PSEB Solutions for Class 9 Computer Chapter 4 एम०एस० एक्सल (भाग-2)
PSEB Solutions for Class 9 Computer Chapter 4 एम०एस० एक्सल (भाग-2)
PSEB 9th Class Computer Solutions Chapter 4 एम०एस० एक्सल (भाग-2)
जान-पहचान (Introduction)
माइक्रोसॉफ्ट एक्सल डाटा स्टोर करने तथा उसका विश्लेषण करने में ही नहीं मदद करता बल्कि वह डाटा को आसानी से और बढ़िया तरीके से पेश करने में हमारी मदद करता है । इसके लिए माइक्रोसॉफ्ट एक्सल कई प्रकार के फॉर्मेटिंग विकल्प प्रदान करता है ।
एम० एस० एक्सल में फॉर्मेटिंग करना (Formatting in MS Excel)
एम०एस० एक्सल की शीटों को बिना फॉर्मेट के प्रभावशाली ढंग से पेश नहीं किया जा सकता । शीट के विशेष हिस्सों की तरफ ध्यान खींचने के लिए इसको सही ढंग से फॉर्मेट किया जाना आवश्यक होता है। फॉर्मेट किया डाटा तथा सैल बहुत ही लाभदायक हो सकते हैं। ऐसे बहुत से साधन हैं जिनका प्रयोग टैक्सट तथा सैल को फॉर्मेट करने के लिए किया जा सकता है। इसमें टैक्सट का स्टाइल तथा रंग बदलना, टैक्सट को एक जैसा करना, सोर्टिंग तथा फॉर्मेटिंग लागू करना शामिल होता है ।
टैक्सट स्टाइल बदलना (Changing the Text Styles)
एस०एस० एक्सल हमें कई प्रकार के टैक्सट स्टाइल बदलने के विकल्प प्रदान करता है जैसे कि-
1. फोंट (Font) — मूल रूप से टाइप किए जाने वाले अक्षरों की एक शैली होती है । टाइप किए जाने वाले अक्षरों की भाषा को भी बदला जा सकता है। एक्सल में कई प्रकार के फोंट उपलब्ध हैं जैसे कि एरियल, टाइमस, टाइमस न्यू रोमन तथा अनमोल लिपि आदि ।
2. साइज़ (Size) — टैक्सट स्टाइल का यह विकल्प किसी भी टाइप किए गए टैक्सट का आकार बदलने के लिए प्रयोग किया जाता है। प्रभावशाली दिखाने के लिए एक टैक्सट का आकार बढ़ाया जा सकता है ।
3. फोंट कलर (Font Colour) — फोंट कलर विकल्प का प्रयोग किसी भी टैक्सट का रंग बदलने के लिए किया जाता है। इसके द्वारा फोरग्राऊंड कलर (टैक्सट का रंग ) बदला जा सकता है। एक्सल रंग बदलने के लिए कई प्रकार के रंग उपलब्ध करवाता है।
4. टैक्सट बैकग्राऊंड कलर (Text Background Colour) – इस विकल्प का प्रयोग करके किसी भी टैक्सट का बैकग्राऊंड कलर बदला जा सकता है। इसके लिए भी एक्सल कई प्रकार के विकल्प प्रदान करता है ।
5. बेसिक स्टाइल (Basic Styles ) — एक्सल में टैक्सट पर लागू करने के लिए बेसिक टैक्सट स्टाइल भी उपलब्ध हैं जैसे कि –
(a) बोल्ड – टैक्सट को ज्यादा काले रंग का करने के लिए ।
(b) इटैलिक – टैक्सट को थोड़ा सा टेढ़ा दिखाने के लिए।
(c) अंडर लाइन – टैक्सट के नीचे एक लाइन दिखाने के लिए ।
इन सभी विकल्पों का प्रयोग टैक्सट को बढ़िया ढंग से पेश करने के लिए किया जा सकता है। इन विकल्पों के लिए शॉर्टकट कीअज़ भी उपलब्ध है।
बोल्ड टैक्सट के लिए — Ctrl + B
इटैलिक टैक्सट के लिए — Ctrl + I
अंडर लाइन टैक्सट के लिए — Ctrl + U
सैल स्टाइल बदलना (Changing the Cell Styles)
सैल स्प्रेडशीट का मुख्य भाग होता है। एक्सल में सारा डाटा सैल में ही रखा जाता है। इसलिए एक्सल सैल के स्टाइल को बदलने के लिए भी काफ़ी सारे विकल्प प्रदान करता है। इनमें से कुछ स्टाइल निम्न अनुसार हैं1. सैल बॉर्डर (Cell Border) — प्रत्येक सैल के चारों तरफ एक बॉर्डर बनाया जा सकता है। इसका मुख्य उद्देश्य सैल को और प्रभावशाली तथा आकर्षक बनाना होता है। सैल के चारों तरफ बॉर्डर लगाने के लिए Font ग्रुप के Border ऑप्शन का प्रयोग किया जाता है। सैल के चारों तरफ बॉर्डर लगाने के लिए निम्नलिखित पगों का प्रयोग किया जाता है –
- उस सैल का चुनाव करें जिस पर बॉर्डर लगाना है ।
- Border बटन के ऐरो बटन को दबाएं ।
- एक dropdown-menu दिखाई देगा। इसमें बॉर्डर लागू करने के लिए विभिन्न विकल्प दिए गए होंगे।
- आवश्यकतानुसार एक से अधिक विकल्पों का चयन करें।
किसी भी सैल के करेक्टरस पर बार्डर लगाने के लिए फॉर्मेट डायलॉग बॉक्स का प्रयोग करते हुए एडवांस सेटिंग में से भी बॉर्डर लगाया जा सकता है ।
2. सैल की चौड़ाई बदलना (Changing Cell Width) — किसी भी सैल की चौड़ाई आवश्यकतानुसार बदली जा सकती है। यदि उस सैल में डाटा ज्यादा बड़ा आ रहा है तो उस सैल की चौड़ाई बढ़ा कर उसमें डाटा को फिट किया जा सकता है। इसके लिए निम्नलिखित पगों का प्रयोग किया जाता है –
- सैल का चुनाव करो जिनकी आप चौड़ाई बदलना चाहते हैं ।
- Home टैब के Cell ग्रुप में Format बटन पर क्लिक करो ।
- एक dropdown-menu दिखाई देगा | Column Width विकल्प का चयन करें जिससे Column Width के नाम का डायलॉग बॉक्स खुल जाएगा ।
- सैल की चौड़ाई का मूल्य दाखिल करें। सैल की चौड़ाई बदलने के लिए एंटर कीअ दबाएं।
3. सैल की ऊंचाई बदलना (Changing Cell Height)- सैल की चौड़ाई बदलने के साथ ही हम एक्सल में किसी भी सैल की ऊंचाई बदल सकते हैं। इस कार्य को करने के लिए निम्नलिखित पर्गों का प्रयोग किया जाता है –
- उस सैल का चुनाव करें जिसकी ऊंचाई बदलना चाहते हैं।
- Home टैब के Cell ग्रुप में से Format बटन पर क्लिक करें।
- Dropdown-menu दिखाई देगा। हाइट (Height) विकल्प का चयन करें जिससे हाइट (Height) का डायलॉग बॉक्स खुल जाएगा।
- रोअ की ऊंचाई का मूल्य दाखिल करें।
- रोअ की ऊंचाई बदलने के लिए ऐंटर कीअ दबाएं।
4. सैल को मर्ज करना (Merge Cell) – सैल को मर्ज करने से अभिप्राय है दो या दो से अधिक सैल को मिलाकर एक सैल बनाना। एक्सल में किसी भी चुने हुए आयताकार के क्षेत्र को मर्ज करके एक सैल बनाया जा सकता है। मर्ज होने के बाद सबसे पहले ऊपर वाले सैल का डाटा बच जाता है और बाकी सारा डाटा ख़त्म हो जाता है। एक्सल में सैल को मर्ज करने के लिए निम्नलिखित चरणों का प्रयोग किया जाता है –
- उस सैल का चुनाव करें जिनको आप मर्ज करना चाहते हैं ।
- Home टैब रिबन से Alignment ग्रुप में Merge and Center कमांड पर क्लिक करें।
- ड्रॉप-डाऊन मैन्यू से मर्ज करने के लिए आवश्यकतानुसार कमांड का चयन करें ।
- चुने हुए सैल मर्ज हो जाएंगे।
इसी प्रकार यदि मर्ज किए हुए सैल को आप अनमर्ज करना चाहते हैं तो उसी dropdown-menu से अनमर्ज विकल्प का भी चुनाव किया जा सकता है।
5. टैक्सट को एलाइन करना (Align the Text) — होम टैब रिबन के एलाइनमैंट ग्रुप की कमांड का प्रयोग करके डाटा को चारों किनारों की तरफ एलाइन किया जा सकता है। सैल में डाटा को ऊपर, नीचे या केंद्र में एलाइन किया जा सकता है । ये एलाइनमैंट उसी प्रकार होती है जैसे हम एम० एस० वर्ड में करते हैं। टैक्सट को एलाइन करने के लिए निम्नलिखित पगों का प्रयोग किया जाता है –
- उस सैल का चुनाव करें जिस डाटा की एलाइनमैंट करना चाहते हैं ।
- Home टैब रिबन पर आवश्यकतानुसार Alignment का विकल्प चयन करें ।
- चुने हुए एलाइनमैंट विकल्प का प्रभाव लागू हो जाएगा ।
6. टैक्सट की दिशा बदलना ( Changing Orientation of Text) – कई बार अपनी रिपोर्ट को और प्रभावशाली ढंग से पेश करने के लिए उसमें कुछ टैक्सट की दिशा को बदलने की आवश्यकता होती है । कभी-कभी टैक्सट की दिशा को ऊपर की तरफ भी किया जा सकता है। एक्सल टैक्सट की दिशा को बदलने के लिए विकल्प प्रदान करता है। टैक्सट की दिशा को बदलने के लिए अग्रलिखित पगों का प्रयोग किया जाता है ।
- उस सैल का चुनाव करें जिसके टैक्सट की दिशा बदलनी हो ।
- Home टैब के Alignment ग्रुप में Orientation विकल्प का चयन करें ।
- Dropdown-menu में से अपनी आवश्यकतानुसार विकल्प का चयन करें।
- चुने हुए सैल पर वह विकल्प लागू हो जाएगा ।
7. टैक्सट को सैल के अंदर स्मेटना (Fit the Text into Cell) – कई बार टाइपिंग करते समय हमारे सैल का टैक्सट उसकी दीवारों से बाहर चला जाता है । इस प्रकार टाइप किया गया टैक्सट दूसरे सैल के ऊपर दिखाई देता है तथा डाटा को प्रिंट करते समय भी मुश्किल आती है। ऐसी स्थिति में हमें आवश्यकता होती है कि सैल का सारा टैक्सट उसी के अंदर समा जाए। इसके लिए Home टैब रिबन के Alignment ग्रुप में से Wrap Text विकल्प का प्रयोग किया जाता है।
8. नंबर फॉर्मेट लागू करना (Applying Number Format) – एक्सल में ज्यादातर कार्य नंबरों के साथ किया जाता है। कई बार इन संख्याओं को विशेष फॉर्मेट की आवश्यकता होती है। सैल में दिखाई दे रही संख्या का वास्तविक मूल्य हमेशा फार्मूला बार में दिखाई देता है। नंबर प्रदर्शित करने के लिए डिफॉल्ट फॉर्मेट General होता है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सल में सारे टैक्सट बाएं तरफ एलाइन होते हैं तथा सभी प्रकार के नंबर दाएं तरफ एलाइन होते हैं। किसी भी सैल के कंटैंट का फॉर्मेट बदलने के लिए निम्नलिखित पगों का प्रयोग किया जाता है –
- उस सैल का चुनाव करें जिनका नंबर फॉर्मेट आप बदलना चाहते हैं ।
- Home टैब के Number ग्रुप में Number Format विकल्प पर क्लिक करें ।
- एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।.
- लागू किए जाने वाले का नंबर के फॉर्मेट का चुनाव करें तथा OK बटन पर क्लिक करें ।
- सिलैक्ट किया गया नंबर फॉर्मेट लागू हो जाएगा।
कंडीशनल फॉर्मेटिंग (Conditional Formatting)
कंडीशनल फॉर्मेटिंग डाटा को फॉर्मेट करने का एक ढंग है। इसमें डाटा को विशेष कंडीशन के आधार पर फॉर्मेट किया जा सकता है। ये कंडीशन्ज़ यूज़र की अपनी ज़रूरत के अनुसार होती हैं । यदि दी गई कंडीशन पूरी हो रही हो तो फॉर्मेटिंग लागू हो जाती है अन्यथा वह फॉर्मेटिंग लागू नहीं होती।
- उस सैल या सैल की रेंज का चुनाव करें जिस पर कंडीशनल फार्मेटिंग लागू करनी हो ।
- Home Tab रिबन से Conditional Formatting बटन पर कलिक करें।
- ड्राप डाऊन मीनू दिखाई देगा। कंडीशनल फार्मेटिंग के लिए बहुत से पहले से ही परिभाषित नियम दिखाई देंगे। अपनी आवश्यकतानुसार सैल नियमों का प्रयोग कर सकते हैं, जैसे Greater than Less ThanBetween, Equal, Duplicate मूल्य आदि का प्रयोग किया जा सकता है।
- चुने हुए नियमों से संबंधित डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
- चुने गए नियमों के मूल्य दाखिल करें।
- निर्धारित कंडीशनल फार्मेटिंग लागू करने के लिए OK बटन दबाएं।
कंडीशनल फार्मेटिंग के लिए “New Rule” आप्शन की सहायता से नया रूल भी बनाया जा सकता है।
टेबल के रूप में फार्मेटिंग करना (Formatting as Table)
हम सैल की एक रेंज को टेबल जैसे भी फॉर्मेट कर सकते हैं। इसके लिए एक्सल में बने बनाए टेबल स्टाइल उपलब्ध हैं। इसके लिए सूचना को टेबल रूप में फॉर्मेट करना पड़ता है।
1. डाटा का चुनाव करें।
2. Home → Style ग्रुप → Format As table पर क्लिक करें ।
3. अपनी ज़रूरत अनुसार स्टाइल चुनें ।
एम० एस० एक्सल में रोअ, कॉलम तथा अन्य ऑब्जैक्ट दाखिल करना (Inserting Objects in MS Excel)
एम० एस० एक्सल में विभिन्न प्रकार के ऑब्जैक्ट को शामिल किया जा सकता है। ये सारे ऑब्जैक्ट एक विशेष प्रकार का महत्त्व रखते हैं। जब कभी कोई रिपोर्ट तैयार करनी है तो इन ऑब्जैक्ट का विशेष महत्त्व होता है। अपनी रिपोर्ट को प्रभावशाली बनाने के लिए हमें किसी भी वर्कशीट के अंदर सैल, रोअ या कॉलम जोड़ने की आवश्यकता होती है।
एक्सल में जब कोई नया ऑब्जैक्ट दाखिल किया जाता है तो बाकी सैलों को उनके अनुसार एडजस्ट किया जाता है।
नया सैल दाखिल करना (Inserting New Cells)
नया सैल दाखिल करने के लिए निम्नलिखित पग हैं –
- जहां सैल दाखिल करना है वहां का सैल चुनें ।
- Home → Cell ग्रुप → Insert बटन पर क्लिक करें ।
- एक ड्राप-डाऊन मैन्यू दिखाई देगा। ज़रूरत अनुसार विकल्प चुनें।
रोअ दाखिल करना (Inserting Rows )
एक्सल में अपनी आवश्यकतानुसार हम नई रोअ भी दाखिल कर सकते हैं। इसके लिए निम्नलिखित पगों का प्रयोग किया जाता है –
- उस जगह का चुनाव करें जहां पर नई रोअ दाखिल करना चाहते हैं ।
- Home tab रिबन से Insert Insert Sheet Rows विकल्प का चयन करें।
- चुने हुए स्थान पर एक नया रोअ दाखिल हो जाएगा ।
कॉलम दाखिल करना (Inserting Columns)
एक्सल में अपनी आवश्यकतानुसार हम नया कॉलम भी दाखिल कर सकते हैं। इसके लिए निम्नलिखित पगों का प्रयोग किया जाता है-
- उस जगह का चुनाव करें जहां पर नया कॉलम दाखिल करना चाहते हैं ।
- Home Tab रिबन से Insert → Insert Sheet Columns विकल्प का चयन करें ।
- चुने हुए स्थान पर एक नया कॉलम दाखिल हो जाएगा ।
ऑटोसम का प्रयोग करना (Using Autosum )
एम० एस० एक्सल में कई फंक्शन पहले से निर्धारित फार्मूले के रूप में मौजूद होते हैं जिनको आवश्यकतानुसार गणना करने के लिए प्रयोग किया जा सकता है। एस० एस० एक्सल Sum, Average, Count, Counta, Max, Min, आदि कई प्रकार के फंक्शन का प्रयोग करने में मदद करता है। इनमें से प्रत्येक प्रकार के फंक्शन का कार्य पहले ही निर्धारित किया गया होता है। इन फंक्शन का प्रयोग Home टैब के Editing ग्रुप में से Autosum विकल्प का प्रयोग करके किया जा सकता है। ऑटोसम बटन के साथ एक छोटा ऐरो दिखाई देता है, जिस पर क्लिक करके आगे काफ़ी विकल्प आ जाते हैं। उन विकल्प को अपनी आवश्यकतानुसार प्रयोग किया जा सकता है।
चार्ट दाखिल करना (Inserting Charts)
चार्ट डाटा को ग्राफिकल रूप में पेश करने का एक प्रभावशाली तरीका होता है। चार्ट द्वारा विभिन्न मूल्य की तुलना करना, उनके बीच आपसी संबंध को दर्शाने आदि प्रकार के कार्य काफ़ी आसान तरीके से किए जा सकते हैं। चार्ट डाटा का बहुत ही शुद्ध तथा सरल तरीके से विश्लेषण करते हैं।
चार्ट बनाने से पहले वर्कशीट में डाटा भर लेना चाहिए। जब आप एक चार्ट बना लेते हो तो डाटा एक विशेष प्रकार की विंडो में दिखाई देता है इस विंडो को डाटाशीट कहा जाता है। यदि यूज़र डाटा में किसी प्रकार का बदलाव करता है तो वह बदलाव चार्ट में तुरंत नज़र आ जाता है। चार्ट कई प्रकार के होते हैं। इनमें से कुछ महत्त्वपूर्ण किस्में निम्न अनुसार हैं –
1. चार्ट की किस्में
- पाई चार्ट
- कॉलम चार्ट
- लाइन चार्ट
- बार चार्ट
- एरिया चार्ट
- सरफेस चार्ट
- सैक्टर चार्ट ।
2. चार्ट बनाना
माइक्रोसॉफ्ट एक्सल में चांर्ट बनाना बहुत ही आसान कार्य है । इस कार्य को करने के लिए सबसे का चुनाव किया जाता है। उसके बाद अपनी आवश्यकता या पसंद के अनुसार किसी भी प्रकार के क्लिक किया जाता है। चार्ट अपने आप बन कर तैयार हो जाता है ।
3. चार्ट टाइटल जोड़ना
टाइटल चार्ट के नाम को दर्शाता है। इसे जोड़ने के निम्न पग हैं –
1. चार्ट का चुनाव करो ।
2. Layout टैब पर Chart Title पर क्लिक करें l
3. ज़रूरत अनुसार Above Chart, Centered आदि विकल्प का चुनाव करें।
4. चार्ट के विभिन्न भाग
चार्ट के विभिन्न भाग निम्नलिखित होते हैं-
- चार्ट एरिया (Chart Area ) — चार्ट एरिया वह विंडो होती है जिसमें सारे भाग दिखाई देते हैं ।
- डाटा मार्कर (Data Marker) — डाटा मार्कर एक चिन्ह होता है जो एक मूल्य को दर्शाता है।
- डाटा सीरीज़ (Data Series ) – डाटा सीरीज़ संबंधित मूल्यों का एक ग्रुप होता है ।
- एक्सिस (Axis) – चार्ट में दो एक्सिस होते हैं, एक एक्स (X) एक्सिस तथा दूसरा वाई (Y) एक्सिस ।
- टिक मार्क (Tick Mark ) – यह एक्सिस पर एक छोटी लाइन होती है तथा यह कैटेगरी, स्केल, आदि को दर्शाती है।
- प्लॉट एरिया (Plot Area) – यहां पर चार्ट दिखाई देता है।
- ग्रिडलाइन ( Gridline) — ये प्लॉट एरिये पर पतली रेखाएं होती हैं जो ग्राफ की शुद्धता को दर्शाती हैं।
- चार्ट टैक्सट ( Chart Text) — एक लेबल या टाइटल जिसको आप चार्ट के साथ जोड़ते हैं। जोड़ा हुआ टैक्स्ट एक टाइटल या लेबल जो कि axis के साथ लिंक होता है। जैसे कि चार्ट टाइटल ।
- लिजेंड ( Legend) — चार्ट डाटा सीरीज़ के मार्कर से संबंधित चिन्ह या रंग और पैटर्न को अर्जेंटीफाई करने वाली कीअ को लिजेंड कहा जाता है ।
Computer Guide for Class 9 PSEB एम०एस० एक्सल (भाग-2) Textbook Questions and Answers
बहुविकल्पीय प्रश्न :
1. प्रत्येक नई बनाई गई वर्कबुक में पहले से ……….. वर्कशीट शामिल होती हैं ।
(क) 5
(ख) 2
(ग) 255
(घ) 3.
उत्तर – (घ) 3.
2. वर्कशीट में कौन-कौन से ऑब्जैक्ट दाखिल किए जा सकते हैं ?
(क) सैल
(ख) चार्ट
(ग) रोअ
(घ) उपरोक्त सभी
उत्तर – (घ) उपरोक्त सभी
3. निम्न में से कौन-सी एम०एस० एक्सल चार्ट की सही टाइप है ?
(क) बार, कॉलम, पाई, लाइन
(ख) एरिया, डोनट, सैक्टर
(ग) सरफेस, रडार, बार
(घ) उपरोक्त सभी
उत्तर – (घ) उपरोक्त सभी
4. नीचे दी गई रेंज में सबसे छोटा नंबर पता करने के लिए कौन-सा फंक्शन प्रयोग किया जाता है ?
(क) एवरेज (AVERAGE)
(ख) मिन (MIN )
(ग) मैक्स (MAX )
(घ) रैंक (RANK).
उत्तर – (ख) मिन (MIN )
5. एम० एस० एक्सल में लिखे गए डाटा की ग्राफिकल पेशकारी करने के लिए प्रयोग होने वाला टूल ……… है l
(क) डाटा वैलिडेशन
(ख) कंडीशनल फॉर्मेटिंग
(ग) चार्ट
(घ) उपरोक्त में से कोई भी नहीं ।
उत्तर – (ग) चार्ट
सही या ग़लत बताएं :
1. कीअ बोर्ड में से Ctrl तथा + कीअ का प्रयोग करके नया सैल रोअ तथा कॉलम दाखिल किया जा सकता है।
उत्तर – सही
2. Sum तथा Min एम० एस० एक्सल में चार्ट की किस्मों की उदाहरण हैं।
उत्तर – गलत
3. सैल बॉर्डर की चौड़ाई और ऊंचाई बदलना, सैल को मर्ज करना, टैक्सट को एलाइन करना, टैक्स्ट की दिशा बदलना, टैक्सट को रैप (Wrap) करना आदि सैल स्टाइल की उदाहरणें हैं।
उत्तर – सही
4. कंडीशनल फॉर्मेटिंग एम० एस० एक्सल का एक टूल या कमांड है जो मूल्य के आधार पर सैल की रेंज में फॉर्मेटिंग लागू करने के लिए प्रयोग किया जाता है।
उत्तर – सही
5. फॉर्मेटिंग विकल्प डाटा से जानकारी को दर्शाने के लिए बहुत प्रभावशाली होते हैं।
उत्तर – सही
छोटे उत्तरों वाले प्रश्न :
प्रश्न 1. फॉर्मेटिंग से आपका क्या अभिप्राय है ?
उत्तर–फॉर्मेटिंग का अर्थ है, किसी भी प्रकार के टैक्स्ट, डाटा, नंबर आदि की दिखावट में बदलाव करना । किसी भी टैक्सट की फॉर्मेटिंग करने से उसकी कीमत में कोई फर्क नहीं पड़ता। फॉर्मेटिंग करने का मुख्य उद्देश्य डाटा को और सुंदर तथा प्रभावशाली बनाना होता है । इस प्रकार की फॉर्मेटिंग करने के बाद डाटा से बढ़िया प्रकार की रिपोर्ट तैयार की जा सकती है ।
प्रश्न 2. सैल स्टाइल के तौर पर किस किस्म की फॉर्मेटिंग का प्रयोग किया जाता है ?
उत्तर – सैल स्टाइल के तौर पर निम्नलिखित प्रकार की फॉर्मेटिंग की जा सकती है –
1. सैल का बॉर्डर बदलना ।
2. सैल की चौड़ाई तथा ऊँचाई बदलना ।
3. सैल मर्ज करना ।
4. टैक्स्ट को एलाइन करना ।
प्रश्न 3. मर्जिंग सैल से आपका क्या अभिप्राय है ?
उत्तर — सैल को मर्ज करने से अभिप्राय है दो या दो से अधिक सैल को मिलाकर एक सैल बनाना । एक्सल में किसी भी चुने हुए आयताकार के क्षेत्र को मर्ज करके एक सैल बनाया जा सकता है । मर्ज होने के बाद सबसे पहले ऊपर वाले सैल का डाटा बच जाता है और बाकी सारा डाटा खत्म हो जाता है ।
प्रश्न 4. एलाइनमैंट तथा इसकी किस्मों की व्याख्या करें ।
उत्तर – टैक्स्ट की दिशा को किसी एक तरफ समानांतर करने की प्रक्रिया को एलाइनमैंट कहते हैं। माइक्रोसॉफ्ट . एक्सल में एलाइनमैंट चार प्रकार की होती है, जिनके नाम निम्न अनुसार हैं –
1. बाईं एलाइनमैंट
2. दाएं एलाइनमैंट
3. मध्य एलाइनमैंट
4. जस्टिफाइड एलाइनमैंट।
प्रश्न 5. चार्ट क्या होते हैं ?
उत्तर – चार्ट डाटा को ग्राफिकल रूप में पेश करने का एक प्रभावशाली तरीका होता है। चार्ट द्वारा विभिन्न मूल्य की तुलना करना, उनके बीच आपसी संबंध को दर्शाने आदि प्रकार के कार्य काफ़ी आसान तरीके से किए जा सकते हैं। चार्ट डाटा का बहुत ही शुद्ध तथा सरल तरीके से विश्लेषण करते हैं ।
बड़े उत्तरों वाले प्रश्न :
प्रश्न 1. कंडीशनल फॉर्मेटिंग क्या होती है ? इसके विभिन्न विकल्पों की व्याख्या करें ।
उत्तर – कंडीशनल फॉर्मेटिंग माइक्रोसॉफ्ट एक्सल का एक टूल है। कंडीशनल फॉर्मेटिंग का प्रयोग निर्धारित शर्तों तथा मूल्यों के आधार पर किसी एक सैल या सैल की रेंज पर विशेष प्रकार की फॉर्मेटिंग लागू करना होता है । यदि निर्धारित की गई शर्त चुने हुए सैल के मूल्य पर पूरी उतरती है तो कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू हो जाती है। अन्यथा उन सैल पर किसी भी प्रकार की कोई फॉर्मेटिंग लागू नहीं की जाती ।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सल में कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू करने के लिए कई प्रकार के विकल्प उपलब्ध हैं। इन विकल्पों का प्रयोग यूज़र अपनी आवश्यकता अनुसार कर सकता है। प्रत्येक प्रकार का विकास एक अलग प्रकार की कंडीशन या शर्तों पर लागू होता है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सल में निम्न प्रकार के कंडीशनल विकल्प उपलब्ध हैं—
1. पहले से बने हुए रूल का उपयोग करना, जैसे कि टॉप, मध्य आदि
2. नया रूल तैयार करना
3. रंगों के आधार पर फॉर्मेटिंग करना
4. फॉर्मेटिंग क्लियर करना ।
5. OK पर क्लिक करें ।
प्रश्न 2. चार्ट क्या होते हैं ? किन्हीं पाँच किस्म के चार्ट के नाम लिखें ।
उत्तर – चार्ट डाटा को ग्राफिकल रूप में पेश करने का एक प्रभावशाली तरीका होता है। चार्ट द्वारा विभिन्न मूल्य की तुलना करना, उनके बीच आपसी संबंध को दर्शाने आदि प्रकार के कार्य काफ़ी आसान तरीके से किए जा सकते हैं। चार्ट डाटा का बहुत ही शुद्ध तथा सरल तरीके से विश्लेषण करते हैं ।
चार्ट बनाने से पहले वर्कशीट में डाटा भर लेना चाहिए। जब आप एक चार्ट बना लेते हो तो डाटा एक विशेष • प्रकार की विंडो में दिखाई देता है । इस विंडो को डाटाशीट कहा जाता है । यदि यूज़र में किसी प्रकार का बदलाव करता है तो वह बदलाव चार्ट में तुरंत नज़र आ जाता है। चार्ट कई प्रकार के होते हैं। इनमें से कुछ महत्त्वपूर्ण किस्में निम्न अनुसार हैं –
चार्ट की किस्में –
1. पाई चार्ट
2. कॉलम चार्ट
3. लाइन चार्ट
4. बार चार्ट
5. एरिया चार्ट
प्रश्न 3. एम० एस० एक्सल में दाखिल किए जा सकने वाले किन्हीं तीन ऑब्जैक्ट की व्याख्या करें ।
उत्तर – माइक्रोसॉफ्ट एक्सल यूज़र को अपनी वर्कशीट में विभिन्न प्रकार के ऑब्जैक्ट शामिल करने की सहूलियत प्रदान करता है। कोई भी यूज़र अपनी आवश्यकता अनुसार लगभग सभी प्रकार के ऑब्जैक्ट शामिल कर सकता है। साधारणतया माइक्रोसॉफ्ट एक्सल की वर्कशीट में आम प्रयोग में आने वाले ऑब्जैक्ट जैसे कि सैल, रोअ, कॉलम, चार्ट आदि शामिल किए जा सकते हैं। एक्सल में शामिल किए जाने वाले तीन प्रकार के ऑब्जैक्ट आगे दिए अनुसार हैं-
1. सैल (Cell) – एक्सल की वर्कशीट में अपनी आवश्यकतानुसार किसी भी स्थान पर नया सैल दाखिल कर सकता है। इस प्रकार दाखिल किया गया नया सैल अपने आसपास के सैल को एडजस्ट कर देता है। यूज़र को अपनी आवश्यकता अनुसार स्थान पर एक खाली सैल प्राप्त हो जाता है। इसमें शामिल किए गए सैल में यूज़र अपनी आवश्यकतानुसार डाटा दाखिल कर सकता है ।
2. रोअ ( Rows ) – वैसे तो एक्सैल की वर्कशीट में काफ़ी सारी रोअज़ उपलब्ध होती हैं। परंतु कई बार यूज़र को पहले से दाखिल किए जा चुके डाटा के मध्य में नई रोअ दाखिल करने की आवश्यकता होती है । इस आवश्यकता का ध्यान रखते हुए एक्सल ने एक कमांड प्रदान की है जिसकी सहायता से यूज़र किसी भी स्थान पर नई रोअ दाखिल कर सकता है l
3. चार्ट (Chart) – चार्ट डाटा को ग्राफिकल रूप में पेश करने का एक प्रभावशाली तरीका होता है । चार्ट द्वारा विभिन्न मूल्य की तुलना करना, उनके बीच आपसी संबंध को दर्शाने आदि प्रकार के कार्य काफ़ी आसान तरीके से किए जा सकते हैं। चार्ट डाटा का बहुत ही शुद्ध तथा सरल तरीके से विश्लेषण करते हैं। चार्ट बनाने से पहले वर्कशीट में डाटा भर लेना चाहिए | जब आप एक चार्ट बना लेते हो तो डाटा एक विशेष प्रकार की विंडो में दिखाई देता है। इस विंडो को डाटाशीट कहा जाता है। यदि यूज़र डाटा में किसी प्रकार का बदलाव करता है तो वह बदलाव चार्ट में तुरंत नज़र आ जाता है। चार्ट कई प्रकार के होते हैं ।
PSEB 8th Class Computer Guide एम०एस० एक्सल (भाग-2) Important Questions and Answers
रिक्त स्थान भरें :
1. एक एक्सल वर्कबुक में ……………. होती हैं ।
(क) वर्कशीट्स
(ख) रोअज़
(ग) कॉलम
(घ) फार्मूला
उत्तर – (क) वर्कशीट्स
2. सैल का असल मूल्य ……………. में दिखाई देता है।
(क) टाइटल
(ख) मैन्यू
(ग) फार्मूला
(घ) कोई भी नहीं
उत्तर – (ग) फार्मूला
3. ……………… फॉर्मेटिंग द्वारा एक या एक से ज्यादा रूल एक सैल पर लगाए जा सकते हैं ।
(क) फार्मूला
(ख) फंक्शन
(ग) कंडीशनल
(घ) कोई भी नहीं
उत्तर – (ग) कंडीशनल
4. फॉर्मेट कमांड ……………. टैब में होती है |
(क) होम
(ख) इन्सर्ट
(ग) डाटा
(घ) फार्मूला
उत्तर – (क) होम
5. सारे फार्मूले ……………….. से शुरू होने चाहिए ।
(क) सिगमा
(ख) जमा चिन्ह
(ग) बराबर चिन्ह
(घ) कोई भी नहीं
उत्तर – (ग) बराबर चिन्ह
6. वर्कशीट में डाटा …………….. द्वारा क्रमबद्ध किया जा सकता है ।
(क) फार्मूला
(ख) फंक्शन
(ग) फिल्टर
(घ) सोर्टिंग
उत्तर – (घ) सोर्टिंग
7. Sort & Filter कमांड …………….. टैब में उपलब्ध होती है ।
(क) Home
(ख) Insert
(ग) Data
(घ) Formula
उत्तर – (ग) Data
8. फॉर्मेट सैल्स विंडो में …………….. टैबज होती हैं।
(क) 5
(ख) 6
(ग) 7
(घ) 8
उत्तर – (ख) 6
9. एक्सल में …………….. नंबर फॉर्मेट उपलब्ध हैं ।
(क) 6.
(ख) 8
(ग) 10
(घ) 12.
उत्तर – (घ) 12.
10. Insert/Delete डायलॉग बॉक्स में …………….. विकल्प होते हैं ।
(क) 4
(ख) 5
(ग) 6
(घ) 7.
उत्तर – (क) 4
11. शुरू में वर्कबुक में ………………… वर्कशीटें होती हैं ।
(क) 2
(ख) 3
(ग) 4
(घ) 5.
उत्तर – (ख) 3
12. ……………….. चार्ट विंडो के अंदर सब कुछ रखता है |
(क) डाटा मार्कर
(ख) एक्सिस
(ग) चार्ट एरिया
(घ) इनमें से कोई भी नहीं
उत्तर – (ग) चार्ट एरिया
13. …………… विशेषता हमें कुछ विशेष नियम बनाने की आज्ञा देती है।
(क) डाटा वैलिडेशन
(ख) पाइवट टेबल
(ग) चार्ट
(घ) इनमें से कोई भी नहीं
उत्तर – (क) डाटा वैलिडेशन
14. आप वर्कशीट की विंडो को …………………. करके दो विभिन्न पेन में बांट सकते हैं ।
(क) हाइड
(ख) स्प्लिट
(ग) अरेंज
(घ) इनमें से कोई भी नहीं
उत्तर – (ख) स्प्लिट
15. ……………………. की मदद से आफ स्क्रॉल करते हुए रोअ कथा कॉलम को देख सकते हो ।
(क) हाइड
(ख) स्प्लिट
(ग) अरेंज
(घ) फ्रीज़ पेन
उत्तर – (घ) फ्रीज़ पेन
सही / ग़लत :
1. हम एक्सल में फोंट का कलर नहीं बदल सकते ।
उत्तर – गलत
2. एक्सल में दो सैल को जोड़कर एक बनाया जा सकता है ।
उत्तर – सही
3. एक्सल में नई रोअज़ शामिल की जा सकती है ।
उत्तर – सही
4. डाटा की ग्राफिकल पेशकारी को टेबल कहते हैं ।
उत्तर – गलत
5. एक्सल में कॉलम इनसर्ट नहीं किए जा सकते ।
उत्तर – गलत
छोटे उत्तरों वाले प्रश्न :
प्रश्न 1. सैल स्टाइल क्या होता है ?
उत्तर – एक्सल में बने बनाए फॉर्मेटिंग विकल्प जिनका प्रयोग किसी भी सैल को फॉर्मेट करने के लिए किया जाता है उन्हें सैल स्टाइल कहते हैं । यह कई प्रकार के होते हैं। इसमें सैल बॉर्डर, सैल की चौड़ाई, ऊँचाई बदलना, सैल मर्ज करना तथा टैक्स्ट को एलाइन करना आदि शामिल होता है ।
प्रश्न 2. एक्सल में चार्ट की किस्मों के बारे में लिखो ।
उत्तर – एक्सल में चार्ट की निम्नलिखित किस्में होती हैं-
- पाई चार्ट
- कॉलम चार्ट
- लाइन चार्ट
- बार चार्ट
- एरिया चार्ट
- डोनट चार्ट
- स्कैंटर चार्ट
- सरफेस चार्ट
- रडार चार्ट ।
प्रश्न 3. चार्ट के कोई पांच एलीमैंट्स के नाम लिखो।
उत्तर – चार्ट के निम्नलिखित एलीमैंट्स होते हैं ।
- टाइटल
- एक्सिस (Axis)
- चार्ट एरिया
- डाटा सीरीज़
- प्लॉट एरिया ।
प्रश्न 4. एक्सल में बेसिक टैक्स्टाइल का वर्णन करो l
उत्तर – एक्सल में टैक्स्ट पर लागू करने के लिए कुछ बेसिक टैक्स्ट स्टाइल उपलब्ध है जैसे कि;
- Bold — यह टैक्स्ट को आम से थोड़ा ज्यादा काला दिखाता है।
- Italic — इसमें टैक्स्ट थोड़ा सा तिरछा करके दिखाया जाता है।
- Underline— इसमें टैक्स्ट के नीचे एक लाइन दिखाई देती है।
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