PSEB Solutions for Class 9 Computer Chapter 6 एम०एस० एक्सल (भाग-4)
PSEB Solutions for Class 9 Computer Chapter 6 एम०एस० एक्सल (भाग-4)
PSEB 9th Class Computer Solutions Chapter 6 एम०एस० एक्सल (भाग-4)
जान-पहचान (Introduction)
माइक्रोसॉफ्ट एक्सल यूज़र को वर्कशीट के अंदर कई प्रकार के कार्य करने के कई विकल्प प्रदान करता है, जिनमें से फॉर्मेटिंग डाटा, डाटा टूल, फंक्शन, फार्मूले आदि प्रमुख हैं। इसके अतिरिक्त भी माइक्रोसॉफ्ट एक्सल कई प्रकार के अन्य विकल्प प्रदान करता है, जिनका उपयोग करके डाटा को प्रभावशाली तरीके से प्रिंट किया जा सकता है तथा सुंदर रिपोर्ट तैयार की जा सकती है।
एम०एस० एक्सल में पेज लेआऊट सैट करना (Setting Page Layout In MS Excel)
एम०एस० एक्सल में प्रयोग होने वाले यह ऑप्शन या कमांड मुख्य रूप से वर्कशीट की प्रिंटिंग से संबंधित होते हैं। पेज लेआऊट टैब कुछ ऐसी कमांड उपलब्ध करवाती है जो वर्कशीट को प्रिंट किए जाने वाले पेज में डाटा को प्रदर्शित करने के तरीकों को कंट्रोल करती है। इनमें कई विकल्प शामिल हो सकते हैं जैसे मार्जिन, पेज ओरिएंटेशन, पेपर साइज़, प्रिंट एरिया, हैडर, फूटर आदि । प्रिंटिंग से जुड़े कुछ अन्य ऑप्शन जैसे कि प्रिंटेड टाइटल तथा पेज ब्रेक हमारी वर्कबुक को पढ़ने में आसान बनाते हैं ।
मार्जिन (Margin)
मार्जिन वर्कशीट डाटा तथा प्रिंट किए जाने वाले पेज के चारों तरफ के किनारों के बीच के खाली स्थान को कहते हैं । यह खाली स्थान पेज के ऊपर, नीचे, दाएं तथा बाएं तरफ होता है । इस खाली स्थान की मात्रा को अपनी आवश्यकता अनुसार बढ़ा तथा घटा सकते हैं। प्रत्येक दिशा में खाली स्थान के मूल्य को बदल कर मार्जिन को सैट किया जा सकता है।
मार्जिनज़ सैट करना (Setting Margins ) – एम०एस० एक्सल में अपनी आवश्यकतानुसार मार्जिन को बदल सकते हैं। इसके लिए एम०एस० एक्सल कई प्रकार के विकल्प प्रदान करता है।
- स्टैंडर्ड मार्जिन लागू करना (Applying Standard Margin) — एम०एस० एक्सल में मार्जिन निर्धारित करने का यह सबसे आसान तथा तेज़ तरीका है। इस तरीके के साथ मार्जिन लागू करने के लिए पहले से ही कुछ परिभाषित किए गए मार्जिन के नमूनों का प्रयोग किया जाता है। इस उद्देश्य के लिए पेज लेआऊट टैब में पेज सैटअप ग्रुप में मार्जिन विकल्प का प्रयोग किया जाता है। एम०एस० एक्सल निम्न अनुसार मार्जिन के नमूने पेश करता है –
- अंतिम कस्टम सैटिंग (Last Custom Setting ) – एम०एस०एक्सल में कस्टम मार्जिन विकल्प का प्रयोग करके मार्जिन के लिए कोई भी आवश्यकता अनुसार मार्जिन लागू किया जा सकता है। एक बार जब इस विकल्प का प्रयोग करते हुए कोई मार्जिन निर्धारित कर लेते हैं तो यूज़र द्वारा दिए गए मार्जिन के आकार बन जाते हैं। इस विकल्प के साथ किसी भी अन्य वर्कशीट पर वही मार्जिन लागू किया जा सकता है।
- नॉर्मल मार्जिन (Normal Margin ) – प्रत्येक एम०एस० एक्सल वर्कशीट के लिए एक डिफॉल्ट मार्जिन स्कीम होती है। इसमें ऊपर का तथा नीचे वाला मार्जिन 0.75 इंच होता है तथा बाएं या दाएं वाला मार्जिन 0.7 इंच और हैडर मार्जिन तथा फूटर मार्जिन परिभाषित 0.3 इंच मूल रूप में पहले से ही परिभाषित होते हैं।
- वाइड मार्जिन (Wide Margin) — एम०एस० एक्सल वर्कशीट में प्रयोग होने वाला यह मार्जिन सबसे बड़े आकार का मार्जिन होता है। इस माध्यम में चारों तरफ के मार्जिन मूल्य एक इंच परिभाषित किए गए होते हैं । Header तथा Footer मार्जिन के लिए 0.5 इंच पहले से ही परिभाषित किए गए होते हैं ।
- नैरो मार्जिन (Narrow Margin) — एम०एस० एक्सल में प्रयोग होने वाला यह सबसे छोटे आकार का मार्जिन टैंपलेट है। इसमें ऊपर तथा नीचे का मार्जिन मूल्य 0.75 इंच होता है । इस टैंपलेट में बाएं तथा दाएं मार्जिन 0.25 इंच परिभाषित किया गया होता है। हैडर तथा फूटर का आकार 0.3 इंच के रूप में पहले से ही परिभाषित किया गया होता है । एक बार जब इनमें से किसी भी मार्जिन के विकल्प पर क्लिक करते हैं तो चुना गया मार्जिन एक्सल वर्कबुक के मौजूदा वर्कशीट पर लागू हो जाता है ।
ओरिएंटेशन (Orientation )
पेज ओरिएंटेशन से अभिप्राय है कि पेजों को किस दिशा में प्रिंट किया जाना है। पेज को प्रिंट करने के लिए दो प्रकार की दिशाएं प्रयोग की जाती हैं Landscape Orientation तथा Portrait Orientation. एम०एस० एक्सल पेज को दो प्रकार की ओरिएंटेशन प्रदान करता है – लैंडस्केप तथा पोर्ट्रेट |
1. लैंडस्केप ओरिएंटेशन (Landscape Orientation) — पेज लेआऊट का यह विकल्प उस समय बहुत लाभदायक होता है जब यूज़र के पास वर्कशीट डाटा में कॉलम अधिक हों तथा जो एक पेज पर फिट न आ रहे हों । इस परिस्थिति में पेज की लंबाई के आकार में डाटा को प्रिंट किया जाता है।
2. पोर्ट्रेट ओरिएंटेशन (Portrait Orientation) — पोर्ट्रेट ओरिएंटेशन उस समय लाभदायक होता है जब डाटा के आकार में रोअ अधिक हों तथा कॉलम कम हैं ।
पेज लेआऊट टैब रिबन का प्रयोग करते हुए पेज ओरिएंटेशन बदलना (Changing Page Orientation from Page Layout Tab Ribbon) — एम० एस० एक्सल में पेज ओरिएंटेशन निर्धारित करने का बहुत आसान तरीका है । एम०एस० एक्सल में पेज की ओरिएंटेशन को बदलने के लिए पेज लेआऊट पर पेज सैटअप ग्रुप में ओरिएंटेशन का प्रयोग किया जाता है। ओरिएंटेशन विकल्प का चयन करने के बाद दिखाई देने वाले मैन्यू में से पोर्ट्रेट के विकल्पों में से किसी एक का चुनाव किया जाता है। किसी भी पेज पर जो ओरिएंटेशन पहले से लागू हुई होती है वह इसमें व्यू में हाईलाइट की हुई दिखाई देती है ।
पेज का आकार (Size)
पेज लेआऊट टैब साइज़ विकल्प उस समय प्रयोग किया जाता है जब किसी वर्कशीट डाटा को पेपर के किसी विशेष आकार पर व्यवस्थित करना चाहते हैं । डाटा की मात्रा तथा सामग्री के ढांचे के आकार के अनुसार किसी भी प्रकार का पेज आकार प्रयोग किया जा सकता है । एम०एस० एक्सल कई प्रकार के पेज के आकार पेश करता है जिनमें से मुख्य हैं लेटर, A4 आदि ।
पेज लेआऊट की मदद से पेज का आकार बदलना (Changing Size from Page Layout Tab Ribbon) — एम०एस० एक्सल में आवश्यकता अनुसार पेपर साइज़ का चयन करने का यह तरीका बहुत ही तेज़ तथा सरल है। एम०एस० एक्सल में पेपर का आकार बदलने के लिए पेज लेआऊट टैब के पेज सैटअप ग्रुप में साइज़ विकल्प का प्रयोग किया जाता है । एम०एस० एक्सल में उपलब्ध पेपर साइज़ के सारे प्रभाव उन परिभाषित आकार के तौर पर प्रदर्शित किए जाते हैं। जैसे ही इनमें से किसी विकल्प का चयन किया जाता है वह प्रभाव अपने आप लागू हो जाता है। पहले से लागू हुए पेज का आकार इस लिस्ट में हाइलाइट के रूप में दिखाई देता है।
प्रिंट एरिया ( Print Area)
कभी-कभी वर्कशीट के सिर्फ एक विशेष हिस्से को प्रिंट करने की आवश्यकता होती है। इस कार्य को आसानी से करने के लिए पेज लेआऊट टैब के प्रिंट एरिया विकल्प का प्रयोग किया जा सकता है। एक बार जब एक प्रिंट एरिया निर्धारित हो जाता है तो प्रिंट किए जाने वाला डाटा प्रिंट प्रीव्यू के तौर पर दिखाई देता है तथा इसलिए उसको प्रिंट मैन्यू की सहायता से बदला जा सकता है ।
1. प्रिंट एरिया सैट करना (Set Print Area ) — एम०एस० एक्सल के पेज लेआऊट टैब का यह विकल्प एक नए प्रिंट एरिया को परिभाषित करने के लिए प्रयोग किया जाता है । इस कार्य के लिए निम्नलिखित पगों का प्रयोग किया जाता है –
1. आवश्यकता अनुसार उस डाटा का चयन करें जिसको प्रिंट एरिया के तौर पर दिखाना चाहते हैं ।
2. Page Layout टैब की Print Area विकल्प पर क्लिक करें ।
3. एक dropdown-menu दिखाई देगा |
4. ड्रॉप-डाऊन मैन्यू में से Set Print Area विकल्प का चयन करें ।
चुना गया डाटा प्रिंट एरिया के तौर पर प्रभावित हो जाएगा। फाइल टाइप के प्रिंट विकल्प का चयन करने के बाद वह चुना हुआ डाटा प्रिंट प्रीव्यू के तौर पर दिखाई देगा |
2. प्रिंट एरिया हटाना (Clearing Print Area ) — एक बार जब कोई प्रिंट एरिया सैट कर दिया जाता है तो उसके अतिरिक्त फिर कोई अन्य डाटा प्रिंट नहीं किया जा सकता । यदि यूज़र किसी अन्य डाटा को प्रिंट करना चाहता है तो उसे पहले सैट किए गए प्रिंट एरिया को हटाने की आवश्यकता होती है। पहले सैट किए गए प्रिंट एरिया को हटाकर नया प्रिंट एरिया सैट किया जा सकता है । इस कार्य को करने के लिए पेज लेआऊट आपके प्रिंट एरिया ग्रुप में से क्लियर प्रिंट एरिया विकल्प का चयन किया जाता है। इस विकल्प पर क्लिक करने से पहले सैट किए गए प्रिंट एरिया को खत्म कर देता है तथा यूज़र नया प्रिंट एरिया सैट कर सकता है ।
पेज ब्रेक ( Page Break)
पेज लेआऊट टैब की पेज ब्रेक विकल्प डाटा को विभिन्न पेजों पर प्रिंट करने के लिए काफ़ी लाभदायक होती है। कई बार यूज़र पेज एरिया तथा पेज ब्रेक को एक समान समझ लेते हैं परंतु यह दोनों अलग-अलग होते हैं। जब किसी स्थान पर पेज ब्रेक दाखिल किया जाता है तो यह सारी वर्कशीट को उस स्थान से अलग पेज के रूप.. में विभाजित कर देता है। सारा डाटा प्रिंट होने योग्य रहता है परंतु वह अलग-अलग पेजों पर प्रिंट होता है। दूसरी तरफ प्रिंट एरिया वर्कशीट के चुने हुए रिश्ते को ही प्रिंट करने लायक बनाता है। इसके अतिरिक्त डाटा या सामग्री को प्रिंट करते समय छोड़ दिया जाता है।
पेज ब्रेक हमेशा एक्टिव सैल के ऊपर बाएं कॉर्नर से शुरू होता है। पेज ब्रेक दाखिल करने के लिए निम्नलिखित पगों का प्रयोग किया जाता है –
1. एक्टिव सैल को दाखिल किए जाने वाले पेज ब्रेक के अनुसार आवश्यक जगह पर रखें ।
2. Page Layout टैब में से Break विकल्प का चयन करें।
3. मैन्यू में से Insert Page Break कमांड का चयन करें ।
पेज ब्रेक सैट करने के बाद इसको यूज़र प्रिंट प्रीव्यू विकल्प की सहायता से देख सकता है। मौजूदा पेज ब्रेक को खत्म करने के लिए पेज लेआऊट के ब्रेक विकल्प के साथ रिमूव पेज ब्रेक विकल्प मौजूद है, जिसकी सहायता से मौजूदा पेज ब्रेक को खत्म किया जा सकता है।
स्केलिंग (Scaling)
स्केलिंग से अभिप्राय विशेष कागज़ के आकार पर प्रिंट किए जाने वाले डाटा का आकार बड़ा या छोटा करने से है । यह विकल्प उस समय बहुत उपयोगी होता है जब हमारे पास प्रिंट किए जाने वाला डाटा एक से अधिक पन्नों से थोड़ा सा बड़ा हो तथा उसको एक पेज पर सैट करना होता है। स्केलिंग विकल्प इसके विपरीत भी कार्य करता है अर्थात् यदि हमारा डाटा एक पेज के आकार से थोड़ा सा कम है और हम उसे पूरे पेज पर प्रिंट करना चाहते हैं तो वह भी स्केलिंग विकल्प के प्रयोग से संभव है।
प्रिंट प्रीव्यू विकल्प का प्रयोग करते हुए स्केलिंग सैट करना (Setting Scaling using Print Preview Option ) — जब यूज़र अपने डाटा को एक पेज पर सैट करना चाहता है तो उसके लिए यह विकल्प काफ़ी आसान होता है। इस विकल्प का प्रयोग प्रिंट प्रीव्यू मैन्यू की आखिरी कमांड के रूप में प्रदर्शित करते हुए स्केलिंग पर क्लिक करके किया जा सकता है।
यह विकल्प यूज़र को कई प्रकार के अन्य विकल्प प्रदान करता है जैसे कि –
- एक पेज पर पूरी शीट फिट करना (Fit Sheet on One Page ) – एक पेज पर सारी शीट को स्केल करने के लिए इस विकल्प का प्रयोग किया जाता है। एक्सल इस स्केलिंग प्रतिशतता को अपने आप घटा या बढ़ा देगा। यह प्रतिशतता उस अनुसार बढ़ेगी कि सारा डाटा एक पेज पर फिट हो जाए।
- सारे कॉलमज़ को एक पेज पर फिट करना (Fit All Columns on One Page ) – स्केलिंग के इस विकल्प का प्रयोग करके डाटा के सारे कॉलमज़ को एक पेज की लंबाई के अनुसार फिट किया जाता है। यदि डाटा ज्यादा बढ़ा है तो उसके अनुसार ही पेजों की गिनती का चुनाव किया जाता है ।
- सारी रोअज़ को एक पेज पर फिट करना (Fit All Rows on One Page ) – स्केलिंग के इस विकल्प का प्रयोग डाटा की सारी रोअज़ को एक पेज पर फिट करने के लिए प्रयोग किया जाता है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सल रोअ की गिनती के अनुसार डाटा की प्रतिशतता को बढ़ा या घटा सकता है ।
- कोई स्केलिंग नहीं (No Scaling) – स्केलिंग के इस विकल्प का प्रयोग शत प्रतिशत डाटा आकार को रखने के लिए प्रयोग किया जाता है। इस विकल्प का प्रयोग करने के साथ न तो डाटा के आकार को बढ़ाया जाता है और न ही उसे कम किया जाता है तथा इसी के अनुसार डाटा प्रिंट प्रीव्यू में दिखाई देता है।
हैडर तथा फूटर सैट करना (Setting Header and Footer)
कई बार यूज़र को अपने डाटा को प्रिंट करते समय कुछ लाइनें प्रत्येक पेज पर दिखाने की आवश्यकता होती है। ये लाइनें प्रत्येक पेज पर रिपीट की जाती हैं तथा इनको पेज के ऊपर या नीचे प्रिंट किया जा सकता है। ऊपर की तरफ प्रिंट किए जाने वाली लाइनों को हैडर कहा जाता है तथा नीचे की तरफ प्रिंट की जाने वाली लाइनों को फूटर कहा जाता है। इन विकल्पों को सैट करने के लिए पेज सैटअप डायलॉग बॉक्स का प्रयोग किया जाता है। इस डायलॉग बॉक्स में हैडर तथा फूटर उपलब्ध होते हैं। इसमें उपलब्ध विभिन्न विकल्पों का प्रयोग करके अपनी आवश्यकतानुसार हैडर तथा फूटर सैट किए जा सकते हैं ।
इसमें अपना कस्टम हैडर तथा फूटर सैट करना शामिल है। ये हैडर तथा फूटर तीन भागों में विभाजित होते हैं – बायां हाथ, मध्य भाग तथा दायां हाथ । प्रत्येक भाग में अलग-अलग सैट किए जा सकते हैं। इनमें डाटा को किसी भी दिशा में एलाइन किया जा सकता है। इसमें कई अन्य विकल्प भी शामिल किए जा सकते हैं जैसे कि पेज नंबर शामिल करना, कुल पेजों की संख्या, तारीख, समय, फाइल करना आदि शामिल करना ।
हैडर तथा फूटर के तौर पर प्रयोग होने वाले एक अन्य विकल्प पहले से प्रकाशित हैडर तथा फूटर टैंपलेट द्वारा लिस्ट में से किसी एक हैडर तथा फूटर को लागू करना है। यूज़र अपनी आवश्यकतानुसार हैडर तथा फूटर लागू करने के लिए किसी भी टैंपलेट का चयन कर सकता है।
पेज सैटअप डायलॉग बॉक्स के ऊपर या नीचे दिखाए जाने वाले एक कस्टम को शामिल करने के लिए कस्टम हैडर या कस्टम फूटर बंटन का प्रयोग किया जाता है। किसी भी संबंधित बटन पर क्लिक करने पर संबंधित हैडर या फूटर डायलॉग बॉक्स खुल जाएगा। यह डायलॉग बॉक्स तीन भागों बाएं, मध्य तथा दाएं में विभाजित होता है किसी भी विकल्प के अनुसार एलाइन होने के लिए टैक्स्ट या डाटा को शामिल किया जा सकता है। इसमें कुछ अन्य प्रकार के विकल्प भी मौजूद होते हैं जैसे कि;
- पेज नंबर शामिल करना
- कुल पेजों की संख्या शामिल करना
- तारीख शामिल करना
- समय शामिल करना
- फाइल का नाम शामिल करना
- चित्र शामिल करना आदि ।
इन सभी विकल्पों में से किसी भी विकल्प को हैडर या फूटर के रूप में प्रयोग किया जा सकता है ।
प्रिंट प्रीव्यू विंडो का प्रयोग करते हुए पेज लेआऊट सैट करना (Setting Page Layout using Print Preview Window)
पेज लेआऊट सेटिंग्स करने के लिए प्रिंट प्रीव्यू विंडो का भी प्रयोग किया जा सकता है । इस विंडो का प्रयोग करते हुए लगभग सारी सेटिंग्स को बदला जा सकता है। जब यूज़र File मैन्यू पर Print विकल्प का चयन करता है तो उसे एक विंडो दिखाई देती है जो प्रिंट प्रीव्यू को परिभाषित करती है । इस विंडो में वह सारे विकल्प प्रदान किए जाते हैं जो पेज लेआऊट को सैट करने के लिए प्रयोग किए जाते हैं। इनका वर्णन अग्र अनुसार किया गया है –
- ओरिएंटेशन (Orientation ) – प्रिंट प्रीव्यू विंडो का प्रयोग पेज ओरिएंटेशन बदलने के लिए भी किया जा सकता है। प्रिंट प्रीव्यू विंडो में एक्सल ओरिएंटेशन प्रदान करता है। ओरिएंटेशन के बटन पर क्लिक करके ओरिएंटेशन को बदला जा सकता है तथा उसके प्रभाव को उसी समय प्रिंट प्रीव्यू में देखा भी जा सकता है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सल दो प्रकार के पेज ओरिएंटेशन प्रदान करता है। यूज़र आवश्यकतानुसार पोर्ट्रेट तथा लैंडस्केप ओरिएंटेशन का प्रयोग कर सकता है।
- साइज (Size) — जब किसी स्प्रेडशीट को प्रिंट प्रयोग में लिखा जाता है तो होम पेज का आकार भी बदल सकते हैं। इसके लिए पेज साइज़ बटन का प्रयोग किया जाता है। यहां भी अक्सर वह सारे विकल्प प्रदान करता है जो पेज लेआऊट टैब में उपलब्ध होते हैं। जब भी किसी विकल्प पर क्लिक किया जाता है तो सारा डाटा उस पेज के अनुसार दोबारा व्यवस्थित हो जाता है तथा नयी व्यवस्थाओं में दिखाई देने लगता है।
- मार्जिन (Margin ) – कई बार कुछ परिस्थितियों में माऊस की सहायता से मार्जिन एडजस्ट करने की आवश्यकता होती है। एक्सल में मार्जिन को इस प्रकार सैट करने के लिए File मैन्यू से Print Preview विकल्प का प्रयोग होता है । जब प्रिंट प्रीव्यू विंडो दिखाई देती है तो इसको मार्जिन बिंदियां वाली लाइनों के रूप में दिखाया जाता है। यूज़र माऊस की सहायता से इन लाइनों को आगे पीछे कर सकता है । यदि ये लाइनें प्रदर्शित नहीं हो रहीं तो प्रिंट प्रीव्यू विंडो के निचले दाएं तरफ जो मार्जिन बटन उपलब्ध होता है, उसको क्लिक करने पर ये लाइनें प्रदर्शित हो जाती हैं। यूज़र इन लाइनों को अपनी आवश्यकतानुसार कम या अधिक कर सकता है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सल मार्जिन के कम या अधिक होने से डाटा को अपने आप व्यवस्थित कर देता है तथा नया व्यवस्थित डाटा प्रिंट प्रीव्यू विंडो में दिखाई देने लगता है।
- स्केलिंग (Scaling) – प्रिंट प्रीव्यू विंडो में भी यूज़र स्केलिंग विकल्प का प्रयोग कर सकता है। इस स्थान पर भी एक्सल वह सारे विकल्प प्रदान करता है जो पेज लेआऊट पर प्रदान किए जाते हैं। स्केलिंग के किसी भी विकल्प का चयन करने से उसका प्रभाव तुरंत लागू हो जाता है तथा वह प्रिंट विंडो में दिखाई देने लगता है । यह सारी सैट करने के बाद यूज़र अपनी स्प्रेडशीट को इसी प्रिंट विंडो में से प्रिंट बटन दबाकर प्रिंटर पर प्रिंट कर सकता है ।
एम० एस० एक्सल में विभिन्न व्यूज़ के साथ कार्य करना (Working With Different Views in MS Excel)
किसी भी सॉफ्टवेयर में व्यू विकल्प होते हैं जो कुछ सॉफ्टवेयर के कार्यक्षेत्र को देखने का तरीका निर्धारित करते हैं। एम०एस० एक्सल में उसके वर्क एरिया को देखने के लिए विभिन्न प्रकार के व्यू का प्रयोग किया जा सकता है।
प्रत्येक व्यू की अपनी महत्ता होती है क्योंकि यह डाटा को देखने का एक अलग तरीका देता है । यूज़र इन व्यू को अपनी आवश्यकतानुसार कभी भी प्रयोग कर सकता है।
एम०एस० एक्सल में निम्नलिखित पांच प्रकार के व्यू उपलब्ध हैं –
- नॉर्मल व्यू – डिफॉल्ट व्यू (Normal View-Default View)
- पेज लेआऊट व्यू (Page Layout View)
- पेज ब्रेक व्यू (Page Break Preview)
- कस्टम व्यू (Custom View )
- फुल स्क्रीन व्यू ( Full Screen View )
1. नॉर्मल व्यू – डिफॉल्ट व्यू (Normal View— Default View) — यह व्यू एम०एस० एक्सल का डिफॉल्ट व्यू होता है। जब कोई व्यक्ति एम०एस० एक्सल होता है तो स्प्रेडशीट के आधारभूत व्यू में सारा डाटा दिखाई देता है। डाटा का प्रबंधन करना, फार्मूला बनाना तथा रोअ, कॉलम को फॉर्मेट करना इस व्यू में सबसे आसान होता है। एम०एस० एक्सल में इस व्यू में सारी रोअज़ तथा कॉलमज़ के हैडर संबंधित रोअ तथा कॉलम के साथ लगे होते हैं । इसलिए इन पर कार्य करना काफ़ी आसान हो जाता है। कोई भी यूज़र रोअ या कॉलम के नाम को आसानी से पहचान सकता है तथा उन पर संबंधित कार्य कर सकता है । यह व्यू सबसे बढ़िया प्रकार का ज़ूम स्तर भी प्रदान करता है । फंक्शन या फार्मूले का प्रयोग करने के हिसाब से भी यह सबसे बढ़िया माना जाता है। व्यू टैब रिबन में व्यू को नॉर्मल व्यू में एक बटन पर क्लिक करके बदला जा सकता है। इस व्यू को एक्टिव करने का विकल्प इस रिबन में सबसे पहले ऑप्शन के रूप में दिखाई देता है ।
2. पेज लेआऊट व्यू (Page Layout View) — यह व्यू उस समय सबसे ज्यादा लाभदायक होता है जब कोई यूज़र डाटा को पेज के ऊपर प्रदर्शित करने के बारे में अधिक संवेदनशील हो । इस व्यू में प्रत्येक पेज पर सारा डाटा बढ़िया ढंग से दिखाया जाता है। इस व्यू में डाटा के साथ हैडर तथा फूटर भी दिखाई देते हैं। यह हैडर तथा फूटर किसी अन्य व्यू में आमतौर पर दिखाई नहीं देते। व्यू टैब रिबन का प्रयोग करके एक्सल के कार्यक्षेत्र को इस व्यू में बदला जा सकता है। पेज लेआऊट व्यू को एक्टिव करने का ऑप्शन रिबन टैब के दूसरे विकल्प के रूप में प्रदर्शित होता है ।
3. पेज ब्रेक प्रीव्यू ( Page Break Preview ) – एम०एस० एक्सल में यह व्यू मुख्य रूप से वर्कशीट के प्रिंटिंग से संबंधित होता है । यह व्यू बहुत ही बढ़िया प्रिंट प्रीव्यू भी प्रदान करता है। इसमें यूज़र वर्कशीट में पेज ब्रेक तथा प्रिंटिंग के लिए पेजों को सैट कर सकता है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सल के इस व्यू में पेज ब्रेक नीली लाइनों के साथ दिखाई देते हैं । इन पेज ब्रेक को यूज़र अपनी आवश्यकतानुसार माऊस की मदद से बदल भी सकता है। इस व्यू में डाटा उसी प्रकार दिखाई देता है जैसे वह प्रिंट होने पर दिखाई देगा। वर्क एरिया को व्यू में बदलने का विकल्प व्यू टैब रिबन पर तीसरे विकल्प के रूप में दिखाई देता है।
4. कस्टम व्यू (Custom View ) – कस्टम व्यू असल में कोई व्यू नहीं है। यह यूज़र को अपनी आवश्यकतानुसार सही व्यू चुनने तथा उसके लिए प्रिंट सेटिंग्स को सैट करने की आज्ञा देता है। यूज़र अपनी आवश्यकतानुसार अपने बनाए हुए कस्टम व्यू को बाकी व्यू की तरह ही लागू कर सकता है ।
5. फुल स्क्रीन व्यू (Full Screen View ) – एम० एस० एक्सल के व्यू को किसी अन्य एक्टिव व्यू के साथ प्रयोग किया जा सकता है । इस व्यू को प्रयोग करने का मुख्य लाभ यह होता है कि इसमें कार्यक्षेत्र को अधिक-से-अधिक दिखाया जाता है। इसमें सारी विंडो में केवल रोअ तथा कॉलम ही दिखाई देते हैं ।
वर्कशीट तथा वर्कबुक को प्रोटैक्ट करना (Protecting Worksheet and Workbook)
एम०एस० एक्सल में प्रोटैक्ट करने से अभिप्राय है अपनी वर्कबुक या वर्कशीट को अनाधिकृत पहुंच से रोकना। इसका मुख्य उद्देश्य अपने डाटा की सुरक्षा करना होता है ।
वर्कबुक को प्रोटैक्ट करना (Protecting Workbook)
एक वर्कबुक को एक वर्कशीट की तरह ही प्रोटैक्ट किया जा सका है। यह प्रोटैक्शन दो प्रकार की हो सकती है।
(i) वर्कबुक स्ट्रक्चर
(ii) वर्कबुक विंडो
प्रोटैक्टिंग वर्कशीट (Protecting Worksheet )
एम०एस० एक्सल में प्रोटैक्ट वर्कशीट विकल्प का प्रयोग अपनी वर्कशीट को सुरक्षित करने के लिए किया जाता है । वर्कशीट को सुरक्षित करने के लिए उस पर पासवर्ड लगा दिया जाता है । जिस भी यूज़र के पास वह पासवर्ड पता होगा वह उस वर्कशीट को खोल सकता है । जिस यूज़र के पास वह पासवर्ड नहीं होगा वह उस वर्कशीट को नहीं खोल सकता । इस प्रकार उस वर्कशीट पर अनधिकृत पहुंच को रोका जा सकता है। किसी भी अनाधिकृत यूज़र द्वारा किए जाने वाले ऑपरेशन से किसी भी रोअ, कॉलम या सैल को लॉक किया जा सकता है। अन्य यूज़र हाइड की गई वर्कशीट को देखने, वर्कशीट को जोड़ने, नाम बदलने, डिलीट करने आदि जैसे विकल्प पर रोक लगा दी जाती है। वर्कशीट को लॉक करने के लिए हमें सिर्फ पासवर्ड ही लगाना पड़ता है।
जब कोई किसी वर्कशीट पर कार्य करता है तो मूल रूप से उसके सारे सैट लॉक होते हैं। इसका अर्थ है यदि शीट को लॉक कर देते हैं तो सारे सैल ही लॉक हो जाएंगे। ऐसा करने से वह शीट ज्यादा उपयोगी नहीं रहती। एक शीट को बढ़िया ढंग से प्रयोग करने के लिए आवश्यकता अनुसार सैलों को लॉक किया जाना चाहिए। एक शीट का बढ़िया प्रयोग करने के लिए उसमें किसी भी सैल के समूह को अनलॉक किया जा सकता है। अनलॉक किए गए सैल को प्रोटैक्ट शीट में भी बदला जा सकता है । इन अनलॉक किए गए मूल्यों को ब्लॉक किए गए सैल के फार्मूले में प्रयोग किया जा सकता है। इससे एम०एस० एक्सल की वर्कशीट की उपयोगिता बढ़ जाती है
इस उद्देश्य के लिए सबसे पहले हाइलाइट किए गए सैल को अनलॉक करें। ऐसा करने के लिए सैल का चुनाव करें तथा फिर Home टैब रिबन के Font ग्रुप में से Format Cell डायलॉग बॉक्स लॉन्च करें।
प्रोटैक्शन टीम में चुने हुए सैल के लिए लॉक ऑप्शन को टिक किया जा सकता है। इन सैल को प्रोटैक्ट की गई शीट में अनलॉक रखने के लिए इस विकल्प पर से टिक हटा देना चाहिए। उसके बाद OK बटन दबाया जाता है। अब इस वर्कशीट को अनधिकृत पहुंच से बचाने के लिए रिव्यू टैब रिबन से प्रोटैक्ट शीट विकल्प का चयन किया जाता है।
- इसके बाद प्रोटैक्ट वर्कशीट डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है ।
- इसमें से अपनी आवश्यकतानुसार विकल्पों का चयन किया जा सकता है।
- उसके बाद OK बटन दबाया जाता है ।
- माइक्रोसॉफ्ट एक्सल वर्कशीट को प्रोटैक्ट करने के लिए पासवर्ड मांगेगा।
- अपनी आवश्यकतानुसार पासवर्ड करें ।
- OK बटन प्रेस करने के बाद एक्सल एक बार फिर से पासवर्ड कनफर्म करने को कहेगा । सही पासवर्ड कनफर्म होने के बाद OK बटन दबाएं । वर्कशीट प्रोटैक्ट हो जाएगी।
वर्कशीट को प्रोटैक्ट करना (Protecting Worksheet)
किसी भी संगठन या संस्था में कार्य करते समय हम को दुरुपयोग से बचाने के लिए सुरक्षित करने की आवश्यकता होती है। हमारे डाटा को किसी भी व्यक्ति द्वारा गलत उपयोग किया जा सकता है या उसमें उसके द्वारा अनधिकृत बदलाव किए जा सकते हैं। इसलिए यदि हम अपनी एक्सल की फाइलों को दूसरे यूज़र के साथ शेयर करते हैं तो इनको अनधिकृत बदलाव से बचाने के लिए आवश्यकतानुसार प्रोटैक्ट किया जाना चाहिए। माइक्रोसॉफ्ट एक्सल इस कार्य को करने के लिए विभिन्न प्रकार के विकल्प उपलब्ध करवाता है ।
वर्कशीट को प्रोटैक्ट करने के पग ( Steps to Protect Worksheet)
माइक्रोसॉफ्ट एक्सल में किसी भी वर्कशीट को प्रोटैक्ट करने के लिए निम्नलिखित पगों का प्रयोग किया जाता है –
1. वर्कशीट टैब पर राइट क्लिक करो या Review टैब पर जाओ।
2. Protect Sheet पर क्लिक करो
3. वर्कशीट पर यूज़र द्वारा किए जाने वाले कार्यों का चुनाव करो ।
4. पासवर्ड दाखिल करो ।
5. OK बटन पर क्लिक करो ।
यदि आप किसी भी विकल्प को चैक नहीं करोगे तो यूज़र एक्सल की फाइल को सिर्फ देख सकता है ।
6. अपना दाखिल किया गया पासवर्ड कनफर्म करो तथा OK बटन पर क्लिक करो ।
अब आपकी वर्कशीट सुरक्षित है । एक वर्कशीट को असुरक्षित करने के लिए वर्कशीट टैब पर राइट क्लिक करें तथा Unprotect Sheet पर क्लिक करें।
प्रोटैक्शन टैब में चुने हुए सैल के लिए लॉक ऑप्शन पर टिक किया जा सकता है। प्रोटैक्ट किए गए सैल को अनलॉक करने के लिए इस विकल्प पर लगे हुए टिक को हटाया जाता है । जब यह टिक हटा दिया जाता है तो उसके बाद OK बटन पर क्लिक किया जाता है ।
अब हमारी वर्कशीट प्रोटैक्ट हो गई है तथा प्रोटैक्ट किए गए सैल में किसी भी प्रकार का कोई बदलाव नहीं किया जा सकता।
नोट – जब किसी वर्कशीट को दोबारा अन-प्रोटैक्ट करने की आवश्यकता होती है तो हम अन-प्रोटैक्ट वर्कशीट विकल्प का चयन कर सकते हैं । यह विकल्प प्रोटैक्ट वर्कशीट के स्थान पर ही दिखाई देगा, जब वर्कशीट प्रोटैक्ट की गई होती है। यदि वर्कशीट को प्रोटैक्ट करते समय कोई पासवर्ड लगाया गया हो तो उस वर्कशीट को अन-प्रोटैक्ट करते समय दोबारा वह पासवर्ड दाखिल करना पड़ता है ।
सही पासवर्ड दाखिल करने के बाद OK बटन दबाकर वर्कशीट को अन-प्रोटैक्ट किया जा सकता है।
एम०एस०एक्सल वर्कबुक को प्रोटैक्ट करना (Protecting MS Excel Workbook)
एम०एस०एक्सल के इस विकल्प का प्रयोग सुरक्षा की दृष्टि से बहुत ही महत्त्वपूर्ण होता है। इसका प्रयोग एम०एस०एक्सल में मौजूदा वर्कशीट को खोलने के लिए, पासवर्ड का चयन करने के लिए किया जाता हैओपन (Open) तथा मॉडिफाई (Modify) दोनों प्रकार के पासवर्ड दर्ज करने के बाद OK बटन दबाया जाता है
पासवर्ड की पुष्टि का विकल्प दिखाई देता है। पृष्टि होने के बाद फाइल प्रोट्रैक्शन के साथ सेव हो जाती है।
एक सुरक्षित वर्कबुक को खोलना
जब हम एक सुरक्षित वर्कबुक को खोलते हैं तो यूज़र को प्रमाणित करने के लिए पासवर्ड डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है ।
यदि यूज़र सही पासवर्ड भर देता है तो वर्कबुक खुल जाती है वरना एक ऐरर मैसेज दिखाई देता है ।
Computer Guide for Class 9 PSEB एम०एस० एक्सल (भाग-4) Textbook Questions and Answers
बहुविकल्पीय प्रश्न :
1. इनमें से कौन-सा विकल्प पेज लेआऊट टैब से संबंधित है ?
(क) पेज ओरिएंटेशन (Page Orientation)
(ख) पेपर साइज़ (Paper Size)
(ग) प्रिंट एरिया ( Print Area) .
(घ) उपरोक्त सभी ।
उत्तर – (घ) उपरोक्त सभी ।
2. इनमें से कौन-सा व्यू एम०एस० एक्सल का नहीं है ?
(क) फार्मूला व्यू (Formula View)
(ख) नॉर्मल व्यू (Normal View )
(ग) पेज लेआऊट व्यू (Page Layout View )
(घ) पेज ब्रेक प्रीव्यू (Page Break Preview
उत्तर – (क) फार्मूला व्यू (Formula View)
3. …………… वर्कशीट डाटा तथा प्रिंट किए जाने वाले पेज के किनारों के बीच के खाली स्थान को कहते हैं ।
(क) पेपर साइज़ ( Paper Size)
(ख) प्रिंट एरिया (Print Area)
(ग) मार्जिन (Margin)
(घ) प्रिंट प्रीव्यू (Print Preview)।
उत्तर – (ग) मार्जिन (Margin)
4. …………… प्रिंट प्रीव्यू तथा प्रिंटड शीटों के प्रत्येक पन्ने के ऊपर दिखाई देता है।
(क) फूटर (Footer )
(ख) हैडर (Header)
(ग) निचला मार्जिन (Bottom Margin)
(घ) इनमें से कोई भी नहीं ।
उत्तर – (ख) हैडर (Header)
5. हम अपने सैल को……….. विकल्प की सहायता से गलती के साथ होने वाले बदलाव से रोक सकते हैं।
(क) सेव एज़ (Save As )
(ख) सेव ( Save)
(ग) प्रिंट एरिया (Print Area )
(घ) प्रोटैक्ट शीट (Protect Sheet)
उत्तर – (घ) प्रोटैक्ट शीट (Protect Sheet)
सही या ग़लत बताएं :
1. एम०एस० एक्सल में वर्कबुक को प्रोटैक्ट नहीं किया जा सकता ।
उत्तर – गलत
2. एक बार पेज ब्रेक दाखिल करने के बाद उसे हटाया नहीं जा सकता ।
उत्तर – गलत
3. पेज ओरिएंटेशन दो प्रकार के होते हैं पोर्ट्रेट तथा लैंडस्केप |
उत्तर – सही
4. मार्जिन एक पेज के ऊपर, नीचे, दाएं, बाएं, हैडर तथा फूटर पर हो सकते हैं ।
उत्तर – सही
5. हम वर्कशीट के किसी विशेष हिस्से को प्रिंट करने के लिए प्रिंट एरिया विकल्प का प्रयोग कर सकते हैं ।
उत्तर – सही
छोटे उत्तरों वाले प्रश्न :
प्रश्न 1. मार्जिन से आपका क्या अभिप्राय है ?
उत्तर – मार्जिन वर्कशीट डाटा तथा प्रिंट किए जाने वाले पेज के चारों तरफ के किनारों के बीच के खाली स्थान को कहते हैं । यह खाली स्थान पेज के ऊपर, नीचे, दाएं तथा बाएं तरफ होता है । इस खाली स्थान की मात्रा को अपनी आवश्यकता अनुसार बढ़ा तथा घटा सकते हैं। प्रत्येक दिशा में खाली स्थान के मूल्य को बदल कर मार्जिन को सैट किया जा सकता है ।
प्रश्न 2. पेज ओरिएंटेशन के ऊपर एक नोट लिखो।
उत्तर – पेज ओरिएंटेशन से अभिप्राय है कि पेजों को किस दिशा में प्रिंट किया जाना है। पेज को प्रिंट करने के लिए दो प्रकार की दिशाएं प्रयोग की जाती हैं Landscape Orientation तथा Portrait Orientation. एम०एस० एक्सल पेज को दो प्रकार की ओरिएंटेशन प्रदान करता है – लैंडस्केप तथा पोर्ट्रेट |
- लैंडस्केप ओरिएंटेशन (Landscape Orientation) — पेज लेआऊट का यह विकल्प उस समय बहुत लाभदायक होता है जब यूज़र के पास वर्कशीट में डाटा में कॉलम अधिक हों तथा जो एक पेज पर फिट न आ रहे हों । इस परिस्थिति में पेज की लंबाई के आकार में डाटा को प्रिंट किया जाता है।
- पोट्रैट ओरिएंटेशन (Portrait Orientation) — पोर्ट्रेट ओरिएंटेशन उस समय लाभदायक होता है जब डाटा के आकार में रोअ अधिक हों तथा कॉलम कम हों ।
प्रश्न 3. स्केलिंग से आप क्या समझते हैं ?
उत्तर – स्केलिंग से अभिप्राय विशेष कागज़ के आकार पर प्रिंट किए जाने वाले डाटा का आकार बड़ा या छोटा करने से है। यह विकल्प उस समय बहुत उपयोगी होता है जब हमारे पास प्रिंट किए जाने वाला डाटा एक से अधिक पन्नों से थोड़ा सा बड़ा हो तथा उसको एक पेज पर सैट करना होता है। स्केलिंग विकल्प इसके विपरीत भी कार्य करता है अर्थात् यदि हमारा डाटा एक पेज के आकार से थोड़ा सा कम है और हम उसे पूरे पेज पर प्रिंट करना चाहते हैं तो वह भी स्केलिंग विकल्प के प्रयोग से संभव है ।
प्रश्न 4. एम० एस० एक्सल के व्यू के नाम लिखो ।
उत्तर – एम० एस० एक्सल में निम्नलिखित पांच प्रकार के व्यू उपलब्ध हैं-
- नॉर्मल व्यू – डिफॉल्ट व्यू (Normal View-Default View)
- पेज लेआऊट व्यू (Page Layout View)
- पेज ब्रेक व्यू (Page Break Preview)
- कस्टम व्यू (Custom View )
- फुल स्क्रीन व्यू (Full Screen View)
प्रश्न 5. पेज ब्रेक का क्या प्रयोग होता है ?
उत्तर – पेज लेआऊट टैब की पेज ब्रेक विकल्प डाटा को विभिन्न पेजों पर प्रिंट करने के लिए काफ़ी लाभदायक होती है। कई बार यूज़र पेज एरिया तथा पेज ब्रेक को एक समान समझ लेते हैं परंतु ये दोनों अलग-अलग होते हैं। जब किसी स्थान पर पेज ब्रेक दाखिल किया जाता है तो यह सारी वर्कशीट को उस स्थान से अलग पेज के रूप में विभाजित कर देता है। सारा डाटा प्रिंट होने योग्य रहता है परंतु वह अलग-अलग पेजों पर प्रिंट होता है। दूसरी तरफ प्रिंट एरिया वर्कशीट के चुने हुए रिश्ते को ही प्रिंट करने लायक बनाता है। इसके अतिरिक्त डाटा या सामग्री को प्रिंट करते समय छोड़ दिया जाता है।
बड़े उत्तरों वाले प्रश्न :
प्रश्न 1. पेज लेआऊट से आपका क्या अभिप्राय है ? किन्हीं तीन पेज लेआऊट विकल्पों की व्याख्या करें।
उत्तर – एम०एस० एक्सल में प्रयोग होने वाले यह ऑप्शन या कमांड मुख्य रूप से वर्कशीट की प्रिंटिंग से संबंधित होते हैं। पेज लेआऊट टैब कुछ ऐसी कमांड उपलब्ध करवाती है जो वर्कशीट को प्रिंट किए जाने वाले पेज में डाटा को प्रदर्शित करने के तरीकों को कंट्रोल करती है। इनमें कई विकल्प शामिल हो सकते हैं जैसे मार्जिन, पेज ओरिएंटेशन, पेपर साइज़, प्रिंट एरिया, हैडर, फूटर आदि । प्रिंटिंग से जुड़े कुछ अन्य ऑप्शन जैसे कि प्रिंटेड टाइटल तथा पेज ब्रेक हमारी वर्कबुक को पढ़ने में आसान बनाते हैं ।
मार्जिन वर्कशीट डाटा तथा प्रिंट किए जाने वाले पेज के चारों तरफ के किनारों के बीच के खाली स्थान को कहते हैं । यह खाली स्थान पेज के ऊपर, नीचे, दाएं तथा बाएं तरफ होता है। इस खाली स्थान की मात्रा को अपनी आवश्यकता अनुसार बढ़ा तथा घटा सकते हैं। प्रत्येक दिशा में खाली स्थान के मूल्य को बदल कर मार्जिन को सैट किया जा सकता है ।
पेज ओरिएंटेशन से अभिप्राय है कि पेजों को किस दिशा में प्रिंट किया जाना है। पेज को प्रिंट करने के लिए दो प्रकार की दिशाएं प्रयोग की जाती हैं Landscape Orientation तथा Portrait Orientation.
एम०एस० एक्सल पेज को दो प्रकार की ओरिएंटेशन प्रदान करता है- लैंडस्केप तथा पोर्ट्रेट।
- लैंडस्केप ओरिएंटेशन (Landscape Orientation) — पेज लेआऊट का यह विकल्प उस समय बहुत लाभदायक होता है जब यूज़र के पास वर्कशीट में डाटा में कॉलम अधिक हों तथा जो एक पेज पर फिट न आ रहे हों । इस परिस्थिति में पेज की लंबाई के आकार में डाटा को प्रिंट किया जाता है ।
- पोर्ट्रेट ओरिएंटेशन (Portrait Orientation) — पोट्रेट ओरिएंटेशन उस समय लाभदायक होता है जब डाटा के आकार में रोअ अधिक हों तथा कॉलम कम हों ।
कभी-कभी वर्कशीट के सिर्फ एक विशेष हिस्से को प्रिंट करने की आवश्यकता होती है। इस कार्य को आसानी से करने के लिए पेज लेआऊट टैब के प्रिंट एरिया विकल्प का प्रयोग किया जा सकता है। एक बार जब एक प्रिंट एरिया निर्धारित हो जाता है तो प्रिंट किए जाने वाला डाटा प्रिंट प्रीव्यू के तौर पर दिखाई देता है तथा इसलिए उसको प्रिंट मैन्यू की सहायता से बदला जा सकता है।
प्रश्न 2. एम०एस० एक्सल के कोई भी दो व्यू की व्याख्या करें ।
उत्तर – किसी भी सॉफ्टवेयर में व्यू विकल्प होते हैं जो कुछ सॉफ्टवेयर के कार्यक्षेत्र को देखने का तरीका निर्धारित करते हैं। एम०एस० एक्सल में उसके वर्क एरिया को देखने के लिए विभिन्न प्रकार के व्यू का प्रयोग किया जा सकता है ।
प्रत्येक व्यू की अपनी महत्ता होती है क्योंकि यह डाटा को देखने का एक अलग तरीका देता है । यूज़र इन व्यू को अपनी आवश्यकतानुसार कभी भी प्रयोग कर सकता है ।
एम०एस० एक्सल में निम्नलिखित पांच प्रकार के व्यू उपलब्ध हैं –
- नॉर्मल व्यू – डिफॉल्ट व्यू (Normal View—Default View)
- पेज लेआऊट व्यू (Page Layout View)
- पेज ब्रेक व्यू (Page Break Preview)
- कस्टम व्यू (Custom View )
- फुल स्क्रीन व्यू ( Full Screen View )
1. नॉर्मल व्यू – डिफॉल्ट व्यू (Normal View – Default View) – यह व्यू एम०एस० एक्सल का डिफॉल्ट व्यू होता है। जब कोई व्यक्ति एम०एस० एक्सल होता है तो स्प्रेडशीट के आधारभूत व्यू में सारा डाटा दिखाई देता है। डाटा का प्रबंधन करना, फार्मूला बनाना तथा रोअ, कॉलम को फॉर्मेट करना इस व्यू में सबसे आसान होता है। एम०एस० एक्सल में इस व्यू में सारी रोअज़ तथा कॉलमज़ के हैडर संबंधित रोअ तथा कॉलम के साथ लगे होते हैं। इसलिए इन पर कार्य करना काफ़ी आसान हो जाता है। कोई भी यूज़र रोअ या कॉलम के नाम को आसानी से पहचान सकता है तथा उन पर संबंधित कार्य कर सकता है । यह व्यू सबसे बढ़िया प्रकार का जूम स्तर भी प्रदान करता है । फंक्शन या फार्मूले का प्रयोग करने के हिसाब से भी यह सबसे बढ़िया माना जाता । व्यू टैब रिबन में व्यू को नार्मल व्यू में एक बटन पर क्लिक करके बदला जा सकता है। इस व्यू को एक्टिव करने का विकल्प इस रिबन में सबसे पहले ऑप्शन के रूप में दिखाई देता है ।
2. पेज लेआऊट व्यू ( Page Layout View) — यह व्यू उस समय सबसे ज्यादा लाभदायक होता है जब कोई यूज़र डाटा को पेज के ऊपर प्रदर्शित करने के बारे में अधिक संवेदनशील हो । इस व्यू में प्रत्येक पेज पर सारा डाटा बढ़िया ढंग से दिखाया जाता है। इस व्यू में डाटा के साथ हैडर तथा फूटर भी दिखाई देते हैं। यह हैडर तथा फूटर किसी अन्य व्यू में आमतौर पर दिखाई नहीं देते । व्यू टैब रिबन का प्रयोग करके एक्सल के कार्यक्षेत्र को इस व्यू में बदला जा सकता है। पेज लेआऊट व्यू को एक्टिव करने का ऑप्शन रिबन टैब के दूसरे विकल्प के रूप में प्रदर्शित होता है।
प्रश्न 3. हैडर तथा फुटर क्या होते हैं ? एक्सल में हैडर तथा फूटर किस प्रकार लगाए जाते हैं ?
उत्तर – कई बार यूज़र को अपने डाटा को प्रिंट करते समय कुछ लाइनें प्रत्येक पेज पर दिखाने की आवश्यकता होती है। ये लाइनें हर एक पेज पर रिपीट की जाती हैं तथा इनको पेज के ऊपर या नीचे प्रिंट किया जा सकता है। ऊपर की तरफ प्रिंट किए जाने वाली लाइनों को हैडर कहा जाता है तथा नीचे की तरफ प्रिंट की जाने वाली लाइनों को फूटर कहा जाता है। इन विकल्पों को सैट करने के लिए पेज सैटअप डायलॉग बॉक्स का प्रयोग किया जाता है । इस डायलॉग बॉक्स में हैडर तथा फूटर उपलब्ध होते हैं। इसमें उपलब्ध विभिन्न विकल्पों का प्रयोग करके अपनी आवश्यकतानुसार हैडर तथा फूटर सैट किए जा सकते हैं।
इसमें अपना कस्टम हैडर तथा फूटर सैट करना शामिल है। ये हैडर तथा फूटर तीन भागों में विभाजित होते हैं — बायां हाथ; मध्य भाग तथा दायां हाथ । प्रत्येक भाग में अलग-अलग सैट किए जा सकते हैं। इनमें डाटा को किसी भी दिशा में एलाइन किया जा सकता है। इसमें कई अन्य विकल्प भी शामिल किए जा सकते हैं जैसे कि पेज नंबर शामिल करना, कुल पेजों की संख्या, तारीख, समय, फाइल करना आदि शामिल करना ।
हैडर तथा फूटर के तौर पर प्रयोग होने वाले एक अन्य विकल्प पहले से प्रकाशित हैडर तथा फूटर टैंपलेट द्वारा लिस्ट में से किसी एक हैडर तथा फूटर को लागू करना है। यूज़र अपनी आवश्यकतानुसार हैडर तथा फूटर लागू करने के लिए किसी भी टैंपलेट का चयन कर सकता है।
पेज सैटअप डायलॉग बॉक्स के ऊपर या नीचे दिखाए जाने वाले एक कस्टम को शामिल करने के लिए कस्टम हैडर या कस्टम फूटर बटन का प्रयोग किया जाता है। किसी भी संबंधित बटन पर क्लिक करने पर संबंधित हैडर या फूटर डायलॉग बॉक्स खुल जाएगा । यह डायलॉग बॉक्स तीन भागों बाएं, मध्य तथा दाएं में विभाजित होता है। किसी भी विकल्प के अनुसार एलाइन होने के लिए टैक्स्ट या डाटा को शामिल किया जा सकता है। इसमें कुछ अन्य प्रकार के विकल्प भी मौजूद होते हैं जैसे कि;
- पेज नंबर शामिल करना
- कुल पेजों की संख्या शामिल करना
- तारीख शामिल करना
- समय शामिल करना
- फाइल का नाम शामिल करना
- चित्र शामिल करना ।
इन सभी विकल्पों में से किसी भी विकल्प का हैडर या फूटर के रूप में प्रयोग किया जा सकता है।
PSEB 8th Class Computer Guide एम०एस० एक्सल (भाग-4) Important Questions and Answers
बहु-विकल्पीय प्रश्न :
1. मार्जन …………….. प्रकार के होते हैं ।
(क) 2
(ख) 3
(ग) 4
(घ) 5
उत्तर – (ग) 4
2. ……………. द्वारा विशेष पेपर साइज़ पर छापे जाने वाले डाटा के आकार को बड़ा या छोटा किया जा सकता है ।
(क) मार्जन
(ख) हैडर
(ग) पेज ब्रेक
(घ) स्केलिंग |
उत्तर – (घ) स्केलिंग |
3. एक्सल के मुख्य व्यू ………………. हैं ।
(क) 2
(ख) 3
(ग) 4
(घ) 5
उत्तर – (ख) 3
4. एक्सल में …………….. को प्रोटैक्ट किया जा सकता है ।
(क) वर्कशीट
(ख) वर्कबुक
(ग) दोनों ही
(घ) कोई भी नहीं।
उत्तर – (ग) दोनों ही
सही या ग़लत बताएं :
1. एक्सल में डाटा प्रिंट नहीं किया जा सकता ।
उत्तर – गलत
2. मार्जन दाएं तरफ सैट नहीं किया जाता।
उत्तर – गलत
3. पेज ब्रेक कागज पर प्रिंट की जा सकती है ।
उत्तर – गलत
छोटे उत्तरों वाले प्रश्न :
प्रश्न 1. नॉर्मल मार्जिन की व्याख्या करें ।
उत्तर – नॉर्मल मार्जिन (Normal Margin)—प्रत्येक एम०एस० एक्सल वर्कशीट के लिए एक डिफॉल्ट मार्जिन स्कीम होती है। इसमें ऊपर का तथा नीचे वाला मार्जिन 0.75 इंच होता है तथा बाएं या दाएं वाला मार्जिन 0.7 इंच और हैडर मार्जिन तथा फूटर मार्जिन 0.3 इंच मूल रूप में पहले से ही परिभाषित होते हैं।
प्रश्न 2. नैरो मार्जिन की व्याख्या करें।
उत्तर – नैरो मार्जिन (Narrow Margin) – एम०एस० एक्सल में प्रयोग होने वाला यह सबसे छोटे आकार का मार्जिन टैंपलेट है। इसमें ऊपर तथा नीचे के मार्जिन मूल्य 0.75 इंच होता है। इस टैंपलेट में बाएं तथा दाएं मार्जिन 0.25 इंच परिभाषित किया गया होता है । हैडर तथा फूटर का आकार 0.3 इंच के रूप में पहले से ही परिभाषित किया गया होता है।
प्रश्न 3. प्रिंट एरिया किस प्रकार सैट किया जाता है ?
उत्तर – एम० एस० एक्सल के पेज लेआऊट टैब का यह विकल्प एक नए प्रिंट एरिया को परिभाषित करने के लिए प्रयोग किया जाता है। इस कार्य के लिए निम्नलिखित पगों का प्रयोग किया जाता है –
- आवश्यकता अनुसार उस डाटा का चयन करें जिसको प्रिंट एरिया के तौर पर दिखाना चाहते हैं ।
- Page Layout टैब की Print Area विकल्प पर क्लिक करें ।
- एक dropdown menu दिखाई देगा।
- ड्रॉप-डाऊन मैन्यू में से Set Print Area विकल्प का चयन करें।
चुना गया डाटा प्रिंट एरिया के तौर पर प्रभावित हो जाएगा। फाइल टाइप के प्रिंट विकल्प का चयन करने के बाद वह चुना हुआ डाटा प्रिंट प्रीव्यू के तौर पर दिखाई देगा ।
प्रश्न 4. प्रिंट एरिया किस प्रकार हटाया जाता है ?
उत्तर – एक बार जब कोई प्रिंट एरिया सैट कर दिया जाता है तो उसके अतिरिक्त फिर कोई अन्य डाटा प्रिंट नहीं किया जा सकता। यदि यूज़र किसी अन्य डाटा को प्रिंट करना चाहता है तो उसे पहले सैट किए गए प्रिंट एरियां को हटाने की आवश्यकता होती है। पहले सैट किए गए प्रिंट एरिया को हटाकर नया प्रिंट एरिया सैट किया जा सकता है। इस कार्य को करने के लिए पेज लेआऊट आपके प्रिंट एरिया ग्रुप में से क्लियर प्रिंट एरिया विकल्प का चयन किया जाता है। इस विकल्प पर क्लिक करने से पहले सैट किए गए प्रिंट एरिया को खत्म कर देता है तथा यूज़र नया प्रिंट एरिया सैट कर सकता है।
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