PSEB Solutions for Class 9 Computer Chapter 5 ਐੱਮ. ਐੱਸ. ਐਕਸੈੱਸ ਨਾਲ ਜਾਣ-ਪਹਿਚਾਣ
PSEB Solutions for Class 9 Computer Chapter 5 ਐੱਮ. ਐੱਸ. ਐਕਸੈੱਸ ਨਾਲ ਜਾਣ-ਪਹਿਚਾਣ
PSEB 9th Class Computer Solutions Chapter 5 ਐੱਮ. ਐੱਸ. ਐਕਸੈੱਸ ਨਾਲ ਜਾਣ-ਪਹਿਚਾਣ
ਪਾਠ ਦੇ ਉਦੇਸ਼
ਪਾਠ ਨੂੰ ਪੜ੍ਹਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਇਸ ਯੋਗ ਹੋ ਜਾਣਗੇ ਕਿ ਦੱਸ ਸਕਣ—
- ਆਰ-ਡੀ. ਬੀ. ਐੱਮ. ਐੱਸ. ਕੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ?
- ਡਾਟਾਬੇਸ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਵਾਸਤੇ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹਦਾਇਤਾਂ ਕੀ ਹਨ ?
- ਐਕਸੈੱਸ ਵਿਚ ਵਰਤੇ ਜਾਂਦੇ ਜ਼ਰੂਰੀ ਸ਼ਬਦ ਕਿਹੜੇ ਹਨ ?
- ਆਬਜੈਕਟ ਕੀ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ?
- ਡਾਟਾ ਟਾਈਪਸ ਕਿਹੜੀਆਂ-ਕਿਹੜੀਆਂ ਹਨ ?
- ਐੱਮ. ਐੱਸ. ਐਕਸੈੱਸ ਦੇ ਕੰਪੋਨੈਂਟ ਕਿਹੜੇ ਹਨ ?
- ਐਕਸੈੱਸ ਵਿਚ ਕੰਮ ਕਿਸ ਪ੍ਰਕਾਰ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ?
- ਫਾਰਮ ਅਤੇ ਰਿਪੋਰਟ ਕਿਸ ਪ੍ਰਕਾਰ ਬਣਾਏ ਜਾਂਦੇ ਹਨ ?
- ਡਾਟਾ ਸੌਰਟ ਅਤੇ ਫਿਲਟਰ ਕਿਸ ਪ੍ਰਕਾਰ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ?
ਐੱਮ. ਐੱਸ. ਐਕਸੈੱਸ
ਐੱਮ. ਐੱਸ. ਐਕਸੈੱਸ ਇਕ ਰਿਲੇਸ਼ਨਲ ਡਾਟਾਬੇਸ ਮੈਨੇਜਮੈਂਟ ਸਿਸਟਮ ਹੈ । ਇਹ ਮਾਈਕ੍ਰੋਸਾਫ਼ਟ ਦਾ ਉਤਪਾਦ ਹੈ । ਇਸ ਵਿਚ ਅਸੀਂ ਹੇਠ ਲਿਖੀਆਂ ਵਸਤਾਂ ਤਿਆਰ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਾਂ –
- ਟੇਬਲ
- ਫ਼ਾਰਮ
- ਕੁਐਰੀਜ਼
- ਰਿਪੋਰਟਸ ਆਦਿ ।
ਰਿਲੇਸ਼ਨਲ ਡਾਟਾਬੇਸ
ਰਿਲੇਸ਼ਨਲ ਡਾਟਾਬੇਸ ਉਹ ਡਾਟਾਬੇਸ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਿਸ ਨੂੰ ਡਾਟਾ ਟੇਬਲ ਦੇ ਰੂਪ ਵਿਚ ਰੱਖਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ । ਇਹ ਟੇਬਲ ਫੀਲਡ ਵਿਚ ਵੰਡਿਆ ਹੁੰਦਾ ਹੈ । ਇਕ ਰੋਅ ਸਾਰੇ ਫੀਲਡ ਨਾਲ ਸੰਬੰਧਤ ਡਾਟਾ ਸਟੋਰ ਕਰਕੇ ਰੱਖਦੀ ਹੈ । ਟੇਬਲ ਵਿਚ ਡਾਟਾ ਪਾਇਆ, ਰਿਟਰੀਵ ਅਤੇ ਡਿਲੀਟ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ । ਇਹ ਅੱਜਕਲ੍ਹ ਵਰਤੋਂ ਵਿਚ ਆਉਣ ਵਾਲਾ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਮਾਡਲ ਹੈ ।
ਡਾਟਾਬੇਸ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਲਈ ਜ਼ਰੂਰੀ ਸੇਧ
ਡਾਟਾਬੇਸ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕੁੱਝ ਸੇਧਾਂ ਨੂੰ ਮੰਨਣਾ ਪੈਂਦਾ ਹੈ । ਇਹ ਸੇਧਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇੱਕ ਵਧੀਆ ਡਾਟਾਬੇਸ ਬਣਾਉਣ ਵਿੱਚ ਮੱਦਦ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ ।
- ਆਪਣੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਸਾਰੇ ਫ਼ੀਲਡ ਲੱਭੋ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਵਲੋਂ ਸਾਡੀ ਲੋੜੀਂਦੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕੀਤੀ ਜਾ ਸਕੇ ।
- ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਵਧੀਆ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਡਾਟਾ ਦੇ ਹਰ ਇੱਕ ਹਿੱਸੇ ਨੂੰ ਛੋਟੇ-ਛੋਟੇ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹਿੱਸਿਆਂ ਵਿੱਚ ਵੰਡੋ ।
- ਗਰੁੱਪ ਸੰਬੰਧੀ ਫ਼ੀਲਡਜ਼ ਨੂੰ ਟੇਬਲ ਵਿੱਚ ਬਣਾਓ ।
- ਹਰ ਇੱਕ ਟੇਬਲ ਵਿੱਚ ਪ੍ਰਾਇਮਰੀ ਕੀਅ ਬਣਾਓ ਜੋ ਕਿ ਵਿਲੱਖਣ ਤੌਰ ‘ਤੇ ਪਛਾਣਿਆ ਜਾ ਸਕੇ ।
- ਟੇਬਲਜ਼ ਦੇ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਸਾਂਝਾ ਫ਼ੀਲਡ ਵੀ ਪਾਉਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ।
ਤਕਨੀਕੀ ਸ਼ਬਦ
ਐਕਸੈੱਸ ਵਿਚ ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਤਕਨੀਕੀ ਸ਼ਬਦ ਵਰਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ । ਐਕਸੈੱਸ ਡਾਟਾਬੇਸ ਨੂੰ ਵੰਡਣ ਲਈ ਹੇਠ ਲਿਖੇ ਅਨੁਸਾਰ ਤਰਤੀਬ ਦਿੰਦਾ ਹੈ—
- ਡਾਟਾਬੇਸ ਫਾਈਲ
- ਟੇਬਲ
- ਫੀਲਡ
- ਡਾਟਾ ਟਾਈਪ
ਐੱਮ. ਐੱਸ. ਐਕਸੈੱਸ ਦੇ ਕੰਪੋਨੈੱਟਸ
ਜਦੋਂ ਅਸੀਂ ਡਾਟਾਬੇਸ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹਾਂ ਤਾਂ ਇੱਕ ਫ਼ਾਈਲ ਫਾਰਮੈੱਟ ਬਾਕਸ ਖੁੱਲ੍ਹਦਾ ਹੈ । ਇਸ ਬਾਕਸ ਦੇ ਖੱਬੇ ਪਾਸੇ ਕੋਨੇ ਵਿੱਚ ਅੱਗੇ ਲਿਖੇ ਫ਼ਾਰਮੈੱਟ ਨਜ਼ਰ ਆਉਂਦੇ ਹਨ ।
- ਟੇਬਲ-ਐੱਮ.ਐੱਸ.ਐਕਸੈੱਸ ਵਿੱਚ ਡਾਟਾ ਸਟੋਰੇਜ ਸੁਵਿਧਾ ਹੈ । ਜਿੰਨਾ ਹੋ ਸਕੇ ਟੇਬਲ ਦਾ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਇੱਕ ਕਾਗਜ਼ ਉੱਤੇ ਐਡਵਾਂਸ ਵਿੱਚ ਬਣਾ ਲੈਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ । ਹਾਲਾਂਕਿ ਇੱਥੇ ਤੁਸੀਂ ਟੇਬਲ ਸਕਰੀਨ ਉੱਪਰ ਬਣਾ ਰਹੇ ਹੋ । ਇਸ ਲਈ ਤੁਸੀਂ ਟੇਬਲ ਨੂੰ ਲਾਗੂ ਕਰਨ ਦੇ ਪੜਾਅ ਦੇਖ ਸਕਦੇ ਹੋ । ਹਰ ਇੱਕ ਟੇਬਲ ਵਿੱਚ ਰੋਅਜ਼ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ ਜਿਸਨੂੰ ਰਿਕਾਰਡ ਕਿਹਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਕਾਲਮ ਨੂੰ ਫ਼ੀਲਡ । ਇੱਕ ਰਿਕਾਰਡ ਕਿਸੇ ਆਧਾਰੇ ਜਾਂ ਕਿਸੇ ਵਿਅਕਤੀ ਦੇ ਤੱਥਾਂ ਦਾ ਗਰੁੱਪ ਹੁੰਦਾ ਹੈ । ਟੇਬਲ ਵਿੱਚ ਹਰ ਰਿਕਾਰਡ ਵਿਲੱਖਣ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ । ਫ਼ੀਲਡ ਇੱਕ ਇਕੱਲੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਤੱਥ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਿਸਨੂੰ ਕਿਸੇ ਵਿਅਕਤੀ ਜਾਂ ਆਧਾਰੇ ਉੱਤੇ ਲਾਗੂ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ ।
- ਕੁਐਰੀਜ਼ (Queries)—–ਇੱਕ ਕੁਐਰੀ ਡਾਟਾ ਨੂੰ ਕਾਪੀ ਕਰਦੀ ਜਾਂ ਬਦਲਦੀ ਹੈ । ਕੁਐਰੀਜ਼ ਟੇਬਲ ਨੂੰ ਬਦਲਣ, ਡਿਲੀਟ ਕਰਨ, ਟੇਬਲ ਬਣਾਉਣ ਅਤੇ ਕੁਐਰੀਜ਼ ਅਪਡੇਟ ਕਰਨ ਲਈ ਵਰਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ । ਇਹਨਾਂ ਨੂੰ (!) ਐਕਸਲਾਮੇਸ਼ਨ ਦੇ ਨਾਲ ਪਛਾਣਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ । ਕੁਐਰੀ ਆਪਣੇ ਨਾਮ ਤੋਂ ਅਗਲੀ ਡਾਟਾਬੇਸ ਵਿੰਡੋ ਕਰਾਸ ਟੈੱਬ ਕੁਐਰੀ ਵਿੱਚ ਹੁੰਦੀ ਹੈ । ਕੁਐਰੀ ਸਵਾਲਾਂ ਦੇ ਜੋੜ, ਐਵਰੇਜ਼, ਗਿਣਤੀ ਅਤੇ ਹੋਰ ਜੋੜਾਂ ਲਈ ਅਤੇ ਫਿਰ ਨਤੀਜੇ ਦੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਦੋ ਹਿੱਸਿਆਂ ਵਿੱਚ ਵੰਡਦੀ ਹੈ, ਇੱਕ ਡਾਟਾਸ਼ੀਟ ਦੇ ਹੇਠਾਂ ਅਤੇ ਦੂਜਾ ਡਾਟਾਬੇਸ ਵਿੰਡੋ ਦੇ ਉੱਪਰ ਵਾਲੇ ਹਿੱਸੇ ਵਿੱਚ । ਕੁਐਰੀ ਤੁਹਾਨੂੰ ਟੇਬਲਜ਼ ਵਿੱਚ ਸਟੋਰ ਡਾਟਾ ਬਾਰੇ ਪ੍ਰਸ਼ਨ ਪੁੱਛਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਨਤੀਜਾ ਉਸੇ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਵਾਪਸ ਭੇਜ ਦਿੰਦੀ ਹੈ ਬਿਨਾਂ ਡਾਟਾ ਨੂੰ ਬਦਲੇ ।
- ਫ਼ਾਰਮ (Forms)-ਫ਼ਾਰਮ ਸਾਨੂੰ ਡਾਟਾ ਦੇਖਣ ਲਈ ਇੱਕ ਮਿੱਤਰਤਾਪੂਰਨ ਵਾਤਾਵਰਨ ਮੁਹੱਈਆ ਕਰਵਾਉਂਦਾ ਹੈ ਜੋ ਕਿ ਇੱਕ ਰਿਕਾਰਡ ਇੱਕੋ ਸਮੇਂ ਦਿਖਾਉਂਦਾ ਹੈ । ਫ਼ਾਰਮ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕੁਐਰੀ ਦਾ ਨਤੀਜਾ ਦਿਖਾਉਣ ਲਈ ਵੀ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ । ਇਹ ਡਾਟਾ ਇੱਨਪੁਟ ਦੀ ਸੁਵਿਧਾ ਵੀ ਮੁਹੱਈਆ ਕਰਵਾਉਂਦਾ ਹੈ । ਫ਼ਾਰਮ ਵਿੱਚ ਅਸੀਂ ਡਾਟਾ ਨੂੰ ਬਦਲ ਵੀ ਸਕਦੇ ਹਾਂ । ਅਸੀਂ ਫ਼ਾਰਮ ਦੀ ਮੱਦਦ ਨਾਲ ਡਾਟਾ ਨੂੰ ਅਸਾਨੀ ਨਾਲ ਅਪਡੇਟ ਅਤੇ ਡਿਲੀਟ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਾਂ । ਇਹ ਵਰਤੋਂਕਾਰ ਲਈ ਟੇਬਲਜ਼ ਦੇ ਨਾਲ ਜੁੜਨ ਦਾ ਅਸਾਨ ਤਰੀਕਾ ਹੈ ।
- ਰਿਪੋਰਟ—ਰਿਪੋਰਟ ਦਾ ਮਤਲਬ ਡਾਟਾ ਨੂੰ ਤਰਤੀਬਵਾਰ ਅਤੇ ਸੰਖੇਪ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਦਿਖਾਉਣਾ। ਰਿਪੋਰਟ ਨੂੰ ਆਮ ਤੌਰ ‘ਤੇ ਅਸੀਂ ਮੁੱਖ ਮੁੱਦੇ ਅਤੇ ਰੁਝਾਨ ਦੀ ਨੁਮਾਇੰਦਗੀ ਕਰਨ ਲਈ ਇਸਤੇਮਾਲ ਕਰਦੇ ਹਾਂ । ਰਿਪੋਰਟ ਇੱਕ ਅਸਾਨ ਲਿਸਟ ਵੀ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ ਜਾਂ ਵਿਦਿਆਰਥੀਆਂ ਦਾ ਰਿਕਾਰਡ, ਜਾਂ ਫਿਰ ਇੱਕ ਸਕੂਲ ਦਾ ਰਿਕਾਰਡ । ਰਿਪੋਰਟ ਦੇ ਨਾਲ ਅਸੀਂ ਮੇਲਿੰਗ ਲੇਬਲ, ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਉਪਭੋਗਤਾ ਦੀ ਡਾਇਰੈਕਟਰੀ, ਬਿੱਲ ਬਣਾਉਣੇ ਅਤੇ ਭੇਜਣੇ, ਜਾਂ ਫਿਰ ਡਾਟਾ ਦਾ ਸਾਰ ਪ੍ਰਸਤੁਤ ਕਰਨ ਲਈ ਵਰਤੀਆਂ ਜਾ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ । ਰਿਪੋਰਟ ਨੂੰ ਉਪਲੱਬਧ ਡਾਟਾ ਤੋਂ ਬਣਾਇਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ । ਰਿਪੋਰਟ ਨੂੰ ਬਣਾਉਣ ਦੇ ਕਈ ਤਰੀਕੇ ਹਨ ।
- ਮੈਡੋਸ (Macros)—ਮੈਕ੍ਰੋਸ ਇੱਕ ਸਵੈਚਾਲਿਤ ਐਕਸ਼ਨ ਹੈ ਜੋ ਕਿ ਡਾਟਾ ਦੇ ਆਬਜੈਕਟ ਉੱਤੇ ਲਾਗੂ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ । ਇਹ ਵਰਤੋਂਕਾਰ ਨੂੰ ਆਪਣੇ ਕੰਮ ਨੂੰ ਸਵੈਚਾਲਿਤ ਕਰਨ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦਾ ਹੈ । ਐਕਸੈੱਸ ਆਪਣੇ ਵਰਤੋਂਕਾਰ ਨੂੰ ਮੈਕਰੋ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਇੱਕ ਅਸਾਨ ਅਤੇ ਵਧੀਆ ਦਿਸਣ ਵਾਲੀ ਵਿਧੀ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਵਾਉਂਦਾ ਹੈ ।
- ਮਾਡਿਊਲਸ (Modules)—ਮਾਡਿਊਲਸ ਪ੍ਰੋਸੀਜਰ ਸਟੇਟੇਮੈਂਟ ਅਤੇ ਡੈਕਲਾਰੇਸ਼ਨ ਦਾ ਇਕੱਠ ਹੈ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਇੱਕ ਇਕਾਈ ਦੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਸਟੋਰ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ । ਮਾਡਿਊਲਸ ਮੈਕਰੋ ਦੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਹੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ । ਆਮ ਤੌਰ ‘ਤੇ ਮਾਡਿਊਲਸ ਦੋ ਤਰ੍ਹਾਂ ਦੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ । ਇਹਨਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਡਾਟਾਬੇਸ ਦੇ ਐਡਵਾਂਸ ਫ਼ੰਕਸ਼ਨ ਲਈ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ । ਇਹ ਡਾਟਾਬੇਸ ਦੇ ਅਗਾਂਹਵਧੂ ਕੰਮ ਕਰਵਾਉਣ ਲਈ ਵਰਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ । ਉਦਾਹਰਨ ਦੇ ਤੌਰ ‘ਤੇ ਮੁਸ਼ਕਿਲ ਪਰਿਸਥਿਤੀ ਵਿੱਚ ਡਾਟਾ ਨੂੰ ਗੁੰਝਲਦਾਰ ਸਥਿਤੀ ਵਿੱਚ ਜਾਂਚ ਕਰਨਾ |
ਡਾਟਾ ਟਾਈਪਸ WAN Bigliett an a ਐਕਸੈੱਸ ਵਿਚ ਕਈ ਪ੍ਰਕਾਰ ਦੀਆਂ ਡਾਟਾ ਟਾਈਪਸ (ਕਿਸਮਾਂ) ਵਰਤੀਆਂ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ । ਟੇਬਲ ਬਣਾਉਣ ਸਮੇਂ ਡਾਟਾ ਟਾਈਪ ਨਿਰਧਾਰਿਤ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ।
ਇੱਕ ਫ਼ੀਲਡ ਲਈ ਖ਼ਾਸ ਸੈਟਿੰਗ ਡਾਟਾ ਟਾਈਪ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਜੋ ਕਿ ਇੱਕ ਨੰਬਰ, ਟੈਕਸਟ, ਕਰੰਸੀ ਅਤੇ ਡੇਟ/ਟਾਈਮ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ । ਡਾਟਾ ਟਾਈਪ ਇੱਕ ਫ਼ੀਲਡ ਵਿੱਚ ਦਿੱਤੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਅਤੇ ਸੀਮਾ ਬਾਰੇ ਦੱਸਦੀ ਹੈ । ਡਾਟਾ ਟਾਈਪ ਇਹ ਵੀ ਪਤਾ ਲਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕਿਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਦਾ ਕੰਮ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇਗਾ ਅਤੇ ਕਿੰਨੀ ਮੈਮਰੀ ਵਰਤੀ ਜਾਏਗੀ । ਐਕਸੈੱਸ ਵਿਚਲੀਆਂ ਕੁਝ ਖ਼ਾਸ ਡਾਟਾ ਟਾਈਪਸ ਅੱਗੇ ਦਿੱਤੀਆਂ ਹਨ –
| Data types | Size/Format | Storage Capacity | Functions |
| Text | Up to 255 characters | Test-including numeric text (eg phone numbers) | Text consists of digits, numbers, letters or their combination. It can have maximum of 255 letters. Numbers also been use as text only those numbers which are not used in mathematical calculations are included in text. |
| Number | Long Integer Integer Single and double bytes | Whole numbers | Numbers been used only from the prescribed size which we will declare in document. For e.g. If it is a byte we will use only whole positive numbers between 0 to 255. |
| Date/time | General | Both date & time – eg 25/12/15 15:35:10 | It in used for date and time. The data can vary from 100 to 9999. it is 8 byte long. |
| Yes/no | Yes/No True/False On/Off | N.A. | For data with only 2 possible values. It is used for logical values. |
| Currency | Currency Scientific, percentage | Up to 15 figures | It can also be use in mathematics or scientific functions. You can type only currency value in this type of fields. But you don’t have to enter currency value manually into your field. |
| Auto Number | N.A. | Automatic counter – incremented by 1 for each record | It is used in all numeric programs it automatically give increment to a number. |
| Memo | Up to 65535 characters | Longer pieces of text | Memo is used in where we have to enter a longer text. |
| OLE Object | N.A. | For pictures, sound, video, Word/Excel documents or any other docs. | It is been used to insert picture, sound, videos, word/excel, documents and any other type of files which are supported by our system. |
| Hyperlink | N.A. | N.A. | It is used for links to the WWW or e-mail. |
| Calculated | N.A. | N.A. | This data type allow you to create a field that is based on a calculation of other fields in the same table. |
ਐੱਮ. ਐੱਸ. ਐਕਸੈੱਸ ਦੀਆਂ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ
- ਅਸਾਨ ਇੰਨਸਟਾਲੇਸ਼ਨ ਅਤੇ ਕੰਮ ਕਰਨਾ-ਐਕਸੈੱਸ ਡਾਟਾ ਮੈਨੇਜਰ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਫ਼ੰਕਸ਼ਨਲ ਰਿਲੇਸ਼ਨਲ ਡਾਟਾਬੇਸ ਮੁਹੱਈਆ ਕਰਵਾਉਂਦਾ ਹੈ । ਹੋਰ ਮਾਈਕਰੋਸਾਫਟ ਐਪਲੀਕੇਸ਼ਨ ਦੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਐਕਸੈੱਸ ਵਿੱਚ ਵੀ ਵਿਜ਼ਾਰਡ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਜੋ ਕਿ ਪੂਰੇ ਪ੍ਰੋਗਰਾਮ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡੀ ਮੱਦਦ ਕਰਦੇ ਹਨ ।
- ਅਸਾਨੀ ਨਾਲ ਹਿੱਸਾ ਲੈਣਾ-ਐਕਸੈੱਸ ਕਈ ਹੋਰ ਵਿੰਡੋ ਉੱਤੇ ਆਧਾਰਿਤ ਡਿਵੈਲਪਮੈਂਟ ਪ੍ਰੋਗਰਾਮਾਂ ਨਾਲ ਵਧੀਆ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਮਾਈਕਰੋਸਾਫ਼ਟ ਸੀਕਿਉਲ ਸਰਵਰ ਅਤੇ ਮਾਈਕਰੋਸਾਫ਼ਟ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਪ੍ਰੋਡਕਟ (Product) ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਉਰੇਕਲ (Oracle) ਅਤੇ ਸਾਈਬੇਸ (Cybase), ਐਕਸੈੱਸ ਦੀ ਮਦਦ ਨਾਲ ਤੁਸੀਂ ਇਹਨਾਂ ਪ੍ਰੋਗਰਾਮਾਂ ਵਿੱਚ ਅਸਾਨੀ ਨਾਲ ਹਿੱਸਾ ਪਾ ਸਕਦੇ ਹੋ ।
- ਪ੍ਰਸਿੱਧ ਰਿਲੇਸ਼ਨਲ ਡਾਟਾਬੇਸ ਮੈਨੇਜਮੈਂਟ ਸਿਸਟਮ—Microsoft Access ਸੰਸਾਰ ਦਾ ਇੱਕ ਬਹੁਤ ਪ੍ਰਸਿੱਧ ਡੈਸਕਟਾਪ ਰਿਲੇਸ਼ਨਲ ਡਾਟਾਬੇਸ ਸਿਸਟਮ ਹੈ । ਐਕਸੈੱਸ ਵਿੱਚ ਡਾਟਾ ਨੂੰ ਕਈ ਤਰੀਕਿਆਂ ਦੇ ਨਾਲ ਦੇਖਿਆ ਅਤੇ ਸੌਰਟ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ ।
- ਪੈਸੇ ਦੀ ਬੱਚਤ—Microsoft Access ਬਹੁਤ ਸਸਤਾ ਹੈ । ਬਾਕੀ ਦੂਜੇ ਵੱਡੇ ਸਿਸਟਮਾਂ ਤੋਂ ਜੋ ਕਿ ਬਿਲਕੁਲ ਇਸੇ ਤਰ੍ਹਾਂ ਦੇ ਫੰਕਸ਼ਨ ਅਤੇ ਵਰਤੋਂ ਦਿੰਦੇ ਹਨ ।
- ਸੁਵਿਧਾਜਨਕ ਸਟੋਰੇਜ ਸਮਰਥਾ—ਇੱਕ ਮਾਈਕਰੋਸਾਫ਼ਟ ਐਕਸੈੱਸ ਡਾਟਾਬੇਸ 2 ਗੀਗਾ ਬਾਈਟ ਤੱਕ ਸਟੋਰੇਜ ਸਾਂਭ ਕੇ ਰੱਖ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜੋ ਕਿ ਬਾਕੀ ਵੱਡੀ ਸਟੋਰੇਜ ਸਮਰੱਥਾ ਵਾਲੇ ਡਾਟਾਬੇਸ ਸਾਫ਼ਟਵੇਅਰਜ਼ ਨਾਲੋਂ ਜ਼ਿਆਦਾ ਸੁਵਿਧਾਜਨਕ ਹੈ ।
- ਮਲਟੀਯੂਜ਼ਰ ਸਪੋਰਟ-ਐਕਸੈੱਸ ਐਪਲੀਕੇਸ਼ਨ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਦਸ ਤੋਂ ਵੱਧ ਵਰਤੋਂਕਾਰ ਨੈੱਟਵਰਕ ਉੱਤੇ ਇੱਕੋ ਸਮੇਂ ਉੱਤੇ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ । ਇਹ ਇੱਕ ਮਲਟੀਯੂਜ਼ਰ ਤਰੀਕਾ ਹੈ ਜੋ ਕਿ ਸਾਡਾ ਸਮਾਂ ਬਚਾਉਂਦਾ ਹੈ । ਕਈ ਵਰਤੋਂਕਾਰਾਂ ਦੁਆਰਾ ਡਾਟਾ ਨੂੰ ਇੱਕੋ ਸਮੇਂ ਉੱਤੇ ਵੰਡਿਆ ਅਤੇ ਬਦਲਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ।
- ਡਾਟਾ Import ਕਰਨਾ—Microsoft Access ਆਪਣੇ ਵਰਤੋਂਕਾਰ ਨੂੰ ਆਪਣੇ ਖ਼ਾਸ ਡਾਟਾ ਨੂੰ ਇੰਪੋਰਟ ਕਰਨ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦਾ ਹੈ । ਐਕਸੈੱਸ ਨੇ ਡਾਟਾ ਇੰਪੋਰਟ ਨੂੰ ਬਹੁਤ ਅਸਾਨ ਬਣਾ ਦਿੱਤਾ ਹੈ ।
- ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਡਾਟਾਬੇਸ—ਐੱਮ. ਐੱਸ.ਐਕਸੈੱਸ ਇੱਕ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਡਾਟਾਬੇਸ ਸਿਸਟਮ ਹੈ । ਤੁਸੀਂ ਜੋ ਵੀ ਸੂਚਨਾ ਸਟੋਰ ਕਰਦੇ ਹੋ ਉਹ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ । ਇਹ ਡਾਟਾ ਦੀ ਡੁਪਲੀਕੇਸੀ ਘਟਾਉਂਦਾ ਹੈ । ਇਹ ਐਕੂਰੇਸੀ ਅਤੇ ਡਾਟਾ ਦੀ ਇਕਸਾਰਤਾ ਵਧਾਉਂਦਾ ਹੈ ।
⇒ ਟੇਬਲ ਹੇਠਾਂ ਲਿਖੇ ਤਰੀਕਿਆਂ ਰਾਹੀਂ ਬਣਾਏ ਜਾਂਦੇ ਹਨ—
1. ਕਰੀਏਟ ਟੇਬਲ ਇਨ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਵਿਊ (Create Table in Design View)
2. ਕਰੀਏਟ ਟੇਬਲ ਬਾਏ ਵੀਜ਼ਾਰਡ ਵਿਊ (Create Table by Wizard View)
3. ਕਰੀਏਟ ਟੇਬਲ ਬਾਏ ਐਂਟਰਿੰਗ ਡਾਟਾ (Create Table by Entering Data) ।
ਐੱਮ. ਐੱਸ. ਐਕਸੈੱਸ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨਾ (Starting MS-Access)
ਐਕਸੈੱਸ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨ ਲਈ ਹੇਠਾਂ ਲਿਖਿਆ ਰਸਤਾ ਅਪਣਾਓ—
ਸਟਾਰਟ → ਆਲ ਪ੍ਰੋਗਰਾਮਜ਼ → ਐੱਮ ਐੱਸ ਐਕਸੈੱਸ
ਟੇਬਲਜ਼ ਨਾਲ ਕੰਮ ਕਰਨਾ
ਟੇਬਲ ਐਕਸੈੱਸ ਦੀਆਂ ਸਾਰੀਆਂ ਚੀਜ਼ਾਂ ਦਾ ਮੂਲ ਹੈ । ਟੇਬਲ ਵਿਚ ਇਕ ਖ਼ਾਸ ਵਿਸ਼ੇ ਨਾਲ ਸੰਬੰਧਿਤ ਡਾਟਾ ਸਟੋਰ ਹੁੰਦਾ ਹੈ । ਟੇਬਲ ਰੋਅਜ਼ ਅਤੇ ਕਾਲਮਜ਼ ਦੀ ਕਾਟ ਨਾਲ ਬਣਦਾ ਹੈ । ਡਾਟਾਬੇਸ ਵਿਚ ਇੱਕ ਤੋਂ ਵੱਧ ਟੇਬਲ ਹੁੰਦੇ ਹਨ । ਹਰੇਕ ਟੇਬਲ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਕਿਸਮ ਅਤੇ ਵਿਸ਼ੇ ਦਾ ਡਾਟਾ ਸਟੋਰ ਕਰਦਾ ਹੈ l
ਟੇਬਲ ਹੇਠਾਂ ਲਿਖੇ ਤਰੀਕਿਆਂ ਰਾਹੀਂ ਬਣਾਏ ਜਾਂਦੇ ਹਨ –
1. ਕਰੀਏਟ ਟੇਬਲ ਇਨ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਵਿਊ (Create Table in Design Wiew)
2. ਕਰੀਏਟ ਟੇਬਲ ਬਾਏ ਵੀਜ਼ਾਰਡ ਵਿਊ (Create Table by Wizard Wiew)
3. ਕਰੀਏਟ ਟੇਬਲ ਬਾਏ ਐਂਟਰਿੰਗ ਡਾਟਾ (Create Table by Entering Data) |
1. ਕਰੀਏਟ ਟੇਬਲ ਇਨ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਵਿਊ (Create Table in Design View)-ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਵਿਊ ਟੇਬਲ ਬਣਾਉਣ ਦਾ ਇਕ ਸਾਧਾਰਨ ਤਰੀਕਾ ਹੈ । ਇਸ ਰਾਹੀਂ ਪਹਿਲਾਂ ਟੇਬਲ ਤਿਆਰ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਤੇ ਫਿਰ ਉਸ ਵਿਚ ਡਾਟਾ ਭਰਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ।
ਟੇਬਲ ਬਣਾਉਣਾ-ਟੇਬਲ ਬਣਾਉਣ ਦੇ ਸਟੈੱਪ ਹੇਠਾਂ ਲਿਖੇ ਅਨੁਸਾਰ ਹਨ—
1. File → New Blank → Database.
2. ਫਾਈਲ ਦਾ ਨਾਮ ਟਾਈਪ ਕਰੋ ਅਤੇ ਕਰੀਏਟ (Create) ਬਟਨ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
3. ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਵਿਊ ਨਾਲ ਸੰਬੰਧਿਤ ਇੱਕ ਡਾਇਲਾਗ ਬਾਕਸ ਖੁੱਲ੍ਹੇਗਾ ।
4. Create Table in Design View ਉੱਤੇ ਡਬਲ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ |
5. ਫੀਲਡ ਨੇਮ, ਡਾਟਾ ਟਾਈਪ (ਟੈਕਸਟ, ਨੰਬਰ, ਡੇਟ ਆਦਿ) ਅਤੇ ਵਿਵਰਣ (Description) ਨਾਲ ਪ੍ਰਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰੋ |
6. ਪ੍ਰਾਇਮਰੀ ਕੀਅ ਨਿਰਧਾਰਿਤ ਕਰੋ ।
ਪ੍ਰਾਇਮਰੀ ਕੀਅ ਹਮੇਸ਼ਾ ਵਿਲੱਖਣ (Unique) ਡਾਟੇ ਨੂੰ ਹੀ ਬਣਾਉਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ । ਪ੍ਰਾਇਮਰੀ ਕੀਅ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰਨ ਲਈ ਪਹਿਲਾਂ ਸੰਬੰਧਿਤ ਫੀਲਡ ਸਿਲੈਕਟ ਕਰੋ ਤੇ ਫਿਰ ਸਟੈਂਡਰਡ ਟੂਲ ਬਾਰ ਦੇ ਪ੍ਰਾਇਮਰੀ ਕੀਅ ਬਟਨ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
7. ਟੇਬਲ ਨੂੰ ਸੇਵ ਕਰੋ ।
2. ਕਰੀਏਟ ਟੇਬਲ ਬਾਏ ਵੀਜ਼ਾਰਡ ਵਿਊ (Create Table by Wizard View)—ਅਸੀਂ ਵੀਜ਼ਾਰਡ ਦੀ ਮਦਦ ਨਾਲ ਵੀ ਟੇਬਲ ਬਣਾ ਸਕਦੇ ਹਾਂ । ਵੀਜ਼ਾਰਡ ਵਿਊ ਇੱਕ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਔਜ਼ਾਰ ਹੈ ਜੋ ਟੇਬਲ, ਫਾਰਮ, ਰਿਪੋਰਟ, ਕੁਐਰੀਜ਼ ਆਦਿ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਵਰਤਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ।
ਟੇਬਲ ਬਣਾਉਣਾ—ਵੀਜ਼ਾਰਡ ਵਿਊ ਵਿਚ ਟੇਬਲ ਬਣਾਉਣ ਦਾ ਤਰੀਕਾ ਹੇਠਾਂ ਲਿਖੇ ਅਨੁਸਾਰ ਹੈ—
1. File → New → Blank Database.
2. ਫਾਈਲ ਦਾ ਨਾਮ ਟਾਈਪ ਕਰੋ ਅਤੇ ਕਰੀਏਟ (Create) ਬਟਨ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
3. Create Table by using Wizard ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ |
4. ਵੀਜ਼ਾਰਡ ਬਾਕਸ ਖੁੱਲ੍ਹੇਗਾ ਜਿਸ ਵਿਚ ਦੋ ਆਪਸ਼ਨ ਹੋਣਗੀਆਂ—Business ਅਤੇ Personal ਇਨ੍ਹਾਂ ਵਿਚੋਂ ਕੋਈ ਇਕ ਚੁਣੋ |
5. Personal ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
6. ਟੇਬਲ ਲਈ ਲੋੜੀਂਦੀਆਂ ਫੀਲਡਜ਼ ਦੀ ਇੱਕ-ਇੱਕ ਕਰਕੇ ਚੋਣ ਕਰੋ ਅਤੇ ਭਰੋ |
7. Step ਨੰਬਰ 6 ਨੂੰ ਜ਼ਰੂਰਤ ਅਨੁਸਾਰ ਦੁਹਰਾਉਂਦੇ ਰਹੋ ।
8. ਨੈਕਸਟ ਬਟਨ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ । ਵੀਜ਼ਾਰਡ ਦਾ ਅਗਲਾ ਪੇਜ ਨਜ਼ਰ ਆਵੇਗਾ । ਇੱਥੇ ਟੇਬਲ ਦਾ ਨਾਮ ਟਾਈਪ ਕਰੋ ।
9. ਪ੍ਰਾਇਮਰੀ ਕੀਅ ਨਿਰਧਾਰਿਤ ਕਰਨ ਲਈ Yes, Set a primary key for me ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ |
10. ਨੈਕਸਟ ਬਟਨ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ । ਵੀਜ਼ਾਰਡ ਦਾ ਅਗਲਾ ਪੇਜ ਨਜ਼ਰ ਆਵੇਗਾ |
11. Enter data directly into the table ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
12. Finish ਬਟਨ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ |
3. ਕਰੀਏਟ ਟੇਬਲ ਬਾਏ ਐਂਟਰਿੰਗ ਡਾਟਾ (Create Table by Entering Data)—ਵੀਜ਼ਾਰਡ ਵਿਊ ਰਾਹੀਂ ਤਿਆਰ ਕੀਤੇ ਟੇਬਲ ਵਿਚ ਡਾਟਾ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰਨ ਦੇ ਸਟੈਂਪ ਅੱਗੇ ਲਿਖੇ ਅਨੁਸਾਰ ਹਨ—
1. ਵਿਊ ਬਟਨ ਤੋਂ ਡਾਟਾਸ਼ੀਟ ਵਿਊ ਸਿਲੈਕਟ ਕਰੋ । ਡਾਟਾਸ਼ੀਟ ਵਿਊ ਦਿਖਾਈ ਦੇਵੇਗਾ ।
2. ਟੇਬਲ ਦੀਆਂ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਫੀਲਡਜ਼ ਵਿਚ ਡਾਟਾ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰੋ |
3. ਟੇਬਲ ਨੂੰ ਦੁਬਾਰਾ ਸੇਵ ਕਰੋ ।
ਫ਼ਾਰਮ
ਫ਼ਾਰਮ ਟੇਬਲਜ਼ ਦੀ ਗ੍ਰਾਫੀਕਲ ਪੇਸ਼ਕਾਰੀ ਹੈ ਜਿਸਦੀ ਵਰਤੋਂ ਟੇਬਲ ਵਿੱਚ ਡਾਟਾ ਭਰਨ, ਮੌਜੂਦਾ ਟੇਬਲ ਵਿੱਚ ਡਾਟਾ ਬਦਲਣ ਜਾਂ ਡਿਲੀਟ ਕਰਨ ਲਈ ਵੀ ਕੀਤੀ ਜਾ ਸਕਦੀ ਹੈ । ਫ਼ਾਰਮ ਅਤੇ ਟੇਬਲ ਵਿੱਚ ਇੱਕੋ ਤਰ੍ਹਾਂ ਦਾ ਡਾਟਾ ਵਰਤਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ । ਇਸ ਲਈ ਅਸੀਂ ਜਦੋਂ ਵੀ ਫ਼ਾਰਮ ਵਿੱਚ ਕੋਈ ਤਬਦੀਲੀ ਕਰਦੇ ਹਾਂ, ਤਾਂ ਟੇਬਲ ਵਿੱਚ ਆਪਣੇ ਆਪ ਉਹ ਤਬਦੀਲੀ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ । ਜਦ ਅਸੀਂ ਡਾਟਾ ਨੂੰ ਫ਼ੀਲਡ ਨੰਬਰ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਭਰਦੇ ਹਾਂ ਤਾਂ ਫ਼ਾਰਮ ਬਹੁਤ ਹੀ ਲਾਹੇਵੰਦ ਸਾਬਿਤ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ।
ਸੌਰਟਿੰਗ
ਡਾਟਾਬੇਸ ਵਿੱਚ ਜੋ ਵੀ ਰਿਕਾਰਡ ਦੇਖਦੇ ਹਾਂ ਉਹ ਉਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਹੀ ਨਜ਼ਰ ਆਉਂਦੇ ਹਨ ਜਿਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਸਭ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇੱਕ ਰਿਕਾਰਡ ਅਤੇ ਫਿਰ ਉਸ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਦੂਜਾ ਰਿਕਾਰਡ ਸਾਡੇ ਦੁਆਰਾ ਭਰਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ । ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਅਸੀਂ ਅਸਾਨੀ ਨਾਲ ਸਕਰੌਲ ਕਰਕੇ, ਸਰਚ ਕਰਕੇ ਉਸ ਰਿਕਾਰਡ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਸਕਦੇ ਹਾਂ । ਐਕਸੈੱਸ ਰਿਕਾਰਡਜ਼ ਨੂੰ ਉਹਨਾਂ ਦੇ ਆਈ.ਡੀ. ਨੰਬਰ ਤੋਂ ਸੌਰਟ ਕਰਦਾ ਹੈ ਪਰ ਇਸ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ ਰਿਕਾਰਡਜ਼ ਨੂੰ ਸੌਰਟ ਕਰਨ ਦੇ ਹੋਰ ਵੀ ਰਸਤੇ ਹਨ ।
ਅਸੀਂ ਟੈਕਸਟ ਅਤੇ ਨੰਬਰ ਦੋਹਾਂ ਨੂੰ ਦੋ ਤਰੀਕਿਆਂ ਦੇ ਨਾਲ ਸੌਰਟ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਾਂ, ਅਸੈਂਡਿੰਗ ਆਰਡਰ ਅਤੇ ਡਿਸੈਂਡਿੰਗ ਆਰਡਰ । ਅਸੈਂਡਿੰਗ ਆਰਡਰ ਮਤਲਬ ਉੱਪਰ ਜਾਣਾ ਸੋ ਅਸੈਂਡਿੰਗ ਆਰਡਰ ਨੰਬਰਾਂ ਨੂੰ ਛੋਟੇ ਤੋਂ ਵੱਡੇ ਅਤੇ ਟੈੱਕਸਟ ਨੂੰ A to Z ਵਿੱਚ ਸੌਰਟ ਕਰਦਾ ਹੈ । ਡਿਸੈਂਡਿੰਗ ਆਰਡਰ ਮਤਲਬ ਨੀਚੇ ਨੂੰ ਜਾਣਾ ਜਾਂ ਵੱਡੇ ਤੋਂ ਛੋਟੇ ਨੰਬਰ ਅਤੇ ਟੈਕਸਟ ਨੂੰ Z to A । ਡਿਫਾਲਟ ਆਈ. ਡੀ. ਨੰਬਰ ਜੋ ਕਿ ਤੁਹਾਡੇ ਟੇਬਲ ਵਿੱਚ ਹੁੰਦੇ ਹਨ । ਉਹ ਅਸੈਂਡਿੰਗ ਆਰਡਰ ਵਿੱਚ ਸੌਰਟ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਇਸੇ ਕਾਰਨ ਸਭ ਤੋਂ ਛੋਟਾ ਆਈ. ਡੀ. ਨੰਬਰ ਪਹਿਲਾਂ ਆਉਂਦਾ ਹੈ ।
ਟੇਬਲ ਸੌਰਟ ਕਰਨ ਲਈ ਸਟੈੱਪ ਹੇਠ ਲਿਖੇ ਅਨੁਸਾਰ ਹਨ –
1. ਕੋਈ ਇੱਕ ਫ਼ੀਲਡ ਸਿਲੈਕਟ ਕਰੋ ਜਿਸਨੂੰ ਤੁਸੀਂ ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਟੇਬਲ ਵਿੱਚ ਸੌਰਟ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ।
2. ਹੋਮ ਟੈੱਬ ਰਿੱਬਨ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ਅਤੇ ਸੌਰਟ ਅਤੇ ਫ਼ਿਲਟਰ ਗਰੁੱਪ ਉੱਤੇ ਜਾਓ ।
3. ਫ਼ੀਲਡ ਨੂੰ ਸੌਰਟ ਕਰੋ ਅਸੈਂਡਿੰਗ ਜਾਂ ਡਿਸੈਂਡਿੰਗ ਕਮਾਂਡ ਸਿਲੈਕਟ ਕਰਕੇ ।
(I) ਟੈਕਸਟ ਨੂੰ A to Z ਅਤੇ ਨੰਬਰ ਨੂੰ ਛੋਟੇ ਤੋਂ ਵੱਡਾ ਵਲ ਸੌਰਟ ਕਰਨ ਲਈ ਅਸੈਂਡਿੰਗ ਆਰਡਰ ਨੂੰ ਸਿਲੈਕਟ ਕਰੋ ।
(II) ਡਿਸੈਂਡਿੰਗ ਆਰਡਰ (Descending) ਨੂੰ ਸਿਲੈਕਟ ਕਰੋ ਜੇਕਰ ਟੈੱਕਸਟ ਨੂੰ Z to A ਅਤੇ ਨੰਬਰਾਂ ਨੂੰ ਵੱਡੇ ਤੋਂ ਛੋਟਾ ਸੌਰਟ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ।
4. ਹੁਣ ਟੇਬਲ ਸਿਲੈਕਟ ਕੀਤੇ ਫ਼ੀਲਡਜ਼ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਸੌਰਟ ਹੋ ਜਾਵੇਗਾ ।
ਡਾਟਾ ਫਿਲਟਰ
ਐੱਮ. ਐੱਸ. ਐਕਸੈੱਸ ਵਿੱਚ ਫ਼ਿਲਟਰ ਇੱਕ ਅਜਿਹਾ ਤਰੀਕਾ ਹੈ ਜੋ ਕਿ ਤੁਹਾਨੂੰ ਸਿਰਫ਼ ਉਹੀ ਡਾਟਾ ਦਿਖਾਉਂਦਾ ਹੈ ਜਿਸਦੀ ਤੁਹਾਨੂੰ ਲੋੜ ਹੈ । ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਕੋਈ ਫ਼ਿਲਟਰ ਬਣਾਉਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਉਸ ਡਾਟਾ ਲਈ ਕਰਾਈਟੀਰੀਆ ਸੈੱਟ ਕਰਨਾ ਪੈਂਦਾ ਹੈ ਜਿਸਨੂੰ ਤੁਸੀਂ ਦਿਖਾਉਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ । ਫਿਰ ਫ਼ਿਲਟਰ ਟੇਬਲ ਵਿੱਚੋਂ ਸਾਰੇ ਰਿਕਾਰਡ ਸਰਚ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੇ ਵਲੋਂ ਦਿੱਤੇ ਕਰਾਈਟੀਰੀਆ ਨਾਲ ਜੋ ਰਿਕਾਰਡ ਮਿਲਦਾ ਹੈ ਉਸਨੂੰ ਸਰਚ ਕਰ ਦਿੰਦਾ ਹੈ । ਬਾਕੀ ਜੋ ਡਾਟਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਉਸਨੂੰ ਇਹ ਆਰਜ਼ੀ ਤੌਰ ਤੇ ਛੁਪਾ ਦਿੰਦਾ ਹੈ । ਫ਼ਿਲਟਰ ਬਹੁਤ ਫ਼ਾਇਦੇਮੰਦ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਬਿਨਾਂ ਕਿਸੇ ਮੁਸ਼ਕਿਲ ਦੇ ਬਿਲਕੁਲ ਸਹੀ ਰਿਕਾਰਡ ਲੱਭ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ।
ਫ਼ਿਲਟਰ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਸਟੈਂਪ
1. ਤੁਸੀਂ ਜਿਸ ਫ਼ੀਲਡ ਉੱਤੇ ਫ਼ਿਲਟਰ ਲਾਉਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਉਸ ਫ਼ੀਲਡ ਦੇ ਨਾਲ ਵਾਲੇ ਡਰਾਪ ਡਾਊਨ ਐਰੋ ’ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
2. ਇੱਕ ਚੈੱਕ ਲਿਸਟ ਦੇ ਨਾਲ ਇੱਕ ਡਰਾਪ ਡਾਊਨ ਮੀਨੂੰ ਸਾਹਮਣੇ ਆ ਜਾਵੇਗਾ । ਫ਼ਿਲਟਰ ਦੇ ਨਤੀਜੇ ਵਿੱਚ ਸਿਰਫ਼ ਚੈੱਕ ਲਗੀਆਂ ਹੋਈਆਂ ਆਈਟਮਾਂ ਹੀ ਦਿਖਾਈ ਦੇਣਗੀਆਂ । ਹੇਠ ਲਿਖੀ ਹੋਈ ਆਪਸ਼ਨ ਨਾਲ ਤੁਸੀਂ ਫ਼ੈਸਲਾ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ ਕਿ ਫ਼ਿਲਟਰ ਵਿੱਚ ਕਿਹੜੀ ਆਈਟਮ ਨੂੰ ਲਿਆ ਜਾਵੇ ।
1. ਕਿਸੇ ਆਈਟਮ ਨੂੰ ਇੱਕੋ ਸਮੇਂ ਸਿਲੈਕਟ ਜਾਂ ਡਿਸਲੈਕਟ ਕਰਨ ਲਈ ਚੈੱਕ ਬਾਕਸ ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ |
2. ਹਰ ਇੱਕ ਆਈਟਮ ਨੂੰ ਫ਼ਿਲਟਰ ਵਿੱਚ ਲਿਆਉਣ ਲਈ ਸਿਲੈਕਟ ਆਲ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
3. ਬਲੈਂਕ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰਨ ਤੇ ਫ਼ਿਲਟਰ ਸਿਰਫ਼ ਉਹੀ ਰਿਕਾਰਡ ਲੱਭੇਗਾ ਜੋ ਕਿ ਬਿਨਾਂ ਰਿਕਾਰਡ ਵਾਲਾ ਫ਼ੀਲਡ ਹੋਵੇ ।
3. OK ‘ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ । ਫਿਲਟਰ ਲਾਗੂ ਹੋ ਜਾਵੇਗਾ ।
ਰਿਪੋਰਟ
ਐਕਸੈੱਸ ਵਿੱਚ ਰਿਪੋਰਟ ਤੁਹਾਨੂੰ ਤੁਹਾਡੇ ਵਲੋਂ ਇਕੱਠੇ ਕੀਤੇ ਡਾਟਾ ਨੂੰ ਤੁਹਾਡੀ ਸੁਵਿਧਾ ਅਨੁਸਾਰ ਹੀ ਪ੍ਰਿੰਟ ਕਰਨ ਦੀ ਸੁਵਿਧਾ ਮੁਹੱਈਆ ਕਰਵਾਉਂਦੀ ਹੈ । ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਟੇਬਲ ਅਤੇ ਕੁਐਰੀਜ਼ ‘ਤੇ ਆਧਾਰਿਤ ਰਿਪੋਰਟ ਬਣਾ ਸਕਦੇ ਹੋ ।
ਰਿਪੋਰਟ ਬਣਾਉਣ ਦੇ ਕਈ ਤਰੀਕੇ ਹਨ ਪਰ ਅਸੀਂ ਇੱਥੇ ਸਿਰਫ਼ ਵਿਜ਼ਾਰਡ ਦੇ ਨਾਲ ਰਿਪੋਰਟ ਬਣਾਉਣ ਬਾਰੇ ਗੱਲ ਕਰਾਂਗੇ ।
ਰਿਪੋਰਟ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਹੇਠ ਲਿਖਿਆ ਤਰੀਕਾ ਅਪਣਾਓ—
1. ਸਭ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਆਪਣੀ ਵਿੰਡੋ ਵਿੱਚੋਂ ਕ੍ਰੀਏਟ ਟੈਬ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ਅਤੇ ਫਿਰ ਰਿਪੋਰਟ ਗਰੁੱਪ ਵਿੱਚੋਂ ਰਿਪੋਰਟ ਵਿਜ਼ਾਰਡ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
2. ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਰਿਪੋਰਟ ਵਿਜ਼ਾਰਡ ਖੁੱਲ੍ਹ ਜਾਏਗਾ ।
3. ਇਸ ਵਿੱਚੋਂ ਸਿਲੈਕਟ ਟੇਬਲ /ਕੁਐਰੀਜ਼ ਵਿੰਡੋ ਵਿੱਚੋਂ ਡਾਊਨ ਐਰੋ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ਅਤੇ ਆਪਣੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਮੁਤਾਬਕ ਟੇਬਲ ਜਾਂ ਕੁਐਰੀ ਚੁਣੋ ।
ਨੋਟ- ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਤੋਂ ਵੱਧ ਵੀ ਟੇਬਲ ਜਾਂ ਕੁਐਰੀਜ਼ ਚੁਣ ਸਕਦੇ ਹੋ । ਇਹੀ ਸਟੈੱਪ ਦੁਬਾਰਾ ਦੁਹਰਾਓ ਜੇਕਰ ਹੋਰ ਟੇਬਲ ਜਾਂ ਕੁਐਰੀਜ਼ ਲੈ ਕੇ ਆਉਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ।
4. ਫ਼ੀਲਡ ਦਾਖਲ ਕਰਨੇ—
ਤੁਹਾਡੇ ਚੁਣੇ ਹੋਏ ਟੇਬਲ ਜਾਂ ਕੁਐਰੀਜ਼ ਵਾਲੇ ਸਾਰੇ ਫ਼ੀਲਡ AvailEble Fields : window ਵਿੱਚ ਆ ਜਾਣਗੇ
1. ਇੱਕ ਸਿੰਗਲ ਫ਼ੀਲਡ ਨੂੰ ਇੱਕ ਵਾਰੀ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰਨ ਲਈ () ਬਟਨ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
2. ਸਿਲੈਕਟਡ ਫ਼ੀਲਡ ਵਿੱਚ ਸਾਰੇ ਫ਼ੀਲਡ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰਨ ਲਈ (>>) ਬਟਨ ਉੱਤੇ ਇੱਕ ਵਾਰੀ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
3. ਇੱਕ ਫ਼ੀਲਡ ਨੂੰ ਫ਼ੀਲਡ ਵਿੰਡੋ ਵਿੱਚੋਂ ਖ਼ਤਮ ਕਰਨ ਲਈ (<) ਬਟਨ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
4. ਸਾਰੇ ਫ਼ੀਲਡ ਹਟਾਉਣ ਲਈ ( <<) ਬਟਨ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ—
ਇਸ ਤੋਂ ਬਾਅਦ NEXT ਬਟਨ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ l
ਗਰੁਪਿੰਗ ਲੈਵਲ ਬਣਾਉਣਾ –
ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਗਰੁਪਿੰਗ ਲੈਵਲ ਬਣਾਉਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਸੱਜੇ ਐਰੋ ਬਟਨ ਉੱਤੇ ਗਰੁਪਿੰਗ ਲੈਵਲ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ਅਤੇ ਫ਼ੀਲਡਜ਼ ਨੂੰ ਉਪਰ ਅਤੇ ਨੀਚੇ ਸਿਲੈਕਟ ਕਰਨ ਲਈ ਐਰੋ ਬਟਨ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।ਖੱਬਾ ਐਰੋ ਬਟਨ ਗਰੁਪਿੰਗ ਲੈਵਲ ਸਾਰੇ ਸਿਲੈਕਟਡ ਫ਼ੀਲਡਜ਼ ਨੂੰ ਗਰੁਪਿੰਗ ਲੈਵਲ ਤੋਂ ਹਟਾ ਦੇਵੇਗਾ |
ਇਸ ਤੋਂ ਬਾਅਦ NEXT ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
ਕੈਟੇਗਰੀ ਨਾਲ ਸੌਰਟ ਕਰਨਾ—
ਤੁਸੀਂ ਘੱਟੋ ਘੱਟ ਸੌਰਟ ਕਰਨ ਲਈ ਚਾਰ ਫ਼ੀਲਡ ਸਿਲੈਕਟ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ । ਡਾਊਨ ਐਰੋ ਉੱਤੇ ਫ਼ੀਲਡ ਸਿਲੈਕਟ ਕਰਨ ਲਈ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ਅਤੇ ਇਸ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਚੜ੍ਹਦੇ ਜਾਂ ਲਹਿੰਦੇ ਕ੍ਰਮ ਵਿੱਚ ਚੋਣ ਕਰੋ ।
ਇਸ ਤੋਂ ਬਾਅਦ NEXT ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
ਲੇ ਆਊਟ ਚੁਣਨਾ :
ਵੱਖ-ਵੱਖ ਲੇ ਆਊਟ ਆਪਸ਼ਨ ਵਿੱਚੋਂ ਇੱਕ ਚੁਣੋ ।
ਪੇਜ ਦੇ ਸਟਾਈਲ ਦੀ ਚੋਣ ਕਰੋ । ਲੈਂਡਸਕੇਪ ਜਾਂ ਪੋਰਟਰੇਟ
ਟਾਈਟਲ ਦੇਣਾ –
ਆਪਣੀ ਰਿਪੋਰਟ ਨੂੰ ਇੱਕ ਟਾਈਟਲ ਦਿਉ ਜਾਂ ਐਕਸੈੱਸ ਵਲੋਂ ਆਪਣੇ ਆਪ ਦਿੱਤਾ ਟਾਈਟਲ ਰਹਿਣ ਦਿੱਤਾ ਜਾਵੇ । ਇਸ ਗੱਲ ਦਾ ਧਿਆਨ ਰੱਖਿਆ ਜਾਵੇ ਕਿ Preview the report ਸਿਲੈਕਟ ਕੀਤੀ ਹੋਵੇ ।
ਇਸ ਤੋਂ ਬਾਅਦ Finish ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰ ਲਓ ।
ਪ੍ਰਿੰਟ ਪ੍ਰੀਵਿਊ ਵਿੱਚ ਰਿਪੋਰਟ ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਆਵੇਗੀ ।
Computer Guide for Class 9 PSEB ਐੱਮ. ਐੱਸ. ਐਕਸੈੱਸ ਨਾਲ ਜਾਣ-ਪਹਿਚਾਣ Textbook Questions and Answers
1. ਖ਼ਾਲੀ ਥਾਂਵਾਂ ਭਰੋ
1. ……………….. ਇੱਕ ਰਿਲੇਸ਼ਨ ਡਾਟਾਬੇਸ ਮੈਨੇਜਮੈਂਟ ਸਿਸਟਮ ਹੈ ।
(a) ਐਕਸੈੱਲ
(b) ਵਰਡ
(c) ਪਾਵਰ ਪੁਆਇੰਟ
(d) ਐੱਮ. ਐੱਸ. ਐਕਸੈੱਸ ।
ਉੱਤਰ – (d) ਐੱਮ. ਐੱਸ. ਐਕਸੈੱਸ ।
2. ………………… ਡਾਟਾਬੇਸ ਦਾ ਮੁੱਖ ਅੰਗ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ।
(a) ਕੁਐਰੀ
(b) ਟੇਬਲ
(c) ਫ਼ਾਰਮ
(d) ਮਾਡਿਊਲ ।
ਉੱਤਰ – (b) ਟੇਬਲ
3. ਇੱਕ ਫ਼ੀਲਡ ਇੱਕੋ ਤਰ੍ਹਾਂ ਦੇ ……………….. ਦਾ ਸੈੱਟ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ।
(a) ਡਾਟਾਬੇਸ
(b) ਟੇਬਲਜ਼
(c) ਡਾਟਾ ਆਈਟਮਜ਼
(d) ਫ਼ਾਰਮਾਂ ।
ਉੱਤਰ – (c) ਡਾਟਾ ਆਈਟਮਜ਼
4. ਕੁਐਰੀਜ਼ ਟੇਬਲ ਨੂੰ ਬਦਲਣ, ………………. , …………….. ਅਤੇ ………………. ਕਰਨ ਲਈ ਵਰਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ।
(a) ਸਾਂਭਣ, ਫ਼ਾਰਮ ਅਤੇ ਅਪਡੇਟ
(b) ਡਿਲੀਟ ਕਰਨ, ਟੇਬਲ ਬਣਾਉਣ, ਕੁਐਰੀਜ਼ ਅਪਡੇਟ
(c) ਸਟੋਰ ਕਰਨ, ਪੋਸਟ ਕਰਨ, ਕਾਪੀ ਕਰਨ
(d) ਕੁਐਰੀਜ਼ ਕਾਪੀ ਕਰਨ, ਮਾਡਿਉਲ ਤਿਆਰ ਕਰਨ, ਰਿਪੋਰਟ ਬਣਾਉਣ ।
ਉੱਤਰ – (b) ਡਿਲੀਟ ਕਰਨ, ਟੇਬਲ ਬਣਾਉਣ, ਕੁਐਰੀਜ਼ ਅਪਡੇਟ
5. ਇੱਕ ਫ਼ੀਲਡ ਲਈ ਖ਼ਾਸ ਸੈਟਿੰਗ ………………. ਕਹਾਉਂਦੀ ਹੈ ।
(a) ਡਾਟਾਬੇਸ
(b) ਮੈਕਰੋ
(c) ਡਾਟਾ ਟਾਈਪਸ
(d) ਰਿਪੋਰਟਸ ।
ਉੱਤਰ – (c) ਡਾਟਾ ਟਾਈਪਸ
2. ਛੋਟੇ ਉੱਤਰਾਂ ਵਾਲੇ ਪ੍ਰਸ਼ਨ
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 1. ਐੱਮ. ਐੱਸ. ਐਕਸੈੱਸ ਕੰਪੋਨੈੱਟਸ ਦੇ ਨਾਮ ਦੱਸੋ ।
ਉੱਤਰ-ਐੱਮ. ਐੱਸ. ਐਕਸੈੱਸ ਵਿਚ ਹੇਠ ਲਿਖੇ ਕੰਪੋਨੈੱਟਸ ਹੁੰਦੇ ਹਨ—
- ਟੇਬਲ
- ਕੁਐਰੀਜ਼
- ਫਾਰਮ
- ਰਿਪੋਰਟ
- ਮੈਡੋਸ,
- ਮਾਡਿਊਲਸ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 2. ਐੱਮ. ਐੱਸ. ਐਕਸੈੱਸ ਵਿਚ ਕਿਹੜੇ-ਕਿਹੜੇ ਡਾਟਾ ਟਾਈਪਸ ਵਰਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ ?
ਉੱਤਰ-ਐੱਮ. ਐੱਸ. ਐਕਸੈੱਸ ਵਿਚ ਹੇਠ ਲਿਖੇ ਡਾਟਾ ਟਾਈਪਸ ਵਰਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ—
- ਟੈਕਸਟ
- ਨੰਬਰ
- ਡਾਟਾਟਾਈਮ
- ਐੱਸ/ਨੋ
- ਕਰੰਸੀ
- ਆਟੋ ਨੰਬਰ
- ਮੀਮੋ
- OLE ਆਬਜੈਕਟ
- ਹਾਈਪਰ ਲਿੰਕ
- ਕੈਲਕੁਲੇਟਿਡ |
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 3. ਐੱਮ. ਐੱਸ. ਐਕਸੈੱਸ ਦੀਆਂ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ ਕੀ ਹਨ ?
ਉੱਤਰ-ਐੱਮ. ਐੱਸ. ਐਕਸੈੱਸ ਦੀਆਂ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ ਹੇਠ ਲਿਖੀਆਂ ਹਨ—
- ਆਸਾਨ ਇੰਨਸਟਾਲੇਸ਼ਨ ਅਤੇ ਕੰਮ ਕਰਨਾ
- ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਹਿੱਸਾ ਲੈਣਾ
- ਪ੍ਰਸਿੱਧ ਰਿਲੇਸ਼ਨਲ ਡਾਟਾਬੇਸ ਮੈਨਜਮੈਂਟ ਸਿਸਟਮ
- ਪੈਸੇ ਦੀ ਬੱਚਤ
- ਸੁਵਿਧਾਜਨਕ ਸਟੋਰੇਜ਼ ਸਮਰੱਥਾ
- ਮਲਟੀਯੂਜ਼ਰ ਸਪੋਰਟ
- ਡਾਟਾ ਇਮਪੋਰਟ ਕਰਨ ਦੀ ਸਹੂਲਤ
- ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਡਾਟਾਬੇਸ
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 4. ਰਿਕਾਰਡ ਤੋਂ ਕੀ ਭਾਵ ਹੈ ?
ਉੱਤਰ—ਰਿਲੇਸ਼ਨਲ ਡਾਟਾਬੇਸ ਮੈਨਜਮੈਂਟ ਸਿਸਟਮ ਵਿਚ ਕਿਸੇ ਇਕ ਟੇਬਲ ਵਿਚ ਕਿਸੇ ਇਕ ਸਬਜੈਕਟ ਨਾਲ ਸੰਬੰਧਤ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸਟੋਰ ਕਰਨ ਵਾਲੀ ਸਟਰਕਚਰ ਨੂੰ ਰਿਕਾਰਡ ਕਹਿੰਦੇ ਹਨ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 5. ਟੇਬਲ ਕੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ? ਟੇਬਲ ਬਣਾਉਣ ਦੇ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਤਰੀਕੇ ਦੱਸੋ ।
ਉੱਤਰ-ਟੇਬਲ ਉਹ ਆਬਜੈਕਟ ਹੈ ਜਿਸ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਡਾਟਾ ਨੂੰ ਸਟੋਰ ਕਰਨ, ਦੇਖਣ, ਬਦਲਣ ਆਦਿ ਵਾਸਤੇ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ । ਇਹ ਰੋਅ ਅਤੇ ਕਾਲਮ ਨਾਲ ਬਣਦਾ ਹੈ । ਰੋਅ ਨੂੰ ਰਿਕਾਰਡ ਅਤੇ ਕਾਲਮ ਨੂੰ ਫ਼ੀਲਡ ਕਹਿੰਦੇ ਹਨ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 6. ਫ਼ਾਰਮ ਤੋਂ ਕੀ ਭਾਵ ਹੈ ?
ਉੱਤਰ—ਫ਼ਾਰਮ ਟੇਬਲਜ਼ ਦੀ ਗ੍ਰਾਫੀਕਲ ਪੇਸ਼ਕਾਰੀ ਹੈ ਜਿਸਦੀ ਵਰਤੋਂ ਟੇਬਲ ਵਿੱਚ ਡਾਟਾ ਭਰਨ, ਮੌਜੂਦਾ ਟੇਬਲ ਵਿੱਚ ਡਾਟਾ ਬਦਲਣ ਜਾਂ ਡਿਲੀਟ ਕਰਨ ਲਈ ਵੀ ਕੀਤੀ ਸਕਦੀ ਹੈ । ਫ਼ਾਰਮ ਅਤੇ ਟੇਬਲ ਵਿੱਚ ਇੱਕੋ ਤਰ੍ਹਾਂ ਦਾ ਡਾਟਾ ਵਰਤਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ । ਇਸ ਲਈ ਅਸੀਂ ਜਦੋਂ ਵੀ ਫ਼ਾਰਮ ਵਿੱਚ ਕੋਈ ਤਬਦੀਲੀ ਕਰਦੇ ਹਾਂ ਤਾਂ ਟੇਬਲ ਵਿੱਚ ਆਪਣੇ ਆਪ ਉਹ ਤਬਦੀਲੀ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ । ਜਦ ਅਸੀਂ ਡਾਟਾ ਨੂੰ ਫ਼ੀਲਡ ਨੰਬਰ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਭਰਦੇ ਹਾਂ ਤਾਂ ਫ਼ਾਰਮ ਬਹੁਤ ਹੀ ਲਾਹੇਵੰਦ ਸਾਬਿਤ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 7. ਰਿਪੋਰਟ ਕੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ?
ਉੱਤਰ—ਰਿਪੋਰਟ ਐਕਸੈੱਸ ਵਿਚ ਡਾਟਾ ਨੂੰ ਆਪਣੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਅਨੁਸਾਰ ਦੇਖਣ ਦਾ ਇਕ ਢੰਗ ਹੈ ।
3. ਵੱਡੇ ਉੱਤਰਾਂ ਵਾਲੇ ਪ੍ਰਸ਼ਨ
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 1. ਡਾਟਾਬੇਸ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਲਈ ਕੀ-ਕੀ ਜ਼ਰੂਰੀ ਸੇਧਾਂ ਹਨ ? ਜਾਣਕਾਰੀ ਦਿਉ ।
ਉੱਤਰ—ਡਾਟਾਬੇਸ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕੁੱਝ ਸੇਧਾਂ ਨੂੰ ਮੰਨਣਾ ਪੈਂਦਾ ਹੈ । ਇਹ ਸੇਧਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇੱਕ ਵਧੀਆ ਡਾਟਾਬੇਸ ਬਣਾਉਣ ਵਿੱਚ ਮੱਦਦ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ ।
- ਆਪਣੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਸਾਰੇ ਫ਼ੀਲਡ ਲੱਭੋ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਵਲੋਂ ਸਾਡੀ ਲੋੜੀਂਦੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕੀਤੀ ਜਾ ਸਕੇ ।
- ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਵਧੀਆ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਡਾਟਾ ਦੇ ਹਰ ਇੱਕ ਹਿੱਸੇ ਨੂੰ ਛੋਟੇ-ਛੋਟੇ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹਿੱਸਿਆਂ ਵਿੱਚ ਵੰਡੋ |
- ਗਰੁੱਪ ਸੰਬੰਧੀ ਫ਼ੀਲਡਜ਼ ਨੂੰ ਟੇਬਲ ਵਿੱਚ ਬਣਾਓ ।
- ਹਰ ਇੱਕ ਟੇਬਲ ਵਿੱਚ ਪ੍ਰਾਇਮਰੀ ਕੀਅ ਬਣਾਓ ਜੋ ਕਿ ਵਿਲੱਖਣ ਤੌਰ ‘ਤੇ ਪਛਾਣਿਆ ਜਾ ਸਕੇ।
- ਟੇਬਲਜ਼ ਦੇ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਸਾਂਝਾ ਫ਼ੀਲਡ ਵੀ ਪਾਉਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 2. ਡਾਟਾਸ਼ੀਟ ਵਿਊ ਰਾਹੀਂ ਟੇਬਲ ਬਣਾਉਣ ਦੇ ਸਟੈਂਪ ਲਿਖੋ ।
ਉੱਤਰ—ਡਾਟਾਸ਼ੀਟ ਵਿਊ ਰਾਹੀਂ ਟੇਬਲ ਬਣਾਉਣਾ—ਡਾਟਾਸ਼ੀਟ ਵਿਊ ਵਿੱਚ ਤੁਸੀਂ ਟੇਬਲ ਵਿੱਚ ਸਿੱਧੇ ਤੌਰ ’ਤੇ ਡਾਟਾ ਐਂਟਰ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਬਿਨਾਂ ਕੋਈ ਸਟਰਕਚਰ ਦੱਸੇ ।
ਡਾਟਾਸ਼ੀਟ ਵਿਊ ਵਿੱਚ ਟੇਬਲ ਬਣਾਉਣ ਲਈ—
ਟੇਬਲ ਗਰੁਪ ਵਿੱਚ ਕ੍ਰੀਏਟ ਟੈੱਬ ਵਿੱਚ ਟੇਬਲ ਬਟਨ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
ਇੱਕ ਨਵਾਂ ਬਲੈਂਕ ਟੇਬਲ ਡਾਟਾਸ਼ੀਟ ਵਿਊ ਵਿੱਚ ਆਬਜੈਕਟ ਵਿੰਡੋ ਵਿੱਚ ਖੁੱਲ੍ਹ ਜਾਵੇਗਾ l
ਡਾਟਾ ਐਂਟਰ ਕਰਦੇ ਹੋਏ ਫ਼ੀਲਡ ਭਰਨਾ—ਡਾਟਾਸ਼ੀਟ ਵਿਊ ਵਿੱਚ ਡਾਟਾ ਦਾਖ਼ਲ ਤਕਰੀਬਨ ਐਕਸੈੱਲ ਵਰਕਸ਼ੀਟ ਵਾਂਗ ਹੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ । ਫ਼ਰਕ ਸਿਰਫ਼ ਇੰਨਾ ਹੈ ਕਿ ਇਸ ਵਿੱਚ ਡਾਟਾ ਲਗਾਤਾਰ ਰੋਅਜ਼ ਅਤੇ ਕਾਲਮ ਵਿੱਚ ਦਾਖ਼ਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ । ਡਾਟਾਸ਼ੀਟ ਵਿਊ ਦੇ ਉੱਪਰ ਖੱਬੇ ਪਾਸੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ । ਜਦ ਤੁਸੀਂ ਡਾਟਾ ਭਰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਟੇਬਲ ਸਟਰਕਚਰ ਆਪਣੇ ਆਪ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ । ਜਦੋਂ ਵੀ ਤੁਸੀਂ ਡਾਟਾਸ਼ੀਟ ਵਿਊ ਵਿੱਚ ਕੋਈ ਨਵਾਂ ਕਾਲਮ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਟੇਬਲ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਨਵਾਂ ਫ਼ੀਲਡ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ । ਡਾਟਾਸ਼ੀਟ ਵਿਊ ਵਿੱਚ ਬਣੇ ਹਰ ਟੇਬਲ ਵਿੱਚ ਐਕਸੈੱਸ ਆਪਣੇ-ਆਪ ਇੱਕ ਡਾਟਾਸ਼ੀਟ ਦੇ ਖੱਬੇ ਪਾਸੇ ਇੱਕ ਫ਼ੀਲਡ ਬਣਾ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ਜਿਸਨੂੰ ਆਈ. ਡੀ. ਕਿਹਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ । ਇਹ ਫ਼ੀਲਡ ਡਿਫਾਲਟ ਤੌਰ ‘ਤੇ ਪ੍ਰਾਇਮਰੀ ਕੀਅ ਦੇ ਤੌਰ ‘ਤੇ ਵਰਤਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ । ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਟੇਬਲ ਵਿੱਚ ਫ਼ੀਲਡ ਡਾਟਾਸ਼ੀਟ ਵਿੱਚ Click To Add ਬਟਨ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰਕੇ ਭਰ ਸਕਦੇ ਹੋ ਕਰੋ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 3. ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਵਿਊ ਰਾਹੀਂ ਟੇਬਲ ਕਿਵੇਂ ਬਣਾਇਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ? ਸਟੈਂਪ ਦੱਸੋ l
ਉੱਤਰ—ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਵਿਊ ਵਿੱਚ ਆਬਜੈਕਟ ਵਿੰਡੋ ਦੇ ਦੋ ਪੇਨ ਨਜ਼ਰ ਆਉਂਦੇ ਹਨ । ਪਹਿਲਾ ਫ਼ੀਲਡ ਐਂਟਰੀ ਪੇਨ ਹੈ ਜੋ ਕਿ ਵਿੰਡੋ ਦੇ ਬਿਲਕੁਲ ਉੱਪਰ ਵਾਲੇ ਪਾਸੇ ਹੁੰਦਾ ਹੈ । ਇਸਦੀ ਵਰਤੋਂ ਹਰ ਇੱਕ ਫ਼ੀਲਡ ਨੇਮ ਦੱਸਣ ਲਈ ਅਤੇ ਡਾਟਾ ਟਾਈਪ ਦੱਸਣ ਲਈ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ।
ਦੂਜਾ ਹੈ ਫ਼ੀਲਡ ਪ੍ਰਾਪਰਟੀ ਪੇਨ ਜੋ ਕਿ ਵਿੰਡੋ ਦੇ ਨੀਚੇ ਦਿਖਾਈ ਦਿੰਦਾ ਹੈ, ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਤੁਸੀਂ ਫ਼ੀਲਡ ਦੀਆਂ ਪ੍ਰਾਪਰਟੀ ਬਾਰੇ ਦੱਸਦੇ ਹੋ । ਫ਼ੀਲਡ ਪ੍ਰਾਪਰਟੀ ਵਿੱਚ ਜੋ ਪ੍ਰਾਪਰਟੀਜ਼ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ ਉਹ ਤੁਹਾਡੇ ਵਲੋਂ ਦਿੱਤੀਆਂ ਗਈਆਂ ਵੈਲਿਊਜ਼ ਉੱਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ ।
ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਵਿਊ ਵਿੱਚ ਟੇਬਲ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਹੇਠ ਲਿਖੇ ਸਟੈਪ –
1. ਕ੍ਰੀਏਟ ਟੈਬ ਅਧੀਨ ਟੇਬਲ ਗਰੁਪ ਵਿੱਚ ਟੇਬਲ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਬਟਨ ‘ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ । ਆਬਜੈਕਟ ਵਿੰਡੋ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਖ਼ਾਲੀ ਟੇਬਲ ਓਪਨ ਹੋ ਜਾਵੇਗਾ ।
ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਵਿਊ ਵਿੱਚ ਨਵਾਂ ਟੇਬਲ
2. ਫ਼ੀਲਡ ਨੇਮ ਕਾਲਮ ਵਿੱਚ ਪਹਿਲਾਂ ਫ਼ੀਲਡ ਨੇਮ ਟਾਈਪ ਕਰੋ i ਫ਼ੀਲਡ ਨੇਮ 64 ਕਰੈਕਟਰ ਦੇ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਵਿੱਚ ਲੈਟਰਜ਼, ਨੰਬਰਜ਼, ਸਪੇਸ, ਬਰੈਕਟਸ ਆਦਿ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ ।
3. ਡਾਟਾ ਟਾਈਪ ਕਾਲਮ ਵਿੱਚ ਡਾਊਨ ਐਰੋ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ਅਤੇ ਲਿਸਟ ਵਿੱਚੋਂ ਇੱਕ ਡਾਟਾ ਟਾਈਪ ਚੁਣੋ ।
ਡਾਟਾ ਟਾਈਪ ਲਿਸਟ.
4. ਡੈਸਕਰਿਪਸ਼ਨ ਕਾਲਮ ਵਿੱਚ ਫ਼ੀਲਡ ਲਈ ਡੈਸਕਰਿਪਸ਼ਨ ਟਾਈਪ ਕਰੋ ।
5. ਹੋਰ ਫ਼ੀਲਡਸ ਲੈ ਕੇ ਆਉਣ ਲਈ ਸਟੈੱਪ 2 ਤੋਂ 4 ਦੁਹਰਾਉ । ਸਾਰੇ ਫ਼ੀਲਡ ਭਰਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਟੇਬਲ ਨੂੰ ਸੇਵ ਕਰੋ |
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 4. ਫਿਲਟਰ ਕੀ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ? ਇਸਨੂੰ ਲਾਗੂ ਕਰਨ ਦੇ ਸਟੈਂਪ ਲਿਖੋ ।
ਉੱਤਰ-ਐੱਮ. ਐੱਸ. ਐਕਸੈੱਸ ਵਿੱਚ ਫ਼ਿਲਟਰ ਇੱਕ ਅਜਿਹਾ ਤਰੀਕਾ ਹੈ ਜੋ ਕਿ ਤੁਹਾਨੂੰ ਸਿਰਫ਼ ਉਹੀ ਡਾਟਾ ਦਿਖਾਉਂਦਾ ਹੈ ਜਿਸਦੀ ਤੁਹਾਨੂੰ ਲੋੜ ਹੈ । ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਕੋਈ ਫ਼ਿਲਟਰ ਬਣਾਉਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਉਸ ਡਾਟਾ ਲਈ ਕਰਾਈਟੀਰੀਆ ਸੈੱਟ ਕਰਨਾ ਪੈਂਦਾ ਹੈ ਜਿਸਨੂੰ ਤੁਸੀਂ ਦਿਖਾਉਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ । ਫਿਰ ਫ਼ਿਲਟਰ ਟੇਬਲ ਵਿੱਚੋਂ ਸਾਰੇ ਰਿਕਾਰਡ ਸਰਚ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੇ ਵਲੋਂ ਦਿੱਤੇ ਕਰਾਈਟੀਰੀਆ ਨਾਲ ਜੋ ਰਿਕਾਰਡ ਮਿਲਦਾ ਹੈ ਉਸਨੂੰ ਸਰਚ ਕਰ ਦਿੰਦਾ ਹੈ । ਬਾਕੀ ਜੋ ਡਾਟਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਉਸਨੂੰ ਇਹ ਆਰਜ਼ੀ ਤੌਰ ਤੇ ਛੁਪਾ ਦਿੰਦਾ ਹੈ । ਫ਼ਿਲਟਰ ਬਹੁਤ ਫ਼ਾਇਦੇਮੰਦ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਬਿਨਾਂ ਕਿਸੇ ਮੁਸ਼ਕਿਲ ਦੇ ਬਿਲਕੁਲ ਸਹੀ ਰਿਕਾਰਡ ਲੱਭ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ।
ਫ਼ਿਲਟਰ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਸਟੈਂਪ
1. ਤੁਸੀਂ ਜਿਸ ਫ਼ੀਲਡ ਉੱਤੇ ਫ਼ਿਲਟਰ ਲਾਉਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਉਸ ਫ਼ੀਲਡ ਦੇ ਨਾਲ ਵਾਲੇ ਡਰਾਪ ਡਾਊਨ ਐਰੋ ‘ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
2. ਇੱਕ ਚੈੱਕ ਲਿਸਟ ਦੇ ਨਾਲ ਇੱਕ ਡਰਾਪ ਡਾਊਨ ਮੀਨੂੰ ਸਾਹਮਣੇ ਆ ਜਾਵੇਗਾ । ਫ਼ਿਲਟਰ ਦੇ ਨਤੀਜੇ ਵਿੱਚ ਸਿਰਫ਼ ਚੈੱਕ ਲੱਗੀਆਂ ਹੋਈਆਂ ਆਈਟਮਾਂ ਹੀ ਦਿਖਾਈ ਦੇਣਗੀਆਂ । ਹੇਠ ਲਿਖੀ ਹੋਈ ਆਪਸ਼ਨ ਨਾਲ ਤੁਸੀਂ ਫ਼ੈਸਲਾ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ ਕਿ ਫ਼ਿਲਟਰ ਵਿੱਚ ਕਿਹੜੀ ਆਈਟਮ ਨੂੰ ਲਿਆ ਜਾਵੇ ।
(1) ਕਿਸੇ ਆਈਟਮ ਨੂੰ ਇੱਕੋ ਸਮੇਂ ਸਿਲੈਕਟ ਜਾਂ ਡਿਸਲੈਕਟ ਕਰਨ ਲਈ ਚੈੱਕ ਬਾਕਸ ’ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ |
(2) ਹਰ ਇੱਕ ਆਈਟਮ ਨੂੰ ਫ਼ਿਲਟਰ ਵਿੱਚ ਲਿਆਉਣ ਲਈ ਸਿਲੈਕਟ ਆਲ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
(3) ਬਲੈਂਕ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰਨ ਤੇ ਫ਼ਿਲਟਰ ਸਿਰਫ਼ ਉਹੀ ਰਿਕਾਰਡ ਲੱਭੇਗਾ ਜੋ ਕਿ ਬਿਨਾਂ ਰਿਕਾਰਡ ਵਾਲਾ ਫ਼ੀਲਡ ਹੋਵੇ ।
3. OK ’ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ । ਫਿਲਟਰ ਲਾਗੂ ਹੋ ਜਾਵੇਗਾ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 5. ਸੌਰਟਿੰਗ ਤੋਂ ਕੀ ਭਾਵ ਹੈ ? ਸੌਰਟਿੰਗ ਨੂੰ ਡਾਟਾਬੇਸ ਵਿੱਚ ਕਿਵੇਂ ਲਾਗੂ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਾਂ ?
ਉੱਤਰ—ਡਾਟਾਬੇਸ ਵਿੱਚ ਜੋ ਵੀ ਰਿਕਾਰਡ ਦੇਖਦੇ ਹਾਂ ਉਹ ਉਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਹੀ ਨਜ਼ਰ ਆਉਂਦੇ ਹਨ ਜਿਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਸਭ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇੱਕ ਰਿਕਾਰਡ ਅਤੇ ਫਿਰ ਉਸ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਦੂਜਾ ਰਿਕਾਰਡ ਸਾਡੇ ਦੁਆਰਾ ਭਰਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ । ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਅਸੀਂ ਅਸਾਨੀ ਨਾਲ ਸਕਰੌਲ ਕਰਕੇ, ਸਰਚ ਕਰਕੇ ਉਸ ਰਿਕਾਰਡ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਸਕਦੇ ਹਾਂ । ਐਕਸੈੱਸ ਰਿਕਾਰਡਜ਼ ਨੂੰ ਉਹਨਾਂ ਦੇ ਆਈ.ਡੀ. ਨੰਬਰ ਤੋਂ ਸੌਰਟ ਕਰਦਾ ਹੈ ਪਰ ਇਸ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ ਰਿਕਾਰਡਜ਼ ਨੂੰ ਸੌਰਟ ਕਰਨ ਦੇ ਹੋਰ ਵੀ ਰਸਤੇ ਹਨ ।
ਅਸੀਂ ਟੈੱਕਸਟ ਅਤੇ ਨੰਬਰ ਦੋਹਾਂ ਨੂੰ ਦੋ ਤਰੀਕਿਆਂ ਦੇ ਨਾਲ ਸੌਰਟ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਾਂ, ਅਸੈਂਡਿੰਗ ਆਰਡਰ ਅਤੇ ਡਿਸੈਂਡਿੰਗ ਆਰਡਰ । ਅਸੈਂਡਿੰਗ ਆਰਡਰ ਮਤਲਬ ਉੱਪਰ ਜਾਣਾ ਸੋ ਅਸੈਂਡਿੰਗ ਆਰਡਰ ਨੰਬਰਾਂ ਨੂੰ ਛੋਟੇ ਤੋਂ ਵੱਡੇ ਅਤੇ ਟੈਕਸਟ ਨੂੰ A to Z ਵਿੱਚ ਸੌਰਟ ਕਰਦਾ ਹੈ । ਡਿਸੈਂਡਿੰਗ ਆਰਡਰ ਮਤਲਬ ਨੀਚੇ ਜਾਣਾ ਜਾਂ ਵੱਡੇ ਤੋਂ ਛੋਟੇ ਨੰਬਰ ਅਤੇ ਟੈਕਸਟ ਨੂੰ Z to A । ਡਿਫਾਲਟ ਆਈ. ਡੀ. ਨੰਬਰ ਜੋ ਕਿ ਤੁਹਾਡੇ ਟੇਬਲ ਵਿੱਚ ਹੁੰਦੇ ਹਨ । ਉਹ ਅਸੈਂਡਿੰਗ ਆਰਡਰ ਵਿੱਚ ਸੌਰਟ ਹੁੰਦੇ ਹਨ । ਇਸੇ ਕਾਰਨ ਸਭ ਤੋਂ ਛੋਟਾ ਆਈ. ਡੀ. ਨੰਬਰ ਪਹਿਲਾਂ ਆਉਂਦਾ ਹੈ ।
ਟੇਬਲ ਸੌਰਟ ਕਰਨ ਲਈ ਸਟੈੱਪ ਹੇਠ ਲਿਖੇ ਅਨੁਸਾਰ ਹਨ-
1. ਕੋਈ ਇੱਕ ਫ਼ੀਲਡ ਸਿਲੈੱਕਟ ਕਰੋ ਜਿਸਨੂੰ ਤੁਸੀਂ ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਟੇਬਲ ਵਿੱਚ ਸੌਰਟ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ |
2. ਹੋਮ ਟੈੱਬ ਰਿੱਬਨ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ਅਤੇ ਸੌਰਟ ਅਤੇ ਫ਼ਿਲਟਰ ਗਰੁੱਪ ਉੱਤੇ ਜਾਓ ।
3. ਫ਼ੀਲਡ ਨੂੰ ਸੌਰਟ ਕਰੋ ਅਸੈਂਡਿੰਗ ਜਾਂ ਡਿਸੈਂਡਿੰਗ ਕਮਾਂਡ ਸਿਲੈਕਟ ਕਰਕੇ ।
(I) ਟੈਕਸਟ ਨੂੰ A to Z ਅਤੇ ਨੰਬਰ ਨੂੰ ਛੋਟੇ ਤੋਂ ਵੱਡਾ ਵਲ ਸੌਰਟ ਕਰਨ ਲਈ ਅਸੈਂਡਿੰਗ ਆਰਡਰ ਨੂੰ ਸਿਲੈਕਟ ਕਰੋ ।
(II) ਡਿਸੈਂਡਿੰਗ ਆਰਡਰ (Descending) ਨੂੰ ਸਿਲੈਕਟ ਕਰੋ ਜੇਕਰ ਟੈਕਸਟ ਨੂੰ Z to A ਅਤੇ ਨੰਬਰਾਂ ਨੂੰ ਵੱਡੇ ਤੋਂ ਛੋਟਾ ਸੌਰਟ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ।
4. ਹੁਣ ਟੇਬਲ ਸਿਲੈਕਟ ਕੀਤੇ ਫ਼ੀਲਡਜ਼ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਸੌਰਟ ਹੋ ਜਾਵੇਗਾ ।
PSEB 8th Class Computer Guide ਐੱਮ. ਐੱਸ. ਐਕਸੈੱਸ ਨਾਲ ਜਾਣ-ਪਹਿਚਾਣ Important Questions and Answers
1. ਖ਼ਾਲੀ ਥਾਂਵਾਂ ਭਰੋ—
1. …………….. ਡਾਟਾਬੇਸ ਦੀ ਮੁੱਖ ਫਾਈਲ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ।
(a) ਟੇਬਲ
(b) ਫੀਲਡ
(c) ਡਾਟਾਬੇਸ ਫਾਈਲ
(d) ਰਿਕਾਰਡ ।
ਉੱਤਰ – (c) ਡਾਟਾਬੇਸ ਫਾਈਲ
2. ………………… ਡਾਟਾ ਸਟੋਰੇਜ ਦੀ ਸੁਵਿਧਾ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਦੇ ਹਨ ।
(a) ਰੋਅ
(b) ਕਾਲਮ
(c) ਟੇਬਲ
(d) ਫੀਲਡ ।
ਉੱਤਰ – (c) ਟੇਬਲ
3. ਇੱਕ ਫ਼ੀਲਡ ਦੀ ਖ਼ਾਸ ਸੈਟਿੰਗ …………….. ਹੁੰਦੀ ਹੈ ।
(a) ਡਾਟਾ
(b) ਡਾਟਾਬੇਸ
(c) ਡਾਟਾ ਟਾਈਪ
(d) ਡਾਟਾ ਫੀਲਡ ।
ਉੱਤਰ – (c) ਡਾਟਾ ਟਾਈਪ
4. …………………. ਕੀਅ ਵਿਲੱਖਣ ਕੀਅ ਹੁੰਦੀ ਹੈ l
(a) ਸੈਕੰਡਰੀ
(b) ਕੈਂਡੀਡੇਟ
(c) ਫੌਰਨ
(d) ਪ੍ਰਾਈਮਰੀ ।
ਉੱਤਰ – (d) ਪ੍ਰਾਈਮਰੀ ।
2. ਸਹੀ/ਗ਼ਲਤ
1. ਐਕਸੈੱਸ ਮਾਇਕਰੋਸਾਫਟ ਕੰਪਨੀ ਦਾ ਉਤਪਾਦ ਹੈ ।
ਉੱਤਰ – ਸਹੀ
2. ਫਾਰਮ ਨਾਲ ਅਸੀਂ ਆਪਣੇ ਡਾਟੇ ਨੂੰ ਦੇਖ ਸਕਦੇ ਹਾਂ ।
ਉੱਤਰ – ਗ਼ਲਤ
3. ਛੋਟੇ ਉੱਤਰਾਂ ਵਾਲੇ ਪ੍ਰਸ਼ਨ
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 1. ਟੇਬਲ ਬਣਾਉਣ ਦੇ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਤਰੀਕਿਆਂ ਦੇ ਨਾਮ ਦੱਸੋ ।
ਉੱਤਰ-ਟੇਬਲ ਹੇਠ ਲਿਖੇ ਤਿੰਨ ਤਰੀਕਿਆਂ ਨਾਲ ਬਣਾਇਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ ।
1. ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਵਿਊ ਰਾਹੀਂ
2. ਵੀਜ਼ਾਰਡ ਰਾਹੀਂ
3. ਡਾਟਾ ਐਂਟਰੀ ਰਾਹੀਂ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 2. ਫ਼ਾਰਮ ਕੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ?
ਉੱਤਰ—ਫ਼ਾਰਮ ਟੇਬਲ ਵਿਚ ਡਾਟਾ ਐਂਟਰ ਕਰਨ ਦਾ ਇਕ ਮਾਧਿਅਮ ਹੈ । ਇਸ ਵਿਚ ਅਸੀਂ ਡਾਟੇ ਨੂੰ ਆਪਣੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਅਨੁਸਾਰ ਦਿਖਾ ਸਕਦੇ ਹਾਂ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 3. ਕੋਈ 5 ਡਾਟਾ ਟਾਈਪਸ ਦੇ ਨਾਮ ਦੱਸੋ ।
ਉੱਤਰ-ਡਾਟਾ ਟਾਈਪਸ ਹੇਠ ਲਿਖੇ ਪ੍ਰਕਾਰ ਦੇ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ—
1. ਟੈਕਸਟ
2. ਨੰਬਰ
3. ਡੇਟ/ਟਾਈਪ
4. ਐੱਸ/ਨੋ
5. ਮਿਮੋ
6. ਕਰੰਸੀ
7. ਆਟੋ ਨੰਬਰ
8. ਹਾਈਪਰਲਿੰਕ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 4. ਕੁਏਰੀਜ਼ ਕੀ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ ?
ਉੱਤਰ—ਕੁਏਰੀਜ਼ ਟੇਬਲ ਤੋਂ ਡਾਟਾ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਦਾ ਸਾਧਨ ਹੈ । ਇਹ ਇਕ ਲਾਈਨ ਜਾਂ ਸਟੇਟਮੈਂਟ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਜੋ DBMS ਨੂੰ ਭੇਜੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਜਿਸ ਦਾ ਜਵਾਬ ਉਹ ਸੂਚਨਾ ਦੇ ਰੂਪ ਵਿਚ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 5. ਨਵੀਂ ਡਾਟਾਬੇਸ ਫਾਈਲ ਬਣਾਉਣ ਦਾ ਤਰੀਕਾ ਦੱਸੋ ।
ਉੱਤਰ-ਨਵੀਂ ਡਾਟਾਬੇਸ ਫਾਈਲ ਹੇਠ ਲਿਖੇ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਬਣਾਈ ਜਾ ਸਕਦੀ ਹੈ—
1. File ਮੀਨੂੰ ’ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
2. New → Blank Database ’ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ।
3. ਡਾਟਾਬੇਸ ਫਾਈਲ ਦਾ ਨਾਮ ਟਾਈਪ ਕਰੋ ।
4. Create ਬਟਨ ‘ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ | (ਡਾਟਾਬੇਸ ਫਾਈਲ ਤਿਆਰ ਹੋ ਜਾਵੇਗੀ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 6. ਟੇਬਲ ਕੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ?
ਉੱਤਰ—ਟੇਬਲ ਡਾਟਾਬੇਸ ਵਿਚ ਇਕ ਖ਼ਾਸ ਵਿਸ਼ੇ ਤੇ ਇਕੱਠੇ ਕੀਤੇ ਡਾਟੇ ਦਾ ਸਮੂਹ ਹੁੰਦਾ ਹੈ !
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 7. ਫੀਲਡ ਕੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ?
ਉੱਤਰ—ਟੇਬਲ ਵਿਚ ਮੌਜੂਦ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਸ਼੍ਰੇਣੀਆਂ ਨੂੰ ਫੀਲਡ ਕਿਹਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 8. ਰਿਪੋਰਟ ਕਿਸ ਨੂੰ ਕਹਿੰਦੇ ਹਨ ?
ਉੱਤਰ—ਇਕ ਟੇਬਲ ਦੇ ਡਾਟੇ ਨੂੰ ਪ੍ਰਿੰਟ ਕਰਨ ਵਾਸਤੇ ਵਰਤੇ ਜਾਂਦੇ ਮਾਧਿਅਮ ਨੂੰ ਰਿਪੋਰਟ ਕਹਿੰਦੇ ਹਨ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 9. ਮੈਡੋਸ ਕਿਸ ਵਾਸਤੇ ਵਰਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ ।
ਉੱਤਰ—ਮੈਕਸ ਡਾਟਾਬੇਸ ਦੇ ਕੰਮਾਂ ਨੂੰ ਸਵੈਚਾਲਤ ਢੰਗ ਨਾਲ ਕਰਵਾਉਣ ਲਈ ਵਰਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 10. ਕੁਐਰੀਜ਼ ਕੀ ਕੰਮ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ ?
ਉੱਤਰ—ਕੁਐਰੀਜ਼ ਡਾਟਾਬੇਸ ਤੋਂ ਸੂਚਨਾ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ !
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 11. ਕੋਈ ਚਾਰ ਡਾਟਾ ਟਾਈਪਸ ਦੇ ਨਾਂ ਲਿਖੋ ।
ਉੱਤਰ-
1. ਟੈਕਸਟ
2. ਨੰਬਰ
3. ਡੇਟ/ਟਾਈਮ
4. ਐੱਸ/ਨੋ
5. ਮਿਮੋ
6. ਕਰੰਸੀ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 12. ਡੀ. ਬੀ. ਐੱਮ. ਐੱਸ. ਦਾ ਪੂਰਾ ਨਾਮ ਲਿਖੋ ।
ਉੱਤਰ—ਡਾਟਾਬੇਸ ਮੈਨੇਜਮੈਂਟ ਸਿਸਟਮ
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 13. ਕੋਈ ਦੋ ਡੀ. ਬੀ. ਐੱਮ. ਐੱਸ. ਸਾਫਟਵੇਅਰ ਪੈਕੇਜਾਂ ਦੇ ਨਾਮ ਦੱਸੋ ।
ਉੱਤਰ-ਐੱਮ. ਐੱਸ. ਐਕਸੈੱਸ, ਫੋਕਸਪਰੋ ਆਦਿ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 14. ਐਕਸੈੱਸ ਵਿਚ ਕਿੰਨੇ ਵਰਤੋਂਕਾਰ ਇਕੋ ਸਮੇਂ ਕੰਮ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ ?
ਉੱਤਰ-255 ਵਰਤੋਂਕਾਰ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 15. ਐੱਮ. ਐੱਸ. ਐਕਸੈੱਸ ਨੂੰ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨ ਦਾ ਰਸਤਾ ਦੱਸੋ ।
ਉੱਤਰ–ਸਟਾਰਟ ਮੀਨੂੰ > ਪ੍ਰੋਗਰਾਮਜ਼ > ਐੱਮ. ਐੱਸ. ਐਕਸੈੱਸ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 16. ਐਕਸੈੱਸ ਦੀਆਂ ਕੋਈ ਦੋ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ ਦੱਸੋ ।
ਉੱਤਰ-ਫੰਕਸ਼ਨ, ਮੈਕਰੋਜ਼ ਆਦਿ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 17. ਡਾਟਾ ਕੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ?
ਉੱਤਰ-ਤੱਥਾਂ ਤੇ ਆਕ੍ਰਿਤੀਆਂ ਦਾ ਬੇਤਰਤੀਬਾ ਇਕੱਠ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 18. ਐਕਸੈੱਸ ਵਿਚ ਕਿੰਨੇ ਵਿਜ਼ਾਰਡ ਮੌਜੂਦ ਹਨ ?
ਉੱਤਰ-100 ਤੋਂ ਵੱਧ ।
ਪ੍ਰਸ਼ਨ 19. ਡਾਟਾਬੇਸ ਕੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ?
ਉੱਤਰ-ਸੰਬੰਧਿਤ ਆਈਟਮਾਂ ਦਾ ਤਰਤੀਬਵਾਰ ਇਕੱਠ ।
The Complete Educational Website