੋ ਜਾਣਗੀਆਂ ।
ਕਾਲਮ ਨੂੰ ਹਾਈਡ ਕਰਨਾ –
ਕਿਸੇ ਵਰਕ-ਸ਼ੀਟ ਵਿੱਚੋਂ ਕਿਸੇ ਇੱਕ ਕਾਲਮ ਜਾਂ ਇੱਕ ਤੋਂ ਜ਼ਿਆਦਾ ਕਾਲਮਾਂ ਨੂੰ ਹਾਈਡ ਕਰਨ ਲਈ ਹੇਠਾਂ ਲਿਖੇ ਅਨੁਸਾਰ ਪੜਾਅ ਹਨ :-
1. ਤੁਸੀਂ ਵਰਕ-ਸ਼ੀਟ ਵਿੱਚ ਜਿਸ ਕਾਲਮ ਨੂੰ ਹਾਈਡ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਉਸ ਨੂੰ ਚੁਣੋ ।
2. ਹੁਣ Cells ਗਰੁੱਪ ਤੋਂ Format ਬਟਨ ‘ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ । ਹੁਣ Hide & Unhide ਆਪਸ਼ਨ ਵਿਚੋਂ Hide Columns ’ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
3. ਕਲਿੱਕ ਕਰਨ ਉਪਰੰਤ ਸਿਲੈਕਟ ਕੀਤੇ ਹੋਏ ਕਾਲਮ ਹਾਈਡ ਹੋ ਜਾਣਗੇ ।
ਵਰਕਸ਼ੀਟ ਨੂੰ ਹਾਈਡ ਕਰਨਾ –
ਰੋਅ ਜਾਂ ਕਾਲਮ ਨੂੰ ਹਾਈਡ ਕਰਨ ਦੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਅਸੀਂ ਇੱਕ ਪੂਰੀ ਵਰਕ-ਸ਼ੀਟ ਨੂੰ ਵੀ ਹਾਈਡ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਾਂ । ਅਜਿਹਾ ਕਰਨ ਲਈ ਹੇਠ ਲਿਖੇ ਪੜਾਅ ਹਨ—
1. ਜਿਸ ਸ਼ੀਟ ਨੂੰ ਹਾਈਡ ਕਰਨਾ ਹੈ; ਜਿਵੇਂ ਕਿ Sheet 1 ਉਸਨੂੰ ਸਿਲੈੱਕਟ ਕਰੋ ।
2. Home Tab ਦੇ Cell ਗਰੁੱਪ ਦੇ Format ਬਟਨ ‘ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ । ਇੱਕ ਡਰਾਪ ਡਾਊਨ ਮੀਨੂੰ ਖੁਲ੍ਹੇਗਾ ।
3. Hide & Unhide ਆਪਸ਼ਨ ਵਿੱਚੋਂ Hide Sheet ’ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।ਕਲਿੱਕ ਕਰਨ ਉਪਰੰਤ ਸਾਰੀ ਸ਼ੀਟ ਛੱਪ ਜਾਵੇਗੀ |
ਮੈਕਰੋ
ਮੈਕਰੋ ਵਿੱਚ ਲੜੀਵਾਰ ਕਮਾਂਡਾਂ ਸਟੋਰ ਕੀਤੀਆਂ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ ਅਤੇ ਇਸ ਨੂੰ ਕਿਸੀ ਨਾਮ ਅਧੀਨ ਸੇਵ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ । ਭਵਿੱਖ ਵਿੱਚ ਜ਼ਰੂਰਤ ਹੋਣ ਤੇ ਇਸ ਨੂੰ ਚਲਾ ਸਕਦੇ ਹਾਂ । ਆਪਣੇ ਕੰਮ ਨੂੰ ਜਲਦੀ ਕਰਨ ਅਤੇ ਸਮਾਂ ਬਚਾਉਣ ਲਈ ਐਕਸੈੱਲ ਵਿੱਚ ਮੈਕਰੋ ਵਰਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ ।
ਮੈਕਰੋ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰਨਾ—
ਮੈਕਰੋ ਨੂੰ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰਨ ਲਈ ਹੇਠ ਲਿਖੇ ਪੜਾਅ ਹਨ :
1. Developer ਟੈਬ ਦੇ Code ਗਰੁੱਪ ਵਿਚ Record Marco ਨੂੰ ਚੁਣੋ । ਰਿਕਾਰਡ ਮੈਕਰੋ ਡਾਇਲਾਗਬਾਕਸ ਨਜ਼ਰ ਆਵੇਗਾ ।
2. Macro Name ਟੈਕਸਟ ਬਾਕਸ ਵਿੱਚ ਮੈਕਰੋ ਲਈ ਇੱਕ ਨਾਮ ਟਾਈਪ ਕਰੋ ।ਮੈਕਰੋ ਦੇ ਨਾਮ ਵਿੱਚ ਪਹਿਲਾ ਕਰੈਕਟਰ ਇੱਕ ਅੱਖ਼ਰ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਨਾਮ ਵਿੱਚ ਸੈੱਲ ਰੈਫਰੇਂਸ ਜਾਂ ਖ਼ਾਲੀ ਥਾਂ ਨਹੀਂ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ । ਮੈਕਰੋ ਦਾ ਨਾਮ ਛੋਟੇ ਜਾਂ ਵੱਡੇ ਅੱਖ਼ਰਾਂ ਵਿੱਚ ਲਿਖਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ ।
3. ਸ਼ਾਰਟ ਕੱਟ ਕੀ ਅਸਾਈਨ ਕਰਨਾ-ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਐਕਸੈੱਲ ਵਿੱਚ ਪਹਿਲਾਂ ਤੋਂ ਹੀ ਵਰਤੀ ਜਾਣ ਵਾਲੀ ਸ਼ਾਰਟ ਕੱਟ ਨੂੰ ਸਿਲੈਕਟ ਕਰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਮੈਕਰੋ ਸ਼ਾਰਟ ਕੱਟ ਕੀਅ ਐਕਸੈੱਲ ਸ਼ਾਰਟ ਕੱਟ ਕੀਅ ਦੀ ਥਾਂ ਲੈ ਲੈਂਦੀ ਹੈ।
4. Store Macro ਡਰਾਪ ਡਾਊਨ ਲਿਸਟ ਵਿਚੋਂ ਮੈਕਰੋ ਨੂੰ ਸਟੋਰ ਕਰਨ ਲਈ ਥਾਂ ਨੂੰ ਸਿਲੈਕਟ ਕਰੋ । ਇਸ ਵਿਚ ਹੇਠਾਂ ਲਿਖੇ ਅਨੁਸਾਰ ਮੈਕਰੋ ਨੂੰ ਸਟੋਰ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ ।
(1) ਮੌਜੂਦਾ ਵਰਕ ਬੁੱਕ—ਇਸ ਅਧੀਨ ਮੈਕਰੋ ਨੂੰ ਮੌਜੂਦਾ ਵਰਕ-ਬੁੱਕ ਫ਼ਾਈਲ ਵਿਚ ਸੇਵ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ।
(2) ਨਵੀਂ ਵਰਕ ਬੁੱਕ–ਇਸ ਵਿਧੀ ਰਾਹੀਂ ਸਟੋਰ ਕੀਤੇ ਮੈਕਰੋ ਨੂੰ ਕਿਸੀ ਵੀ ਵਰਕ-ਬੁੱਕ ਵਿਚ ਚਲਾਇਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ ।
(3) ਪਰਸਨਲ ਮੈਕਰੋ ਵਰਕ ਬੁੱਕ—ਇਸ ਆਪਸ਼ਨ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਉਸ ਸਮੇਂ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਮੈਕਰੋ ਮੌਜੂਦਾ ਵਰਕ-ਸ਼ੀਟ ਦੀ ਬਜਾਏ ਐਕਸੈੱਲ ਵਿਚ ਹਰ ਵਰਕ-ਸ਼ੀਟ ਲਈ ਵਰਤਣਾ ਹੋਵੇ ।
5. Description ਟੈਕਸਟ ਬਾਕਸ ਵਿਚ ਮੈਕਰੋ ਦਾ ਵੇਰਵਾ ਲਿਖਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ—
6. OK ‘ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ । ਇਸ ਉਪਰੰਤ Developer ਟੈਬ ਦੇ ਵਿੱਚ ਉਪਲੱਬਧ Record Macro ਆਪਸ਼ਨ ਸਟਾਪ ਰਿਕਾਰਡਿੰਗ ਡਿੰਗ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਬਦਲ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ।
7. ਜਿਹੜੀਆਂ ਕਿਰਿਆਵਾਂ ਨੂੰ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰਨਾ ਹੈ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰੋ । ਮੈਕਰੋ ਰਿਕਾਰਡਿੰਗ ਦੌਰਾਨ ਮੈਕਰੋ ਐਕਸੈੱਲ ਵਿੱਚ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹਰ ਇੱਕ ਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰਦਾ ਹੈ; ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਨਵੀਂ ਰੋਅ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰਨਾ ਆਦਿ ।
8. Developer ਟੈਬ ਦੇ Code ਗਰੁੱਪ ਵਿਚੋਂ (Stop recording) ਰਿਕਾਰਡਿੰਗ ਨੂੰ ਬੰਦ ਕਰਨਾ ਸਿਲੈੱਕਟ ਕਰੋ ।ਰਿਕਾਰਡਿੰਗ ਦੌਰਾਨ ਕਿਰਿਆਵਾਂ ਦੀ ਪੂਰਤੀ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਮੈਕਰੋ ਦੀ ਰਿਕਾਰਡਿੰਗ ਨੂੰ ਬੰਦ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ।
Computer Guide for Class 9 PSEB ਐੱਮ. ਐੱਸ. ਐਕਸੈੱਲ (ਭਾਗ-2) Textbook Questions and Answers
1. ਖ਼ਾਲੀ ਥਾਂਵਾਂ ਭਰੋ
1. ……………. ਚਾਰਟ ਵਿੰਡੋ ਦੇ ਅੰਦਰ ਸਭ ਕੁਝ ਰੱਖਦਾ ਹੈ ।
(a) ਡਾਟਾ ਮਾਰਕਰ
(b) ਐਕਸਿਜ਼
(c) ਚਾਰਟ ਏਰੀਆ
(d) ਇਨ੍ਹਾਂ ਵਿਚੋਂ ਕੋਈ ਨਹੀਂ ।
ਉੱਤਰ – (c) ਚਾਰਟ ਏਰੀਆ
2. …………………… ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕੁਝ ਖ਼ਾਸ ਨਿਯਮ ਬਣਾਉਣ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦੀ ਹੈ ।
(a) ਡਾਟਾ ਵੈਲੀਡੇਸ਼ਨ
(b) ਪਾਇਵਟ ਟੇਬਲ
(c) ਚਾਰਟ
(d) ਇਨ੍ਹਾਂ ਵਿਚੋਂ ਕੋਈ ਨਹੀਂ ।
ਉੱਤਰ – (a) ਡਾਟਾ ਵੈਲੀਡੇਸ਼ਨ
3. ਐਕਸੈੱਲ ਵਿੱਚ ………………….. ਤੁਹਾਨੂੰ ਵੱਖਰੇ-ਵੱਖਰੇ ਸਨੈਰਿਓ ਵਰਤਣ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ।
(a) ਡਾਟਾ ਵੈਲੀਡੇਸ਼ਨ
(b) ਪਾਇਵਟ ਟੇਬਲ
(c) ਚਾਰਟ
(d) What if analysis.
ਉੱਤਰ – (d) What if analysis.
4. ਤੁਸੀਂ ਵਰਕ-ਸ਼ੀਟ ਦੀ ਵਿੰਡੋ ਨੂੰ ……………………. ਕਰਕੇ ਦੋ ਵੱਖੋ-ਵੱਖਰੇ ਪੇਨਾਂ ਵਿੱਚ ਵੰਡ ਸਕਦੇ ਹੋ ।
(a) ਹਾਈਡ
(b) ਸਪਲਿਟ
(c) ਅਰੇਂਜ਼
(d) ਇਨ੍ਹਾਂ ਵਿਚੋਂ ਕੋਈ ਨਹੀਂ ।
ਉੱਤਰ – (b) ਸਪਲਿਟ
5. ………………… ਦੀ ਮਦਦ ਕਰਕੇ ਤੁਸੀਂ ਸਕਰੋਲ ਕਰਦੇ ਹੋਏ ਰੋਅਜ਼ ਅਤੇ ਕਾਲਮ ਨੂੰ ਦੇਖ ਸਕਦੇ ਹੋ ।
(a) ਹਾਈਡ
(b) ਸਪਲਿਟ
(c) ਅਰੇਂਜ਼
(d) ਫ਼ਰੀਜ਼ ਪੇਨਜ਼
ਉੱਤਰ – (d) ਫ਼ਰੀਜ਼ ਪੇਨਜ਼
6. ……………………. ਕਮਾਂਡਾਂ ਦਾ ਸਮੂਹ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਿਸ ਨੂੰ ਤੁਸੀਂ ਰਨ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ ।
(a) Goal seek
(b) ਮੈਕਰੋ
(c) What if analysis
(d) ਇਨ੍ਹਾਂ ਵਿਚੋਂ ਕੋਈ ਨਹੀਂ ।
ਉੱਤਰ – (b) ਮੈਕਰੋ
2. ਛੋਟੇ ਉੱਤਰਾਂ ਵਾਲੇ ਪ੍ਰਸ਼ਨ
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 1. ਐਕਸੈੱਲ ਵਿੱਚ ਚਾਰਟ ਕੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ?
ਉੱਤਰ—ਚਾਰਟ ਡਾਟੇ ਨੂੰ ਦਰਸਾਉਣ ਦਾ ਇਕ ਢੰਗ ਹੈ । ਇਸ ਰਾਹੀਂ ਡਾਟੇ ਨੂੰ ਨੰਬਰਾਂ ਦੇ ਸਥਾਨ ਤੇ ਗ੍ਰਾਫ਼ੀਕਲ ਰੂਪ ਵਿਚ ਦਰਸਾਇਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ । ਇਸ ਨਾਲ ਡਾਟੇ ਨੂੰ ਸਮਝਣਾ ਕਾਫ਼ੀ ਆਸਾਨ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ।
ਐਕਸੈੱਲ ਵਿਚ ਕਈ ਪ੍ਰਕਾਰ ਦੇ ਚਾਰਟ ਉਪਲੱਬਧ ਹਨ; ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਪਾਈ ਚਾਰਟ, ਕਾਲਮ ਚਾਰਟ, ਲਾਈਨ ਚਾਰਟ, ਬਾਰ ਚਾਰਟ, ਏਰੀਆ ਚਾਰਟ, ਸੈਕਟਰ ਚਾਰਟ ਆਦਿ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 2. ਐਕਸੈੱਲ ਵਿਚ ਚਾਰਟ ਦੀਆਂ ਕਿਸਮਾਂ ਲਿਖੋ ।
ਉੱਤਰ-ਐਕਸੈੱਲ ਵਿਚ ਚਾਰਟ ਦੀਆਂ ਹੇਠ ਲਿਖੀਆਂ ਕਿਸਮਾਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ :
1. ਪਾਈ ਚਾਰਟ
2. ਕਾਲਮ ਚਾਰਟ
3. ਲਾਈਨ ਚਾਰਟ
4. ਬਾਰ ਚਾਰਟ
5. ਏਰੀਆ ਚਾਰਟ
6. ਸੈਕਟਰ ਚਾਰਟ
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 3. ਪਾਇਵਟ ਟੇਬਲ ਕੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ?
ਉੱਤਰ-ਪਾਇਵਟ ਟੇਬਲ ਡਾਟੇ ਦੇ ਪ੍ਰਬੰਧ ਕਰਨ ਦਾ ਇੱਕ ਤਰੀਕਾ ਹੈ । ਇਸ ਨਾਲ ਡਾਟੇ ਨੂੰ ਇਕ ਵਧੀਆ ਅਤੇ ਆਸਾਨ ਢੰਗ ਨਾਲ ਦਰਸਾਇਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ । ਇਸ ਦੀ ਮਦਦ ਨਾਲ ਡਾਟੇ ਨੂੰ ਕਈ ਤਰੀਕਿਆਂ ਨਾਲ ਬਦਲਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ । ਇਸ ਦੀ ਮਦਦ ਨਾਲ ਵੱਡੀਆਂ ਅਤੇ ਜਟਿਲ ਗਣਨਾਵਾਂ ਕੀਤੀਆਂ ਜਾ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 4. ਡਾਟਾ ਟੂਲਜ਼ ਕੀ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ?
ਉੱਤਰ—ਡਾਟਾ ਟੂਲਜ਼ ਉਹ ਟੂਲਜ਼ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਮਦਦ ਨਾਲ ਡਾਟੇ ਨੂੰ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਬਦਲਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ । ਇਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਨਾਲ ਡਾਟੇ ਨੂੰ ਐਕਸਟਰੈਕਟ ਜਾਂ ਜੋੜਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ । ਇਸ ਨਾਲ ਸਮੇਂ ਦੀ ਕਾਫ਼ੀ ਬੱਚਤ ਕੀਤੀ ਜਾ ਸਕਦੀ ਹੈ ।
ਕੁਝ ਡਾਟਾ ਟੂਲਜ਼ ਹੇਠ ਲਿਖੇ ਅਨੁਸਾਰ ਹਨ—
1. ਟੈਕਸਟ ਟੂ ਕਾਲਮ ਕਨਵਰਟ ਕਰਨਾ
2. ਡਾਟ ਵੈਲੀਡੇਸ਼ਨ
3. What if Analysis.
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 5. What if analysis ਕੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ?
ਉੱਤਰ—What if analysis ਨਤੀਜੇ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਬਾਕੀ ਡਾਟਾ ਮੁੱਲਾਂ ਨੂੰ ਬਦਲਣ ਦਾ ਇਕ ਤਰੀਕਾ ਹੈ । What if analysis ਫਾਰਮੂਲਿਆਂ ਲਈ ਵੱਖੋ-ਵੱਖ ਕੀਮਤਾਂ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਨ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦਾ ਹੈ । ਇਸ ਦੇ ਨਾਲ ਹੀ ਇਹ ਸਪਰੈਡ ਸ਼ੀਟ ਵਿਚ ਕੀਮਤਾਂ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਨ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਕੀਮਤਾਂ ਬਦਲੇ ਬਿਨਾਂ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਕੀਮਤਾਂ ਨੂੰ ਐਕਸਪਲੋਰ ਕਰਨ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 6, Goal Seek ਕੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ?
ਉੱਤਰ—Goal Seek What if analysis ਦਾ ਹੀ ਹਿੱਸਾ ਹੈ । ਇਹ ਯੂਜ਼ਰ ਨੂੰ ਆਪਣੀ ਪਸੰਦ ਅਨੁਸਾਰ ਨਤੀਜਾ ਹਾਸਿਲ ਕਰਨ ਲਈ ਸੰਭਵ ਕੀਮਤ ਨੂੰ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰਨ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 7. ਮੈਕਰੋ ਕੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ?
ਉੱਤਰ—ਮੈਕਰੋ ਵਾਰ-ਵਾਰ ਕੀਤੇ ਜਾਣ ਵਾਲੇ ਕੰਮਾਂ ਨੂੰ ਕੋਡ ਦੇ ਰੂਪ ਵਿਚ ਸੰਭਾਲ ਕੇ ਰੱਖਣ ਦਾ ਤਰੀਕਾ ਹੈ । ਮੈਕਰੋ ਵਿਚ ਲੜੀਵਾਰ ਕਮਾਂਡਾਂ ਸਟੋਰ ਕੀਤੀਆਂ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ ਅਤੇ ਇਸ ਨੂੰ ਕਿਸੇ ਨਾਮ ਨਾਲ ਸੇਵ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਭਵਿੱਖ ਵਿਚ ਆਪਣੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਅਨੁਸਾਰ ਕਦੇ ਵੀ ਵਰਤਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ । ਇਹ ਸਾਡੇ ਕੰਮ ਨੂੰ ਜਲਦੀ ਕਰਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਸਾਡਾ ਸਮਾਂ ਬਚਾਉਂਦੇ ਹਨ ।
3. ਵੱਡੇ ਉੱਤਰਾਂ ਵਾਲੇ ਪ੍ਰਸ਼ਨ
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 1. ਚਾਰਟ ਕੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ? ਐੱਮ. ਐੱਸ. ਐਕਸੈੱਲ ਵਿਚ ਚਾਰਟ ਬਣਾਉਣ ਦੇ ਪੜਾਅ ਲਿਖੋ ।
ਉੱਤਰ—ਚਾਰਟ ਡਾਟੇ ਨੂੰ ਗ੍ਰਾਫ਼ਿਕਸ (Graphics) ਰੂਪ ਵਿਚ ਦਿਖਾਉਣ ਦਾ ਇਕ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਤਰੀਕਾ ਹੈ । ਚਾਰਟ ਰਾਹੀਂ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਕੀਮਤਾਂ ਦੀ ਤੁਲਨਾ (Comparison) ਕਰਨਾ, ਸੰਬੰਧ ਬਣਾਉਣਾ ਆਦਿ ਬਹੁਤ ਆਸਾਨ ਹੁੰਦਾ ਹੈ । ਚਾਰਟ ਸੂਚਨਾ ਦਾ ਬਹੁਤ ਹੀ ਸ਼ੁੱਧ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਵਿਸ਼ਲੇਸ਼ਣ (Analysis) ਕਰਦੇ ਹਨ ।
ਚਾਰਟ ਬਣਾਉਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਵਰਕਸ਼ੀਟ ਵਿਚ ਡਾਟਾ ਭਰ ਲੈਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ । ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਚਾਰਟ ਬਣਾ ਲੈਂਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਡਾਟਾ ਇਕ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਵਿੰਡੋ ਵਿਚ ਨਜ਼ਰ ਆਉਂਦਾ ਹੈ ਜਿਸ ਨੂੰ ਡਾਟਾਸ਼ੀਟ (Datasheet) ਕਿਹਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ । ਕਿਸੇ ਡਾਟੇ ਵਿਚ ਤਬਦੀਲੀ ਕਰਨ ਉਪਰੰਤ ਚਾਰਟ ਆਪਣੇ ਆਪ ਬਦਲ ਜਾਂਦੇ ਹਨ । ਚਾਰਟ ਦੀਆਂ ਕੁੱਝ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਕਿਸਮਾਂ ਹੇਠ ਲਿਖੀਆਂ ਹਨ—
1. ਕਾਲਮਜ਼ (Columns) ਚਾਰਟ
2. ਬਾਰ (Bar) ਚਾਰਟ
3. ਲਾਈਨ (Line) ਚਾਰਟ
4. ਪਾਈ (Pie) ਚਾਰਟ
5. ਸਕੈਟਰ (Scatter) ਚਾਰਟ
6. ਏਰੀਆ (Area) ਚਾਰਟ
7. ਸਰਫੇਸ (Surface) ਚਾਰਟ
ਚਾਰਟ ਵਿਜ਼ਰਡ (Wizard) ਰਾਹੀਂ ਬਹੁਤ ਹੀ ਸੌਖੇ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਚਾਰਟ ਬਣਾਇਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਚਾਰਟ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਅੱਗੇ ਲਿਖੇ ਸਟੈੱਪ ਵਰਤੋਂ ।
1. ਇਕ ਨਵੀਂ ਵਰਕਸ਼ੀਟ ਬਣਾਓ ।
2. ਚਾਰਟ ਲਈ ਜਿਹੜੇ ਡਾਟੇ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨੀ ਹੈ, ਉਸ ਦੀ ਰੇਂਜ ਸਿਲੈਕਟ ਕਰੋ ।
3. ਸਟੈਂਡਰਡ ਟੂਲ ਬਾਰ ਤੋਂ ਚਾਰਟ ਵਿਜ਼ਾਰਡ ਬਟਨ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
4. Chart Type ਬਾਕਸ ਵਿਚੋਂ ਚਾਰਟ ਦੀ ਕਿਸਮ ਸਿਲੈਕਟ ਕਰੋ ।
5. Chart Sub-type ਬਾਕਸ ਵਿਚੋਂ ਚਾਰਟ ਦੀ ਉਪ ਕਿਸਮ (Sub-type) ਸਿਲੈਕਟ ਕਰੋ ।
6. Next ਬਟਨ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
7. ਚਾਰਟ ਵਿਜ਼ਾਰਡ ਦਾ ਅਗਲਾ ਡਾਟਾ ਸੋਰਸ ਡਾਇਲਾਗ ਬਾਕਸ ਖੁੱਲ੍ਹੇਗਾ । ਇਸ ਵਿਚ ਡਾਟਾ ਦੀ ਰੇਂਜ ਨਜ਼ਰ ਆਉਂਦੀ ਹੈ । ਤੁਸੀਂ ਰੇਂਜ ਬਦਲ ਵੀ ਸਕਦੇ ਹੋ ।
8. Columns ਆਪਸ਼ਨ ਬਟਨ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ l Next ਬਟਨ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
9. ਅਗਲਾ ਚਾਰਟ ਆਪਸ਼ਨ ਨਾਮਕ ਡਾਇਲਾਗ ਬਾਕਸ ਖੁੱਲ੍ਹੇਗਾ ।
10. Titles ਟੈਬ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ । Chart Title ਵਾਲੇ ਖਾਨੇ ਵਿਚ Result ਟਾਈਪ ਕਰੋ । ਇਸੇ ਤਰ੍ਹਾਂ Marks ਅਤੇ Names X ਐਕਸਿਜ ਅਤੇ Y ਐਕਸਿਜ ਵਾਲੇ ਖਾਨਿਆਂ ਵਿਚ ਭਰੋ ।
11. Next ਬਟਨ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
12. ਨਵਾਂ ਚਾਰਟ ਲੋਕੇਸ਼ਨ ਨਾਮਕ ਡਾਇਲਾਗ ਬਾਕਸ ਖੁੱਲ੍ਹੇਗਾ ।
13. As Object in ਨਾਮਕ ਆਪਸ਼ਨ ਬਟਨ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ਅਤੇ Finish ਬਟਨ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰ ਦੇਵੋ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 2. ਚਾਰਟ ਦੇ ਐਲੀਮੈਂਟ ਲਿਖੋ ।
ਉੱਤਰ—ਚਾਰਟ ਦੇ ਮੁੱਖ ਤੱਤ (ਐਲੀਮੈਂਟ) ਹੇਠ ਲਿਖੇ ਅਨੁਸਾਰ ਹਨ :
- ਚਾਰਟ ਏਰੀਆ—ਇਹ ਚਾਰਟ ਵਿੰਡੋ ਦੇ ਅੰਦਰ ਚਾਰਟ ਦਾ ਸਾਰਾ ਹਿੱਸਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ।
- ਡਾਟਾ ਮਾਰਕਰ—ਇਹ ਚਾਰਟ ਦੇ ਉੱਪਰ ਇੱਕ ਸਿੰਬਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜੋ ਕਿ ਵਰਕ-ਸ਼ੀਟ ਦੀ ਇੱਕ ਸਿੰਗਲ ਕੀਮਤ ਨੂੰ ਡਿਸਪਲੇਅ ਕਰਦਾ ਹੈ । ਬਾਰ ਚਾਰਟ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਡਾਟਾ ਮਾਰਕਰ (ਜਾਂ ਡਾਟਾ ਪੁਆਇੰਟ) ਇੱਕ ਬਾਰ, ਪਾਈ ਚਾਰਟ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਪਾਈ ਜਾਂ ਲਾਈਨ ਚਾਰਟ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਲਾਈਨ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ । ਇੱਕ ਸਮਾਨ ਸ਼ੇਪ ਜਾਂ ਪੈਟਰਨ ਵਾਲੇ ਡਾਟਾ ਮਾਰਕਰ, ਚਾਰਟ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਸਿੰਗਲ ਡਾਟਾ ਸੀਰੀਜ਼ ਨੂੰ ਪ੍ਰਦਰਸ਼ਿਤ ਕਰਦੇ ਹਨ ।
- ਡਾਟਾ ਸੀਰੀਜ਼—ਇੱਕ ਰੋਅ ਜਾਂ ਕਾਲਮ ਦੇ ਨੰਬਰ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਚਾਰਟ ਵਿੱਚ ਪਲੋਟ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਨੂੰ ਡਾਟਾ ਸੀਰੀਜ਼ ਕਿਹਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਇੱਕ ਚਾਰਟ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਜਾਂ ਇੱਕ ਤੋਂ ਜ਼ਿਆਦਾ ਡਾਟਾ ਸੀਰੀਜ਼ ਹੋ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ ।
- ਐਕਸਿਸ—ਇੱਕ ਲਾਈਨ ਜੋ ਕਿ ਚਾਰਟ ਵਿੱਚ ਡਾਟਾ ਪਲੋਟ ਕਰਨ ਲਈ ਮੁੱਖ ਰੈਫ਼ਰੈਂਸ ਦੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਹੁੰਦੀ ਹੈ । ਦੋ ਆਯਾਮੀ ਚਾਰਟ ਵਿੱਚ ਦੋ ਐਕਸਿਸ ਹੁੰਦੇ ਹਨ—X-axis (horizontal/category) y-axis (vertical/value).
- 5. ਟਿੱਕ ਮਾਰਕ—ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਲਾਈਨ ਜੋ ਕਿ axis ਨੂੰ ਕੱਟਦੀ ਹੈ । ਇੱਕ ਟਿੱਕ ਮਾਰਕ, ਇੱਕ ਕੈਟਾਗਰੀ ਸਕੇਲ ਜਾਂ ਚਾਰਟ, ਡਾਟਾ ਸੀਰੀਜ਼ ਨੂੰ ਪ੍ਰਦਰਸ਼ਿਤ ਕਰਦੀ ਹੈ । ਇੱਕ ਟਿੱਕ ਮਾਰਕ ਦੇ ਨਾਲ ਇੱਕ ਲੇਬਲ ਅਟੈਚ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ ।
- ਪਲੋਟ ਏਰੀਆ—ਇਹ ਉਹ ਖੇਤਰ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਐਕਸਿਸ, ਡਾਟਾ ਪੁਆਇੰਟਸ ਨੂੰ ਪ੍ਰਦਰਸ਼ਿਤ ਕਰਦੇ ਸਾਰੇ ਮਾਰਕਰ ਸਮੇਤ ਤੁਹਾਡੇ ਡਾਟਾ ਨੂੰ ਪਲੋਟ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ।
- ਗਰਿੱਡ ਲਾਈਨਜ਼—ਇਹ ਗਰਿੱਡ ਨੂੰ ਪ੍ਰਦਰਸ਼ਿਤ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ । ਇਹ ਆਪਸ਼ਨਲ ਲਾਈਨਾਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ ਜੋ ਕਿ ਇੱਕ ਮਾਰਕ ਤੋਂ ਹੋ ਕੇ ਪਲਾਟ ਖੇਤਰ ਨੂੰ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ ।
- ਚਾਰਟ ਟੈਕਸਟ—ਇੱਕ ਲੇਬਲ ਜਾਂ ਟਾਈਟਲ ਜਿਸ ਨੂੰ ਤੁਸੀਂ ਚਾਰਟ ਨਾਲ ਜੋੜਦੇ ਹੋ । ਜੋੜਿਆ ਹੋਇਆ ਟੈਕਟਸਟ ਇੱਕ ਟਾਈਟਲ ਜਾਂ ਲੇਬਲ ਜੋ ਕਿ axis ਨਾਲ ਲਿੰਕ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਚਾਰਟ ਟਾਇਟਲ ।
- ਲਿਜੈਂਡ—ਚਾਰਟ ਡਾਟਾ ਸੀਰੀਜ਼ ਦੇ ਮਾਰਕਰ ਨਾਲ ਸੰਬੰਧਿਤ ਚਿੰਨ੍ਹ ਜਾਂ ਰੰਗ ਅਤੇ ਪੈਟਰਨ ਨੂੰ ਅਡੈਂਟੀਫਾਈ ਕਰਨ ਵਾਲੀ ਕੀਅ ਨੂੰ ਲਿਜੇਂਡ ਕਿਹਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 3. Convert Text to Columns ਕੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ? Convert Text to Columns ਦੇ ਪੜਾਅ ਲਿਖੋ |
ਉੱਤਰ—ਟੈਕਸਟ ਟੂ ਕਾਲਮ ਕਨਵਰਟ ਕਰਨਾ-ਐਕਸਲ ਦੇ ਇੱਕ ਸੈੱਲ ਵਿੱਚ ਲਿਖੇ ਡਾਟੇ ਨੂੰ ਵੱਖਰੇ ਕਾਲਮ ਵਿੱਚ ਲਿਖਣ ਲਈ ‘Convert Text to Columns Wizard’ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ । ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ ਤੁਸੀਂ ਪੂਰੇ ਨਾਮਾਂ ਦੀ ਲਿਖੀ ਹੋਈ ਇੱਕ ਲਿਸਟ ਵਿਚੋਂ ਆਖਰੀ ਅਤੇ ਪਹਿਲੇ ਨਾਮ ਨੂੰ ਵੱਖ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਇਸ ਲਈ ਅਜਿਹਾ ਕਰਨ ਲਈ ਹੇਠ ਲਿਖੇ ਪੜਾਅ ਹਨ :
1. ਵਰਕ-ਸ਼ੀਟ ਵਿੱਚ ਡਾਟਾ ਟਾਈਪ ਕਰੋ ।
2. ਪੂਰੇ ਨਾਮਾਂ ਦੀ ਰੇਂਜ ਨੂੰ ਸਿਲੈਕਟ ਕਰੋ ।
3. ਡਾਟਾ ਟੈਬ ਤੋਂ Text to Columns ’ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
ਇਕ ਡਾਇਲਾਗ-ਬਾਕਸ ਨਜ਼ਰ ਆਵੇਗਾ ।
4. Delimited ਦੀ ਚੋਣ ਕਰੋ ਅਤੇ Next ’ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
5. Delimiters ਦੇ ਹੇਠਾਂ ਕੌਮਾ ਅਤੇ ਸਪੇਸ ਚੈੱਕ ਬਾਕਸ ਛੱਡ ਕੇ ਬਾਕੀ ਸਾਰੇ ਬਾਕਸ ਕਲੀਅਰ ਕਰ ਦੇਵੋ |
6. Finish ’ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 4. Data Validation ਕੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ? Data Validation ਨਿਯਮ ਕਿਵੇਂ ਬਣਾਇਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ?
ਉੱਤਰ- ਐਕਸੈੱਲ ਵਿੱਚ ਡਾਟਾ ਵੈਲੀਡੇਸ਼ਨ ਇੱਕ ਅਜਿਹੀ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ ਹੈ ਜਿਸ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਖ਼ਾਸ ਨਿਯਮ ਨੂੰ ਸੈੱਟਅਪ ਕਰਨ ਵਾਸਤੇ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ । ਜੋ ਇਹ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰਦੇ ਹਨ ਕਿ ਇੱਕ ਸੈੱਲ ਵਿੱਚ ਕੀ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰਨਾ ਹੈ ।
ਡਾਟਾ ਵੈਲੀਡੇਸ਼ਨ ਰੂਲ ਕ੍ਰੀਏਟ ਕਰਨਾ
ਡਾਟਾ ਵੈਲੀਡੇਸ਼ਨ ਰੂਲ ਕ੍ਰੀਏਟ ਕਰਨ ਦੇ ਹੇਠਾਂ ਲਿਖੇ ਪੜਾਅ ਹਨ :–
1. ਸੈੱਲ ਨੂੰ ਸਿਲੈਕਟ ਕਰੋ ।
2. Data ਟੈਬ ਤੋਂ Data Validation ’ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
Settings ਟੈਬ ਤੋਂ ਹੇਠਾਂ ਲਿਖੇ ਅਨੁਸਾਰ ਕਰੋ:
3. Allow ਲਿਸਟ ਵਿੱਚੋਂ Whole number ’ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
4. Data ਲਿਸਟ ਵਿੱਚ between ’ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
5. Minimum ਅਤੇ Maximum ਕੀਮਤਾਂ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰੋ ।
ਇਨਪੁੱਟ ਸੰਦੇਸ਼
ਇਨਪੁੱਟ ਸੰਦੇਸ਼ ਉਸ ਸਮੇਂ ਦਿਖਾਈ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਯੂਜ਼ਰ ਸੈੱਲ ਨੂੰ ਸਿਲੈੱਕਟ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਯੂਜ਼ਰ ਨੂੰ ਇਹ ਦੱਸਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕੀ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰਨਾ ਹੈ ?
Input Message ਟੈਬ ਤੋਂ ਹੇਠਾਂ ਲਿਖੇ ਅਨੁਸਾਰ ਕਰੋ :
1. ‘Show input message when cell is selected’ ‘ਤੇ ਚੈੱਕ ਕਰੋ ।
2. ਇੱਕ ਟਾਈਟਲ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰੋ ।
3. ਇਨਪੱਟ ਮੈਸੇਜ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰੋ।
ਗ਼ਲਤੀ ਦਾ ਐਲਰਟ :
ਜੇਕਰ ਯੂਜ਼ਰ ਇਨਪੁੱਟ ਸੰਦੇਸ਼ ਨੂੰ ਇਗਨੋਰ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਇੱਕ ਇਨਵੈਲਿਡ ਨੰਬਰ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਉਸ ਨੂੰ ਗ਼ਲਤੀ ਦਾ ਸੰਦੇਸ਼ ਦਿਖਾ ਸਕਦੇ ਹੋ ਇਸ ਦੇ ਹੇਠਾਂ ਲਿਖੇ ਪੜਾਅ ਹਨ : Error Alert ਟੈਬ ‘ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ । ਇਕ ਡਾਇਲਾਗ-ਬਾਕਸ ਨਜ਼ਰ ਆਵੇਗਾ ।
1. ‘Show error alert invalid data is entered’ ਚੈੱਕ ਕਰੋ ।
2. ਟਾਈਟਲ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰੋ ।
3. ਗ਼ਲਤੀ ਲਈ ਸੰਦੇਸ਼ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰੋ; ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਚਿੱਤਰ ਵਿੱਚ ਦਿਖਾਇਆ ਗਿਆ ਹੈ ।
4. OK ‘ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 5. Protection ਕੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ? ਕਿਸੀ ਵਰਕ-ਸ਼ੀਟ ਨੂੰ ਪ੍ਰੋਟੈਕਟ ਕਰਨ ਦੇ ਪੜਾਅ ਲਿਖੋ ।
ਉੱਤਰ-ਆਮ ਭਾਸ਼ਾ ਵਿੱਚ ਪ੍ਰੋਟੈਕਸ਼ਨ ਤੋਂ ਭਾਵ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਆਪਣੇ ਸਮਾਨ ਨੂੰ ਕਿਸੇ ਅਣ-ਅਧਿਕਾਰਿਤ ਵਿਅਕਤੀ ਵੱਲੋਂ ਗਲਤ-ਵਰਤੋਂ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਚਾਉਣਾ । ਐਕਸਲ ਵਿੱਚ ਵੀ ਅਸੀਂ ਆਪਣੀ ਵਰਕ-ਬੁੱਕ/ ਵਰਕ-ਸ਼ੀਟ ਨੂੰ ਕਿਸੇ ਅਣ-ਅਧਿਕਾਰਿਤ ਵਿਅਕਤੀ ਵੱਲੋਂ ਗਲਤ-ਵਰਤੋਂ ਕਰਨ ਤੋਂ ਰੋਕਣ ਲਈ ਪ੍ਰੋਟੈੱਕਟ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਾਂ |
ਵਰਕ-ਸ਼ੀਟ ਨੂੰ ਪ੍ਰੋਟੈਕਟ ਕਰਨਾ
ਕਿਸੇ ਸੰਗਠਨ ਵਿੱਚ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਸਮੇਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਆਪਣੇ ਕੰਮ ਨੂੰ ਦੁਰਵਰਤੋਂ ਤੋਂ ਬਚਾਉਣ ਲਈ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਰੱਖਣ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਪੈਂਦੀ ਹੈ । ਤੁਹਾਡਾ ਡਾਟਾ ਕਿਸੇ ਵੱਲੋਂ ਛੇੜਿਆ ਜਾਂ ਗ਼ਲਤ ਵਰਤਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ । ਇਸ ਲਈ ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੀ ਫ਼ਾਈਲ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਯੂਜ਼ਰ ਨਾਲ ਸ਼ੇਅਰ ਕਰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਇਸ ਨੂੰ ਛੇੜਖਾਨੀ ਤੋਂ ਬਚਾਉਣ ਲਈ ਪ੍ਰੋਟੈਕਟ ਕਰਨ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਪੈਂਦੀ ਹੈ ।
ਵਰਕ-ਸ਼ੀਟ ਨੂੰ ਪ੍ਰੋਟੈਕਟ ਕਰਨ ਦੇ ਪੜਾਅ
1. ਵਰਕ-ਸ਼ੀਟ ਟੈਬ ‘ਤੇ ਰਾਈਟ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ਜਾਂ Review ਟੈਬ ‘ਤੇ ਜਾਉ ।
2. Protect Sheet ’ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
3. ਵਰਕ-ਸ਼ੀਟ ‘ਤੇ ਯੂਜ਼ਰ ਨੂੰ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਕੰਮਾਂ ਲਈ ਕਿਰਿਆਵਾਂ ਦੀ ਚੋਣ ਕਰੋ ।
4. ਪਾਸਵਰਡ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰੋ ।
5. OK ‘ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਕੋਈ ਵੀ ਐਕਸ਼ਨ ਚੈੱਕ ਨਹੀਂ ਕਰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਯੂਜ਼ਰ ਕੇਵਲ ਐਕਸੈੱਲ ਫ਼ਾਈਲ ਨੂੰ ਦੇਖ ਸਕਦਾ ਹੈ ।
6. ਪਾਸਵਰਡ ਕਨਫ਼ਰਮ ਕਰੋ ਅਤੇ OK ‘ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
ਤੁਹਾਡੀ ਵਰਕ-ਸ਼ੀਟ ਹੁਣ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਹੈ । ਇੱਕ ਵਰਕ-ਸ਼ੀਟ ਨੂੰ ਅਸੁਰੱਖਿਅਤ ਕਰਨ ਲਈ ਵਰਕਸ਼ੀਟ ਟੈਬ ‘ਤੇ ਰਾਈਟ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ਅਤੇ Unprotect Sheet ‘ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 6. Split Worksheet ਕੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ? ਕਿਸੇ ਵਰਕਸ਼ੀਟ ਨੂੰ ਸਪਲਿਟ ਕਰਨ ਦੇ ਪੜਾਅ ਲਿਖੋ ।
ਉੱਤਰ-Split Worksheet ਦਾ ਅਰਥ ਹੈ ਐਕਸੈੱਲ ਦੀ ਵਰਕਸ਼ੀਟ ਨੂੰ ਦੋ ਭਾਗਾਂ ਵਿਚ ਵੰਡਣਾ । ਇਸ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਕੇ ਵੱਡੇ ਡਾਟੇ ਨੂੰ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਦੇਖਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ ।
ਵਰਕਸ਼ੀਟ ਨੂੰ Split ਕਰਨ ਦੇ ਪੜਾਅ
1. ਵਰਟੀਕਲ ਸਕਰੋਲ ਬਾਰ ਦੇ ਉਪਰਲੇ ਪਾਸੇ ਨਜ਼ਰ ਆਉਂਦੇ ਸਪਲਿਟ ਬਾਕਸ ’ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
2. ਵਿੰਡੋ ਨੂੰ ਸਪਲਿਟ ਕਰਨ ਲਈ ਇਸ ਨੂੰ ਹੇਠਾਂ ਵੱਲ ਡਰੈਗ ਕਰੋ ।
3. ਨਜ਼ਰ ਆ ਰਹੀਆਂ ਦੋ ਵਰਟੀਕਲ ਸਕਰੋਲ ਬਾਰ ਨੂੰ ਨੋਟ ਕਰੋ । ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਅਨੁਸਾਰ ਸਪਲਿਟ ਬਾਰ ਨੂੰ ਨੀਚੇ ਜਾਂ ਉੱਪਰ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ ।
4. ਸਪਲਿਟ ਨੂੰ ਹਟਾਉਣ ਲਈ ਦੋਹਾਂ ਪੇਨਾਂ ਵਿਚਕਾਰ ਨਜ਼ਰ ਆ ਰਹੀ ਹੋਰੀਜੋਨਟਲ ਬਾਰ ‘ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ਜਾਂ ਇਸ ਨੂੰ ਉੱਪਰ ਵੱਲ ਨੂੰ ਡਰੈਗ ਕਰੋ |
ਇਸ ਤਰੀਕੇ ਰਾਹੀਂ ਤੁਸੀਂ ਸਪਲਿਟ ਬਾਕਸ ਨੂੰ ਵਰਤ ਕੇ ਆਪਣੀ ਵਿੰਡੋ ਨੂੰ 4 ਪੇਨਾਂ ਵਿੱਚ ਵੀ ਵੰਡ ਸਕਦੇ ਹੋ।
PSEB 8th Class Computer Guide ਐੱਮ. ਐੱਸ. ਐਕਸੈੱਲ (ਭਾਗ-2) Important Questions and Answers
1. ਖ਼ਾਲੀ ਥਾਂਵਾਂ ਭਰੋ
1. ………………. ਦਾ ਅਰਥ ਹੈ ਕਿਸੇ ਆਬਜੈਕਟ ਨੂੰ ਸਥਿਰ ਕਰਨਾ ।
(a) Hide
(b) View
(c) Freeze
(d) Pivot.
ਉੱਤਰ− (c) Freeze
2. ………………… ਲੜੀਵਾਰ ਕਮਾਂਡਾਂ ਨੂੰ ਸਟੋਰ ਕਰਦਾ ਹੈ ।
(a) Pivot
(b) Macro
(c) Tree
(d) Record.
ਉੱਤਰ− (b) Macro
2. ਛੋਟੇ ਉੱਤਰਾਂ ਵਾਲੇ ਪ੍ਰਸ਼ਨ—
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 1. ਚਾਰਟ ਕੀ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ?
ਉੱਤਰ—ਚਾਰਟ ਡਾਟੇ ਨੂੰ ਗ੍ਰਾਫਿਕਸ ਰੂਪ ਵਿਚ ਪੇਸ਼ ਕਰਨ ਦਾ ਇਕ ਮਾਧਿਅਮ ਹਨ । ਇਨ੍ਹਾਂ ਵਿਚ ਡਾਟੇ ਨੂੰ ਅਲੱਗ-ਅਲੱਗ ਰੂਪਾਂ ਤੇ ਰੰਗਾਂ ਵਿਚ ਪੇਸ਼ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ । ਚਾਰਟ ਕਈ ਪ੍ਰਕਾਰ ਦੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 2. ਚਾਰਟ ਕਿੰਨੀ ਕਿਸਮ ਦੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ?
ਉੱਤਰ—ਚਾਰਟ ਕਈ ਪ੍ਰਕਾਰ ਦੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ । ਕੁਝ ਇਕ ਦੇ ਨਾਮ ਹੇਠਾਂ ਦਿੱਤੇ ਗਏ ਹਨ ।
1. ਕਾਲਮ ਚਾਰਟ
2. ਬਾਰ ਚਾਰਟ
3. ਲਾਈਨ ਚਾਰਟ
4. ਪਾਈ ਚਾਰਟ
5. ਸਕੈਟਰ ਚਾਰਟ
6. ਏਰੀਆ ਚਾਰਟ
7. ਸਰੋਫਸ ਚਾਰਟ
8. ਹਿਸਟੋਗਰਾਮ
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 3. ਚਾਰਟ ਦੇ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਭਾਗਾਂ ਦੇ ਨਾਮ ਲਿਖੋ ।
ਉੱਤਰ—ਚਾਰਟ ਦੇ ਹੇਠ ਲਿਖੇ ਭਾਗ ਹੁੰਦੇ ਹਨ –
1. ਚਾਰਟ ਖੇਤਰ
2. ਕੈਟਾਗਰੀ ਐਕਸਿਸ
3. ਵੈਲਯੂ ਐਕਸਿਸ
4. ਡਾਟਾ ਸੀਰੀਜ਼
5. ਕੈਟਾਗਰੀ ਨੇਮ
6. ਪਲੋਟ ਖੇਤਰ
7. ਲੇਜੈਂਡ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 4. ਫ਼ਰੀਜ਼ ਤੋਂ ਤੁਹਾਡਾ ਕੀ ਭਾਵ ਹੈ ?
ਉੱਤਰ—ਫ਼ਰੀਜ਼ ਤੋਂ ਭਾਵ ਹੈ ਕਿ ਕਿਸੇ ਆਬਜੈਕਟ ਨੂੰ ਸਥਿਰ ਕਰਨਾ ।ਐਕਸੈੱਲ ਵਿੱਚ ਫ਼ਰੀਜ਼ ਦਾ ਮਤਲਬ ਹੈ ਕਿ ਆਪਣੀ ਵਰਕ-ਸ਼ੀਟ ਦੇ ਰੋਅ/ਕਾਲਮ ਨੂੰ ਫ਼ਰੀਜ਼ ਕਰਨਾ ਤਾਂ ਜੋ ਵਰਕ-ਸ਼ੀਟ ਸਕਰੋਲ ਕਰਦੇ ਸਮੇਂ ਇਹ ਫਿਕਸ ਰਹਿਣ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 5. ਸਿੰਬਲ ਕੀ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ?
ਉੱਤਰ—ਕਈ ਵਾਰ ਤੁਹਾਨੂੰ ਵਰਕ-ਸ਼ੀਟ ਵਿੱਚ ਕੁੱਝ ਸਾਰਨੀਆਂ (Equations), ਚਿੰਨ੍ਹ ਅਤੇ ਸਪੈਸ਼ਲ ਕਰੈਕਟਰ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰਨ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਪੈਂਦੀ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਤੁਹਾਡੇ ਕੀਅ-ਬੋਰਡ ‘ਤੇ ਉਪਲੱਬਧ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੇ ਹਨ । ਐਕਸੈੱਲ ਵਰਕਸ਼ੀਟ ਦੇ ਸੈੱਲ ਵਿੱਚ ਚਿੰਨ੍ਹ, ਫੌਰਨ ਕਰੰਸੀ ਚਿੰਨ੍ਹ ਅਤੇ ਖ਼ਾਸ ਕਰੈਕਟਰ ਨੂੰ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰਨਾ ਆਸਾਨ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ । ਇਹ ਚਿੰਨ੍ਹ Symbol ਡਾਇਲਾਗ-ਬਾਕਸ ਵਿੱਚ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 6. Pivot ਟੇਬਲ ਕੀ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ?
ਉੱਤਰ—ਜਦੋਂ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਬਹੁਤ ਮਾਤਰਾ ਵਿੱਚ ਡਾਟਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਕਈ ਵਾਰ ਉਸਦਾ ਵਿਸ਼ਲੇਸ਼ਨ ਕਰਨਾ ਬਹੁਤ ਮੁਸ਼ਕਲ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ । Pivot Tables ਦੀ ਮਦਦ ਨਾਲ ਵਰਕ-ਸ਼ੀਟ ਦੇ ਡਾਟੇ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧ ਕਰਨਾ ਸੌਖਾ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ । ਤੁਸੀਂ ਡਾਟੇ ਦੀ ਸਮਰੀ ਤਿਆਰ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ । ਪਾਇਵਟ ਟੇਬਲ ਦੀ ਮਦਦ ਨਾਲ ਡਾਟੇ ਨੂੰ ਕਈ ਤਰੀਕਿਆਂ ਨਾਲ ਬਦਲਿਆ ਵੀ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ । ਵੱਡੀਆਂ ਅਤੇ ਜਟਿਲ ਵਰਕਸ਼ੀਟਾਂ ਵਿੱਚ ਗਣਨਾਵਾਂ ਕਰਨ ਲਈ Pivot Tables ਬੜੇ ਸਹਾਇਕ ਟੂਲ ਹੁੰਦੇ ਹਨ । ਤੁਸੀਂ ਇਸ ਨੂੰ ਛੋਟੀਆਂ ਸਪਰੈੱਡ-ਸ਼ੀਟ ਲਈ ਵੀ ਵਰਤ ਸਕਦੇ ਹੋ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 7. ਡਾਟਾ ਟੂਲਜ਼ ਕੀ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ?
ਉੱਤਰ—ਡਾਟਾ ਟੂਲਜ਼—ਮਾਈਕਰੋਸਾਫ਼ਟ ਐਕਸੈੱਲ ਵਿੱਚ ਡਾਟਾ ਟੂਲਜ਼ ਸਧਾਰਨ ਟੂਲ ਹਨ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਨਾਲ ਡਾਟਾ ਨੂੰ ਅਸਾਨੀ ਨਾਲ ਬਦਲਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ । ਇਨ੍ਹਾਂ ਵਿਚੋਂ ਕੁੱਝ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਡਾਟਾ ਨੂੰ ਐਕਸਟਰੈਕਟ ਕਰਨ ਜਾਂ ਜੋੜਨ ਵਿੱਚ ਅਤੇ ਹੋਰ ਗੁੰਝਲਦਾਰ ਗਣਨਾਵਾਂ ਕਰਨ ਲਈ ਲੱਗੇ ਸਮੇਂ ਵਿੱਚ ਬੱਚਤ ਕਰਨ ਲਈ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 8. ਰੋਅ/ਕਾਲਮ ਅਤੇ ਸ਼ੀਟ ਨੂੰ Unhide ਕਿਵੇਂ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ ?
ਉੱਤਰ—ਹਾਈਡ ਹੋਈ ਸ਼ੀਟਾਂ, ਰੋਅ ਅਤੇ ਕਾਲਮ ਨੂੰ ਵਾਪਸ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਲਈ Home Tab ਦੇ Cell ਗਰੁੱਪ ਦੇ Format ਬਟਨ ਨੂੰ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ਅਤੇ ਡਰਾਪ ਡਾਊਨ ਮੀਨੂੰ ਵਿਚੋਂ Hide & Unhide ਆਪਸ਼ਨ ਵਿਚੋਂ Unhide rows/Unhide columns/Unhide Sheet ’ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 9. ਲਾਈਨ ਚਾਰਟ ਬਣਾਉਣ ਦੇ ਪੜਾਅ ਲਿਖੋ l
ਉੱਤਰ-ਲਾਈਨ ਚਾਰਟ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਹੇਠਾਂ ਲਿਖੇ ਅਨੁਸਾਰ ਪੜਾਅ ਹਨ :-
1. ਵਰਕ-ਸ਼ੀਟ ਵਿੱਚ ਡਾਟਾ ਟਾਈਪ ਕਰੋ |
2. ਸੈੱਲ ਰੇਂਜ਼ ਸਿਲੈੱਕਟ ਕਰੋ A1 : C6
3. Insert ਟੈਬ ਦੇ Chart ਗਰੁੱਪ ਵਿੱਚੋਂ Line ਨੂੰ ਚੁਣੋ ਅਤੇ Line with Marker ਦੀ ਚੋਣ ਕਰੋ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 10. ਚਾਰਟ ਦੀ ਟਾਈਪ ਕਿਸ ਪ੍ਰਕਾਰ ਬਦਲੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ?
ਉੱਤਰ- ਅਸੀਂ ਇੱਕ ਚਾਰਟ ਟਾਈਪ ਨੂੰ ਕਿਸੇ ਵੀ ਸਮੇਂ ਅਸਾਨੀ ਨਾਲ ਬਦਲ ਸਕਦੇ ਹਾਂ । ਚਾਰਟ ਟਾਈਪ ਨੂੰ ਬਦਲਣ ਦੇ ਪੜਾਅ ਹੇਠ ਲਿਖੇ ਅਨੁਸਾਰ ਹਨ—
1. ਚਾਰਟ ਦੀ ਚੋਣ ਕਰੋ ।
2. Insert ਟੈਬ ਦੇ Chart ਗਰੁੱਪ ਵਿਚੋਂ Column ਨੂੰ ਚੁਣੋ ਅਤੇ Clustered Column ਦੀ ਚੋਣ ਕਰੋ l
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 11. ਚਾਰਟ ਵਿਚ ਰੋਅ/ਕਾਲਮ ਕਿਸ ਪ੍ਰਕਾਰ ਬਦਲੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ ?
ਉੱਤਰ-ਚਾਰਟ ਵਿੱਚ ਹੋਰੀਜ਼ੋਨਟਲ ਐਕਸੈੱਸ ਦੀ ਬਜਾਏ ਵਰਟੀਕਲ ਐਕਸੈੱਸ ਤੇ ਨਜ਼ਰ ਆਏ ਇਸ ਲਈ ਹੇਠਾਂ ਲਿਖੇ ਪੜਾਅ ਹਨ :–
1. ਚਾਰਟ ਦੀ ਚੋਣ ਕਰੋ । ਤੁਸੀਂ ਦੇਖੋਗੇ ਕਿ Chart Tools contextual ਟੈਬ ਐਕਟੀਵੇਟ ਹੋ ਗਈ ਹੈ l
2. Design tab ਉੱਤੇ Switch Row/Column ‘ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 12. ਚਾਰਟ ਵਿਚ ਟਾਈਟਲ ਕਿਸ ਪ੍ਰਕਾਰ ਜੋੜਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ?
ਉੱਤਰ—ਅਸੀਂ ਐਕਸੈੱਲ ਵਿੱਚ ਆਪਣੇ ਚਾਰਟ ਵਿੱਚ ਚਾਰਟ ਟਾਈਟਲ ਅਸਾਨੀ ਨਾਲ ਜੋੜ ਸਕਦੇ ਹਾਂ । ਇੱਕ ਚਾਰਟ ਟਾਈਟਲ ਜੋੜਨ ਲਈ ਹੇਠਾਂ ਲਿਖੇ ਪੜਾਅ ਹਨ :—
1. ਚਾਰਟ ਦੀ ਚੋਣ ਕਰੋ । ਤੁਸੀਂ ਦੇਖੋਗੇ ਕਿ Chart Tools Contextual ਟੈਬ ਐਕਟੀਵੇਟ ਹੋ ਗਈ ਹੈ ।
2. Layout tab ’ਤੇ Chart Title, Above Chart ’ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ |
3. ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਚਾਰਟ ਉੱਪਰ ਇੱਕ ਕੈਪਸ਼ਨ (ਚਾਰਟ ਟਾਈਟਲ) ਦੇਖੋਗੇ । ਆਪਣੀ ਪਸੰਦ ਅਨੁਸਾਰ ਟਾਈਟਲ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰੋ |
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 13. ਵੱਖਰਾ Scenario ਕਿਵੇਂ ਤਿਆਰ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ?
ਉੱਤਰ-Data ਟੈਬ ਤੇ What if Analysis ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ਅਤੇ ਲਿਸਟ ਵਿਚੋਂ Scenario manager ਦੀ ਚੋਣ ਕਰੋ ।
Scenario Manager ਬਾਕਸ ਨਜ਼ਰ ਆਵੇਗਾ ।
1. Add ’ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰਕੇ ਇੱਕ ਸਨੈਰਿਓ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰੋ |
2. Scenario ਲਈ ਇੱਕ ਨਾਮ ਟਾਈਪ ਕਰੋ, ਸੈੱਲ ਨੂੰ ਸਿਲੈੱਕਟ ਕਰੋ ਅਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
3. ਲੋੜੀਂਦੀ ਕੀਮਤ 0.8 ਦਾਖ਼ਲ ਕਰੋ ਅਤੇ ਦੁਬਾਰਾ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ l
4. ਅਗਲੇ ਹੋਰ Scenario ਜੋੜੋ l
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 14. ਮੈਕਰੋ ਕੀ ਹੈ ?
ਉੱਤਰ—ਕਈ ਵਾਰ ਐਕਸੈੱਲ ਵਿੱਚ ਕੋਈ ਕੰਮ ਸਾਨੂੰ ਵਾਰ-ਵਾਰ ਕਰਨ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਪੈਂਦੀ ਹੈ; ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਸੈੱਲ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰਨਾ ਆਦਿ । ਅਜਿਹੇ ਕੰਮ ਨੂੰ ਅਸੀਂ ਐਕਸੈੱਲ ਦੇ ਇੱਕ ਖ਼ਾਸ ਟੂਲ ਮੈਕਰੋ ਦੀ ਮਦਦ ਨਾਲ ਕਰਕੇ ਭਵਿੱਖ ਲਈ ਸੇਵ ਕਰਕੇ ਰੱਖ ਸਕਦੇ ਹਾਂ । ਮੈਕਰੋ ਵਿੱਚ ਲੜੀਵਾਰ ਕਮਾਂਡਾਂ ਸਟੋਰ ਕੀਤੀਆਂ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ ਅਤੇ ਇਸ ਨੂੰ ਕਿਸੀ ਨਾਮ ਅਧੀਨ ਸੇਵ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ । ਭਵਿੱਖ ਵਿੱਚ ਜ਼ਰੂਰਤ ਹੋਣ ਤੇ ਇਸ ਨੂੰ ਚਲਾ ਸਕਦੇ ਹਾਂ । ਆਪਣੇ ਕੰਮ ਨੂੰ ਜਲਦੀ ਕਰਨ ਅਤੇ ਸਮਾਂ ਬਚਾਉਣ ਲਈ ਐਕਸੈੱਲ ਵਿੱਚ ਮੈਕਰੋ ਵਰਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ ।
Macro ਕ੍ਰੀਏਟ ਕਰਨ ਲਈ ਸਾਨੂੰ ਮੈਕਰੋ ਨੂੰ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰਨਾ ਪੈਂਦਾ ਹੈ ਇਸ ਲਈ Macro Recorder ਸਭ ਤੋਂ ਅਸਾਨ ਤਰੀਕਾ ਹੈ । ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਮੈਕਰੋ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਐਕਸੈੱਲ ਇਨ੍ਹਾਂ ਕਮਾਂਡ ਦੀਆਂ ਲੜੀਆਂ ਨੂੰ ਕਦਮ ਦਰ ਕਦਮ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। ਤੁਸੀਂ ਮੈਕਰੋ ਨੂੰ ਇਨ੍ਹਾਂ ਕਮਾਂਡਾਂ ਨੂੰ ਦੁਹਰਾਉਣ ਲਈ Run ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ । Macro Recorder ਤੁਹਾਡੀ ਹਰ ਕ੍ਰਿਆ ਨੂੰ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰਦਾ ਹੈ । ਇਸ ਲਈ ਮੈਕਰੋ ਨੂੰ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇਹ ਪਲਾਨ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਕਿ ਮੈਕਰੋ ਵਿੱਚ ਕੀ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰਨਾ ਹੈ ?
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 15. Developer ਟੈਬ ਨੂੰ ਦਿਖਾਉਣ ਦੇ ਪੜਾਅ ਲਿਖੋ ।
ਉੱਤਰ—Developer ਟੈਬ ਨੂੰ ਦਿਖਾਉਣ ਲਈ ਹੇਠਾਂ ਲਿਖੇ ਪੜਾਅ ਹਨ :
1. File ਟੈਬ ‘ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ਅਤੇ Options ਆਪਸ਼ਨ ‘ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ । ਐਕਸੈੱਲ ਆਪਸ਼ਨ ਡਾਇਲਾਗ ਬਾਕਸ ਨਜ਼ਰ ਆਵੇਗਾ ।
2. ਖੱਬੀ ਪੇਨ ਵਿੱਚ Customize Ribbon ’ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ਅਤੇ ਹੁਣ ਡਾਇਲਾਗ ਬਾਕਸ ਦੇ ਸੱਜੇ ਪਾਸੇ ਮੇਨ ਟੈਬ ਦੇ ਹੇਠਾਂ Developer ਚੈੱਕ ਬਾਕਸ ਨੂੰ ਸਿਲੈਕਟ ਕਰੋ ਦੇਖੋ |
3. OK ’ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ । Home ਰਿਬਨ ਵਿੱਚ ਡਵੈਲਪਰ ਟੈਬ ਨਜ਼ਰ ਆਵੇਗੀ ।
The Complete Educational Website